AI en privacy
Hoe een accountants- of administratiekantoor met PrivaSearch en een eigen AI-assistent in jaarrekeningen, loonstukken en fiscale dossiers zoekt.
Een accountants- of administratiekantoor gebruikt PrivaSearch om met een AI-assistent in cliëntdossiers te zoeken zonder cliëntgegevens weg te geven. Stukken worden per cliënt in een project gezet, persoonsgegevens worden vervangen door pseudoniemen, een collega controleert dat, en daarna beantwoordt de assistent vragen met de bron erbij.
Dat klinkt abstract, dus dit artikel laat het zien aan de hand van vijf verzonnen, maar herkenbare situaties. Eerst kort waarom het niet gewoon met een chatbot kan.
Een jaarrekeningdossier, een loonadministratie of een aangifte inkomstenbelasting is een stapel persoonsgegevens. Loonstroken en aangiftes bevatten BSN's, en voor het gebruik van het BSN gelden strenge regels: de Autoriteit Persoonsgegevens legt dat uit op haar pagina over het BSN. Wie zo'n stuk in een chatvenster plakt, stuurt het in zijn geheel naar de aanbieder. De AP waarschuwt dat dat tot een datalek kan leiden.
Voor accountants komt de beroepsregelgeving daarbovenop. In de VGBA van de NBA is vertrouwelijkheid een van de fundamentele beginselen. De NBA en NOREA schrijven in Leidraad 2: AI toegepast (juni 2026) dat cliënt- en persoonsdata niet zomaar in publieke AI-modellen mogen worden ingevoerd en in een beveiligde, afgeschermde omgeving horen te blijven. Ook staat er dat uitvoer van AI alleen nooit voldoende controle-informatie is.
Het gevolg op veel kantoren: collega's gebruiken AI stiekem, of niet. Geen van beide is wat je wilt. Over dat eerste gaat ons artikel over shadow AI.
PrivaSearch is software waarmee je team met Claude, ChatGPT of Mistral Vibe in eigen dossiers zoekt, nadat namen, BSN's en adressen door pseudoniemen zijn vervangen en een collega dat heeft gecontroleerd. Op een kantoor ziet dat er zo uit.
Waar op een loonstrook de naam en het BSN van een werknemer stonden, leest de assistent "[PERSOON_B4A1]" en "[BSN_361B]". Omdat de pseudoniemen consistent zijn, herkent de assistent wel dat het in drie documenten om dezelfde persoon gaat.
Een cliënt belt: hoe zat het ook alweer met de lening van de directeur-grootaandeelhouder aan de bv? De medewerker die het dossier vorig jaar deed, werkt er niet meer. In plaats van de jaarrekening, de notulen en de correspondentie door te bladeren, vraagt een collega in PrivaSearch: "Welke afspraken staan er over de lening van de DGA aan de vennootschap?" Het antwoord komt met de passages uit de leenovereenkomst en de toelichting op de jaarrekening, met paginaverwijzing.
Een administratiekantoor neemt een cliënt over van een ander kantoor en krijgt een map met vijf jaar aan stukken. De vraag is welke afspraken, regelingen en lopende verplichtingen er zijn. Een assistent kan via PrivaSearch een eerste overzicht maken: welke contracten noemen een looptijd, welke betalingsregelingen staan er met de Belastingdienst, welke zekerheden zijn verstrekt. De medewerker controleert elk punt aan de hand van de bron.
Bij een loonvraag moet je vaak de arbeidsovereenkomst, de cao en een eerdere salarisafspraak naast elkaar leggen. Arbeidsovereenkomsten en loonstukken zijn precies het soort documenten met BSN's, adressen en geboortedata. Na pseudonimisering kan de assistent die stukken doorzoeken en aanwijzen welke bepaling over bijvoorbeeld een eindejaarsuitkering of een opzegtermijn van toepassing lijkt. De salarisadministrateur beoordeelt het.
In een aangifte inkomstenbelasting staan soms zorgkosten of andere informatie over gezondheid. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens, met extra bescherming; meer daarover in ons artikel over bijzondere persoonsgegevens. Herkenning vindt namen, BSN's en adressen, maar is nooit volledig. Daarom kijkt de collega in de review juist bij zulke passages extra goed en vult hij aan wat het model miste. Twijfel je, laat het document dan buiten het project.
Bij een overname of een due diligence komen contracten, personeelsoverzichten en jaarcijfers samen. Een assistent kan in de vrijgegeven passages zoeken naar change-of-control-bepalingen, concurrentiebedingen en garanties. Cijfers en bedragen blijven leesbaar, want PrivaSearch vervangt persoonsgegevens en geen bedragen. Bedenk dat een overnameprijs geen persoonsgegeven is, maar wel vertrouwelijk: zulke passages komen in het gesprek met de assistent terecht.
| Taak | PrivaSearch en je assistent | De accountant of medewerker |
|---|---|---|
| Een afspraak of bepaling terugvinden | Zoekt in de vrijgegeven passages en geeft de bron | Leest de passage in het document zelf na |
| Een dossier samenvatten | Maakt een eerste opzet op basis van passages | Vult aan en corrigeert |
| Persoonsgegevens vervangen | Herkent en vervangt automatisch | Controleert in de review en keurt goed |
| Een oordeel vormen of een verklaring afgeven | Doet dat niet | Beslist, met eigen controle-informatie |
| Bijhouden wie wat deed | Legt elke terugvertaling vast in een logregel | Kan het log raadplegen |
De rechten werken per project. Een collega die niet in het project van een cliënt zit, ziet niets van die cliënt, en beheerders krijgen geen automatische inzage. Elk project krijgt een einddatum; daarna gaat de toegang dicht en worden kopieën, fragmenten en pseudoniemen opgeruimd, tenzij een juridische bewaarplicht geldt.
