Bewaartermijnen
Opslagbeperking (art. 5 lid 1 sub e AVG) werkt alleen als de termijnen concreet zijn. Dit is wat PrivaSearch doet; de termijn per project stel je als klant zelf in.
| Gegevens | Termijn | Wat er daarna gebeurt |
|---|---|---|
| Documenten in een project: origineel, uitgelezen tekst, zoekfragmenten en pseudoniemen | De bewaartermijn die de klant per project instelt | Toegang wordt geblokkeerd en de gegevens worden dagelijks automatisch verwijderd, tenzij voor dat project een juridische bewaarplicht is vastgelegd |
| Een document dat een medewerker verwijdert | Direct | Origineel, fragmenten en de pseudoniemen die alleen in dat document voorkwamen worden gewist. In het activiteitenlog blijft staan dat het document heeft bestaan en wie het verwijderde — zonder inhoud |
| Activiteitenlog (inzage, zoekopdrachten, goedkeuringen, terugvertalingen, weigeringen) | Zolang de omgeving van de klant bestaat | Het log is er voor de verantwoordingsplicht (art. 5 lid 2 AVG) en bevat geen documentinhoud en geen zoekvragen. De regels van het activiteitenlog blijven bestaan wanneer een document wordt verwijderd. Een instelbare termijn per organisatie is in ontwikkeling |
| Vertrouwde apparaten | Dertig dagen | Daarna is opnieuw een code per e-mail nodig; intrekken kan altijd eerder |
| Tokens voor de koppeling met een AI-assistent | Toegangstoken acht uur, verversingstoken dertig dagen | Daarna verlopen ze; intrekken kan op elk moment via de instellingen |
| Resultaten van de AI-geletterdheidstraining | Zolang het gebruikersaccount bestaat | Nodig om de AI-geletterdheidsplicht (art. 4 AI Act) te kunnen aantonen. Bij verwijdering van het account gaan ze mee |
| De profielfoto van een gebruiker | Tot de gebruiker of een beheerder van de organisatie hem verwijdert of vervangt | Optioneel. Bij vervangen of verwijderen wordt het bestand direct gewist. Eindigt de overeenkomst, dan gaat de foto mee met de omgeving van de klant |
| Demo-aanvragen via deze website | 12 maanden na de aanvraag | Automatisch verwijderd. Zie de privacyverklaring |
| Aanmeldingen voor het aanbevelingsprogramma, met hun aanbevelingen | 12 maanden na de laatste activiteit | Automatisch verwijderd, op verzoek eerder. Zie de spelregels |
PrivaSearch stuurt wie een project beheert 30 en 7 dagen voor de einddatum van dat project een bericht per e-mail. De opschoning zelf verandert daardoor niet.
Geldt voor een dossier een wettelijke bewaarplicht — bijvoorbeeld de fiscale bewaarplicht van zeven jaar (art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen) of de twintig jaar uit de WGBO in de zorg — dan legt de klant dat vast als juridische bewaarplicht op het project. PrivaSearch ruimt dat project dan niet op en laat in het overzicht zien waarom niet.
Eindigt de overeenkomst, dan verwijderen wij de omgeving van de klant of geven wij de gegevens terug, naar keuze van de klant en binnen de termijn die in de verwerkersovereenkomst staat.
