Beleid
Medewerkers gebruiken AI-chatbots vaak buiten het zicht van de organisatie. Wat dat is, wat er mis kan gaan en hoe je er in stappen grip op krijgt.
Shadow AI is het gebruik van AI-tools voor werk, zonder dat de organisatie het weet, heeft goedgekeurd of er afspraken over heeft gemaakt. Denk aan een medewerker die met een privéaccount een klantbrief laat herschrijven in ChatGPT, Claude of Mistral Vibe. Het gebeurt meestal met goede bedoelingen, en precies daarom blijft het lang onopgemerkt.
De term is afgeleid van shadow IT: software en apparaten die medewerkers zelf regelen, buiten de IT-afdeling om. Het verschil zit in wat erin gaat. Een eigen takenlijstje bevat weinig. In een chatvenster plak je in een paar seconden een compleet dossier.
Niet elke vorm is even riskant. Een marketingtekst zonder persoonsgegevens laten redigeren is iets anders dan een personeelsdossier uploaden. Welke gegevens wel en niet in een chatbot horen, lees je in de regels per soort gegeven.
Zelden uit onwil. Wie het navraagt, hoort vrijwel altijd dezelfde redenen.
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) beschrijft hetzelfde beeld. In haar waarschuwing over AI-chatbots en datalekken van augustus 2024 schrijft de toezichthouder dat veel mensen op de werkvloer digitale assistenten gebruiken, bijvoorbeeld om klantvragen te beantwoorden of grote dossiers samen te vatten, en dat ze dat vaak op eigen initiatief doen.
Groot genoeg om ervan uit te gaan dat het ook bij jou speelt. Harde, representatieve cijfers voor Nederland zijn er weinig, dus wees voorzichtig met percentages die je in presentaties tegenkomt.
Een veel aangehaald cijfer komt uit de Work Trend Index 2024 van Microsoft en LinkedIn: 78 procent van de ondervraagde AI-gebruikers nam eigen AI-tools mee naar het werk. Let op wat dat cijfer wel en niet zegt. Het gaat om kenniswerkers wereldwijd die al AI gebruiken, het is een enquête van een aanbieder, en het dateert van 2024. Het zegt niets over hoeveel persoonsgegevens daarbij worden ingevoerd.
Recentere onderzoeken van beveiligingsbedrijven noemen vergelijkbare of hogere aandelen. Wij nemen die getallen hier niet over, omdat de methode en de onderzochte groep vaak niet te controleren zijn. De richting is wel steeds dezelfde: een flink deel van het AI-gebruik op het werk loopt via accounts die de organisatie niet beheert.
Eind 2025 maakte de gemeente Eindhoven bekend dat medewerkers bestanden met persoonsgegevens naar openbare AI-websites hadden gestuurd. Volgens de berichtgeving van Omroep Brabant ging het onder meer om documenten uit de jeugdzorg, interne verslagen en cv's, kwam het aan het licht door een steekproef over dertig dagen, en kon de gemeente de werkelijke omvang niet vaststellen. Dat laatste is het leerzame deel: wie niet meet, weet het niet, en wie achteraf meet, ziet maar een stukje.
De AP wijst erop dat de meeste bedrijven achter chatbots alle ingevoerde gegevens opslaan. Die gegevens staan dan op de servers van de aanbieder, vaak zonder dat de medewerker zich dat realiseert en zonder dat de persoon over wie het gaat ervan weet. Bij een privéaccount heeft je organisatie geen overeenkomst met die aanbieder. Wat er met de invoer gebeurt, hangt dan af van de voorwaarden voor consumenten.
Laat je een ander namens jou persoonsgegevens verwerken, dan vraagt artikel 28 van de AVG dat je alleen werkt met verwerkers die voldoende waarborgen bieden. In de praktijk leg je dat vast in een verwerkersovereenkomst. Bij een privéaccount sluit je organisatie niets af: de medewerker gaat persoonlijk akkoord met voorwaarden voor consumenten. Wat je in zo'n overeenkomst nagaat, staat in het artikel over de verwerkersovereenkomst met een AI-aanbieder. Bij welke abonnementen een aanbieder zo'n overeenkomst aanbiedt, verschilt en kan per maand veranderen. Loop het na in de actuele voorwaarden van de aanbieder.
De AP is hier duidelijk over. Gebruikt een medewerker een chatbot op eigen initiatief en tegen de afspraken met de werkgever in, en zijn daarbij persoonsgegevens ingevoerd, dan is sprake van een datalek. De AVG noemt dat een inbreuk in verband met persoonsgegevens. Artikel 33 vraagt om een melding bij de toezichthouder zonder onredelijke vertraging en, indien mogelijk, binnen 72 uur nadat je ervan weet, tenzij een risico voor de betrokkenen niet waarschijnlijk is. Hoe je dat risico weegt, legt de AP uit op haar pagina over het wel of niet melden van een datalek. De uitwerking voor chatbots staat in Datalek via een AI-chatbot.