Koppel alleen een zakelijk account. Wat PrivaSearch aan de assistent teruggeeft, komt bij de aanbieder van die assistent terecht, met pseudoniemen in plaats van namen. Koppel daarom een zakelijk account met een verwerkersovereenkomst; welk abonnement daarvoor in aanmerking komt, staat in Welk abonnement voor zakelijk gebruik?.
Typ geen namen in je assistent. Wat je zelf in de assistent typt, gaat rechtstreeks naar de aanbieder, buiten de pseudonimisering om. Vraag naar "deze cliënt", niet naar de naam.
Laat medewerkers de training doen. Zonder geldige AI-geletterdheidstraining opent de werkruimte niet en weigert ook de koppeling met de assistent. Waarom die training er is, lees je in ons artikel over AI-geletterdheid.
Leg het vast. Neem het gebruik op in je verwerkingsregister en je AI-beleid. Hoe pseudonimisering zich tot anonimisering verhoudt, en waarom gepseudonimiseerde gegevens voor je kantoor persoonsgegevens blijven, staat in Pseudonimiseren of anonimiseren?.
De werkwijze stap voor stap staat op de pagina Hoe PrivaSearch werkt. Werkt je kantoor ook voor zakelijke klanten met verzekeringen, lees dan hoe een assurantiekantoor polisvoorwaarden analyseert met AI. Wil je het zien met een eigen dossier, vraag dan een demo aan.
De kwaliteit van een antwoord hangt sterk af van de vraag. Een paar lessen voor wie zo gaat werken.
Vraag naar iets wat in de stukken staat, niet naar een oordeel. "Welke afspraken over aflossing staan in de leningsovereenkomst?" levert passages op die je kunt nalezen. "Is deze lening fiscaal in orde?" vraagt een oordeel dat de assistent niet hoort te geven en dat in geen enkel document staat.
Beperk de vraag tot één project. Omdat rechten per project gelden, zoekt de assistent alleen in het dossier waar de vraag over gaat. Dat voorkomt dat een antwoord passages van een andere cliënt mengt, en het maakt de bronverwijzing overzichtelijk.
Vraag altijd om de bron. Een antwoord met de naam van het document en de pagina kun je in een paar seconden controleren. Een antwoord zonder bron is een bewering, en een bewering is geen controle-informatie. Zegt de assistent iets wat niet in de passages staat, dan weet je meteen dat je dat deel moet negeren.
En werk in stappen. Laat de assistent eerst de relevante passages verzamelen en pas daarna een samenvatting maken. Zo zie je wat hij gebruikt en wat hij heeft laten liggen.
Ja, maar niet in elke tool. De NBA en NOREA schrijven in hun leidraad uit juni 2026 dat cliënt- en persoonsdata niet zomaar in publieke AI-modellen mogen worden ingevoerd en in een beveiligde, afgeschermde omgeving horen te blijven. De accountant blijft volledig verantwoordelijk voor de uitkomst. Kies dus een werkwijze waarin persoonsgegevens niet ongefilterd bij de aanbieder belanden en een mens controleert.
Niet als je via PrivaSearch zoekt. BSN's, namen, adressen, IBAN's en geboortedata worden binnen PrivaSearch vervangen door pseudoniemen, en een collega controleert dat voordat een document doorzoekbaar wordt. De assistent krijgt alleen die vrijgegeven, gepseudonimiseerde passages.
Nee. PrivaSearch vervangt persoonsgegevens, geen bedragen, cijfers of omschrijvingen. Dat maakt zoeken in een jaarrekening zinvol, maar betekent ook dat zulke gegevens in het gesprek met de assistent terechtkomen. Koppel daarom alleen een zakelijk account met een verwerkersovereenkomst, en zet echt gevoelige stukken niet in een project als dat niet nodig is.
Alleen als ze lid zijn van hetzelfde project. Rechten werken per project, en beheerders krijgen geen automatische inzage. Is een SharePoint-bibliotheek gekoppeld, dan wordt bij elk verzoek live gecontroleerd of de gebruiker het document daar nog mag zien.
Nee. AI helpt zoeken, ordenen en samenvatten. Het oordeel blijft bij de professional, en volgens de leidraad van de NBA en NOREA is uitvoer van AI alleen nooit voldoende controle-informatie. Vraag de assistent daarom altijd om de passage en de pagina, zodat je elke bewering kunt nalezen.
Begin met één soort vraag die vaak terugkomt, zoals het terugvinden van afspraken in een dossier. Zet een paar dossiers in een project, laat een collega de review doen en kijk of de antwoorden met bron je tijd besparen. Breid daarna uit naar andere soorten stukken.
Per abonnement van Claude: wat er met je invoer gebeurt, hoe lang die blijft staan, of er een overeenkomst is en waar je gegevens staan. Stand oktober 2026.
Wat je per soort gegeven moet regelen voordat het in een AI-chatbot mag: van een naam en een e-mailadres tot gezondheid, strafblad en BSN.
Waar een geüpload bestand terechtkomt, hoe lang het blijft staan, wie erbij kan en wat verwijderen betekent. Met vier routes voor dossiers.
We laten het zien met fictieve dossiers uit jouw branche: upload, herkenning, review, zoeken en de koppeling met je AI-assistent. Daarna weet je precies wat je team veilig kan gebruiken.
Plan een demo →