De AP voegt er iets aan toe wat vaak wordt gemist. Staat het gebruik van AI-chatbots wél in je beleid, dan is het volgens de toezichthouder geen datalek, maar "vaak niet wettelijk toegestaan". Toestaan zonder de verwerking goed te regelen lost het probleem dus niet op.
Wat je niet kent, staat niet in je verwerkingsregister, is niet beoordeeld en valt buiten je bewaartermijnen. Een verzoek om inzage of verwijdering kun je niet volledig beantwoorden als je niet weet waar gegevens zijn terechtgekomen. En een klant die vraagt hoe je met zijn dossier omgaat, krijgt een antwoord dat niet klopt.
De tabel hieronder is bedoeld als naslag voor wie het gesprek in de organisatie wil voeren. Geen van de signalen bewijst iets op zichzelf. Samen geven ze een beeld.
| Signaal | Wat het kan betekenen | Risico | Maatregel |
|---|---|---|---|
| Teksten van collega's worden opvallend sneller en gladder | AI-gebruik met een eigen account | Onbekend welke gegevens zijn ingevoerd | Vraag ernaar zonder oordeel en inventariseer de tools |
| Verkeer naar chatbots vanaf het bedrijfsnetwerk | Gebruik via de browser, zakelijk of privé | Uploads van bestanden met persoonsgegevens | Meet eerst, bespreek het resultaat, bied daarna een alternatief |
| Declaraties of creditcardposten voor AI-abonnementen | Teams regelen zelf een tool | Geen verwerkersovereenkomst op naam van de organisatie | Breng inkoop onder één eigenaar en één contract |
| Nieuwe extensies in browsers of AI-functies in vergadertools | Functies die ongevraagd meelezen | Opnames en notulen bij een derde partij | Beoordeel de functie voor ze aangaat en zet haar standaard uit |
| Niemand stelt vragen over AI | Het onderwerp voelt onveilig | Gebruik blijft onzichtbaar | Maak een vast aanspreekpunt en beloon het melden |
| Klanten vragen of hun gegevens in AI worden gebruikt | Je hebt geen sluitend antwoord | Reputatieschade en contractbreuk | Leg vast welke tools voor welke gegevens zijn toegestaan |
Een verbod is snel opgeschreven en lastig vol te houden. De behoefte verdwijnt er niet door.
Blokkeer je een website op het kantoornetwerk, dan pakt iemand zijn telefoon of werkt thuis verder. Je bent het zicht kwijt, terwijl het gebruik doorgaat. Je hebt dan het risico zonder de mogelijkheid om bij te sturen.
Bij een streng verbod wordt elke vraag een bekentenis. Medewerkers melden een vergissing niet meer, terwijl een snelle melding juist nodig is om de 72 uur van de AVG te halen. De AP vraagt organisaties om met medewerkers duidelijke afspraken te maken: mogen ze chatbots gebruiken, en zo ja, welke gegevens mogen erin? Dat is iets anders dan zwijgen of alleen nee zeggen.
Voor bepaalde gegevens is nee het juiste antwoord. Medische gegevens, strafrechtelijke gegevens, burgerservicenummers en stukken die onder een geheimhoudingsplicht vallen horen niet in een chatbot waarmee niets is geregeld. Een verbod werkt als het smal is, uitlegt waarom, en naast een toegestane route staat. Blokkeren kan daar een onderdeel van zijn. Volgens de berichtgeving mochten medewerkers in Eindhoven na de melding geen openbare AI-websites meer gebruiken. Zo'n maatregel houdt alleen stand als er een toegestane route naast staat.
Onderstaand stappenplan gaat uit van een organisatie die nog weinig heeft geregeld. Reken op weken, niet op dagen.
De directie beslist welke tools zijn toegestaan en maakt budget vrij. IT beheert accounts en instellingen. De privacyverantwoordelijke of functionaris gegevensbescherming toetst de verwerking. Leidinggevenden voeren het gesprek in hun team. Zonder die laatste groep blijft een beleid een document.
Een fictief administratiekantoor met veertien medewerkers ontdekt bij een rondvraag dat negen van hen een chatbot gebruiken, zeven met een privéaccount. Het kantoor kiest één zakelijk abonnement, schrijft op twee pagina's op wat er wel en niet in mag, en spreekt af dat loonstroken en aangiften er nooit in gaan. Na drie maanden herhaalt het de rondvraag. Twee mensen blijken hun privéaccount nog te gebruiken voor notulen. Dat is geen mislukking, maar precies de informatie waarvoor je de controle herhaalt.
Shadow AI ontstaat vaak op één plek: iemand wil een vraag stellen over een dossier en heeft geen veilige manier om dat te doen. PrivaSearch is gemaakt voor dat geval. Het zit tussen je documenten en het AI-model. Persoonsgegevens worden binnen PrivaSearch herkend en vervangen door consistente pseudoniemen, en een collega keurt het resultaat goed voordat een document doorzoekbaar wordt. Hoe dat stap voor stap gaat, staat op de pagina over de werking.
Zoeken gebeurt daarna in vrijgegeven, gepseudonimiseerde passages, met een verwijzing naar document en pagina. De koppeling met een AI-assistent werkt via MCP, met Claude, ChatGPT Business en Mistral Vibe. De assistent zoekt in dezelfde vrijgegeven passages en niet in de originelen. Pseudonimiseren is geen anonimiseren: voor je organisatie blijven het persoonsgegevens, en de AVG blijft gelden.
Er is ook een grens die we eerlijk noemen. Wat iemand zelf in een gekoppelde assistent typt, gaat rechtstreeks naar de aanbieder van die assistent, buiten onze pseudonimisering om. Zet daar dus geen namen in en koppel alleen zakelijke accounts met een verwerkersovereenkomst. Meer daarover lees je op de pagina over AI-chatbots en de AVG.
PrivaSearch neemt shadow AI niet voor je weg. Het biedt een route voor zoeken in documenten met persoonsgegevens. E-mails herschrijven, vergaderingen samenvatten en al het andere gebruik blijven onderwerp van je eigen beleid en je eigen inventarisatie. Wat er misgaat bij ongecontroleerd AI-gebruik, hebben we op een rij gezet op de pagina over risico's. Wil je zien hoe het werkt met je eigen soort documenten, vraag dan een demo aan.
Shadow IT is alle software en apparatuur die medewerkers zonder goedkeuring gebruiken. Shadow AI is daar een onderdeel van: AI-tools zoals chatbots, schrijfhulpen en samenvatters. Het verschil zit vooral in de invoer. In een AI-tool plak je complete teksten en bestanden, dus een enkele handeling kan veel persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie naar een externe aanbieder sturen.
Het gebruik van een AI-tool is op zichzelf niet verboden. Het wordt een probleem als er persoonsgegevens of vertrouwelijke gegevens in gaan zonder dat de verwerking is geregeld. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens is het een datalek als een medewerker tegen de afspraken in persoonsgegevens in een AI-chatbot invoert. De organisatie is daarvoor verantwoordelijk, niet alleen de medewerker. Voor een oordeel in een concreet geval heb je een jurist nodig.
Begin met vragen, niet met controleren. Een open rondvraag zonder gevolgen levert meestal meer op dan een technische scan. Aanvullend kun je kijken naar netwerkverkeer naar bekende AI-diensten, declaraties voor abonnementen en geïnstalleerde extensies. Bedenk dat het volgen van medewerkers zelf ook een verwerking van persoonsgegevens is. Stem dat af met je privacyverantwoordelijke en, als die er is, de ondernemingsraad.
Dat hangt af van het risico voor de betrokkenen. De AVG vraagt om een melding bij de toezichthouder, indien mogelijk binnen 72 uur, tenzij een risico niet waarschijnlijk is. Bij gevoelige gegevens zoals gezondheidsgegevens moet je volgens de Autoriteit Persoonsgegevens in ieder geval rekening houden met een hoog risico. Leg ook vast waarom je wel of niet meldt. Twijfel je, overleg dan met je functionaris gegevensbescherming of een jurist.
Het helpt een beetje, en alleen in combinatie met andere maatregelen. Een blokkade houdt het gebruik op de zakelijke laptop tegen, maar niet op een telefoon of thuis. Zonder toegestaan alternatief verschuift het gebruik naar plekken waar je niets meer ziet. Blokkeren past wel als tijdelijke maatregel na een incident, of voor diensten waarmee je bewust geen afspraken wilt maken.
Nee. Een zakelijk abonnement regelt de overeenkomst met de aanbieder, maar niet wat medewerkers invoeren. Gevoelige gegevens, dossiers onder geheimhouding en bestanden van klanten vragen om aanvullende regels en soms om een andere route. Daarnaast blijven medewerkers privéaccounts gebruiken als ze de regels niet kennen of het zakelijke alternatief minder goed vinden. Beleid, training en een herhaalde inventarisatie blijven nodig.
Wie beslist over AI-tools, wie beoordeelt de risico's en wie houdt toezicht? De rollen op een rij, met een eenvoudige overlegstructuur en een AI-register.
Waar een geüpload bestand terechtkomt, hoe lang het blijft staan, wie erbij kan en wat verwijderen betekent. Met vier routes voor dossiers.
De tijdlijn van de AI Act na de digitale omnibus: wat al geldt, wat is verschoven naar 2027 en 2028, en wat je als gebruiker van AI-chatbots nu regelt.
We laten het zien met fictieve dossiers uit jouw branche: upload, herkenning, review, zoeken en de koppeling met je AI-assistent. Daarna weet je precies wat je team veilig kan gebruiken.
Plan een demo →