AI en privacy
Hoe een zorgpraktijk of zorgadministratie met PrivaSearch en een eigen AI-assistent in intakeverslagen, zorgcontracten en klachtdossiers zoekt.
Een zorgpraktijk of zorgadministratie gebruikt PrivaSearch om met een AI-assistent te zoeken in intakeverslagen, zorgcontracten, protocollen en klachtdossiers, zonder namen, BSN's en adressen van cliënten aan de aanbieder te geven. Een collega controleert elk document voordat het doorzoekbaar wordt, en elk antwoord komt met de bron.
Dit artikel gaat over de administratieve kant van de zorg: de praktijkmanager, de zorgadministrateur en het secretariaat, met verzonnen situaties uit een fysiotherapiepraktijk, een praktijk voor geestelijke gezondheidszorg en een thuiszorgorganisatie. Over de regels voor AI in de zorg in het algemeen schreven we eerder AI in de zorg.
Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. De AVG verbiedt het gebruik ervan, behalve in een beperkt aantal uitzonderingen; de Autoriteit Persoonsgegevens legt dat uit op haar pagina over het gebruiken en delen van gezondheidsgegevens. Een intakeverslag, een verwijsbrief of een klachtbrief bevat vrijwel altijd zulke gegevens.
Daarnaast geldt het beroepsgeheim. Voor de geneeskundige behandeling staat het in artikel 7:457 van het Burgerlijk Wetboek, onderdeel van de regeling die de WGBO wordt genoemd. Wie een verslag in een chatbot plakt, stuurt het in zijn geheel naar de aanbieder; de Autoriteit Persoonsgegevens waarschuwt dat dat tot een datalek kan leiden.
De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd riep zorgaanbieders in februari 2025 op zorgvuldig om te gaan met de invoering van generatieve AI. De inspectie wijst erop dat generatieve AI onjuiste of onvolledige informatie kan produceren, en dat de zorgaanbieder verantwoordelijk blijft voor zorgvuldig gebruik.
PrivaSearch is software waarmee je team met Claude, ChatGPT of Mistral Vibe in eigen dossiers zoekt, nadat namen, BSN's en adressen door pseudoniemen zijn vervangen en een collega dat heeft gecontroleerd.
Waar in een klachtbrief de naam, de geboortedatum en het BSN van een cliënt stonden, leest de assistent "[PERSOON_B4A1]", "[GEBOORTEDATUM_788C]" en "[BSN_361B]". De zorgverlener zelf werkt gewoon in het dossiersysteem van de praktijk; PrivaSearch vervangt dat niet.
Een fysiotherapiepraktijk heeft contracten met meerdere zorgverzekeraars, elk met eigen voorwaarden over verwijzingen, behandelduur en declaratie. De praktijkmanager wil weten welke contracten een verwijzing eisen voor een bepaalde behandeling. Contracten bevatten weinig gegevens over cliënten, maar wel namen van contactpersonen en IBAN's. In een project met de contracten vindt ze het antwoord met de bepaling en de pagina erbij, en ze controleert het in het contract zelf.
Een thuiszorgorganisatie krijgt een klacht en wil weten wat er eerder in de correspondentie met de cliënt en de familie is afgesproken. De klachtfunctionaris zet de brieven en verslagen in een afgeschermd project. Na de review vraagt ze de assistent welke afspraken over bezoektijden in de stukken staan. Omdat alleen de leden van dat project toegang hebben, ziet de rest van de organisatie niets van de klacht.
Medewerkers stellen vaak vragen over werkinstructies: wat is de procedure bij een incident, hoe lang bewaren we een bepaald document, wie moet een melding tekenen. Protocollen bevatten nauwelijks persoonsgegevens, maar zijn lang en verspreid over mappen. Een project met alle protocollen maakt ze in één keer doorzoekbaar, met de bron bij elk antwoord.
Een praktijk voor geestelijke gezondheidszorg wil weten hoe vaak in intakeverslagen van het afgelopen jaar wordt verwezen naar een bepaalde vorm van begeleiding, om het aanbod beter af te stemmen. Dit is het gevoeligste voorbeeld. Herkenning is nooit volledig, en een omschrijving van een klacht of een levensgebeurtenis kan iemand herkenbaar maken. Daarom kijkt de collega in de review hier extra goed, en bepaalt de praktijk vooraf of zulke verslagen überhaupt in een project horen. Twijfel je, laat ze er dan buiten.
| Taak | PrivaSearch en je assistent | De praktijk of zorgverlener |
|---|---|---|
| Een bepaling, afspraak of procedure terugvinden | Zoekt in vrijgegeven passages en geeft de bron | Leest na in het document zelf |
| Persoonsgegevens afschermen | Vervangt ze door pseudoniemen; een collega controleert | Beoordeelt of het volledig is |
| Een diagnose stellen of een behandeling kiezen | Doet dat niet | Beslist als zorgverlener |
| Het dossier van de cliënt bijhouden | Doet dat niet; het is geen dossiersysteem | Werkt in het eigen dossiersysteem |
| Bijhouden wie wat deed | Legt elke terugvertaling vast in een logregel | Kan het log raadplegen |
PrivaSearch is geen dossiersysteem en geen medisch hulpmiddel. Het is een zoeklaag voor documenten. Of het past binnen het beroepsgeheim van je praktijk of instelling, beoordeel je zelf, met je functionaris gegevensbescherming.
Kies bewust welke stukken erin gaan. Begin met documenten met weinig gezondheidsgegevens, zoals contracten en protocollen. Breid pas uit naar verslagen over cliënten als je weet hoe de review in je praktijk werkt.
Werk met projecten en rechten. Rechten gelden per project, en beheerders krijgen geen automatische inzage. Een klachtdossier zet je in een eigen project met alleen de mensen die het nodig hebben.
Koppel alleen een zakelijk account. Wat PrivaSearch aan de assistent teruggeeft, komt bij de aanbieder van die assistent terecht, met pseudoniemen in plaats van namen. Koppel daarom een zakelijk account met een verwerkersovereenkomst; welk abonnement daarvoor in aanmerking komt, staat in Welk abonnement voor zakelijk gebruik?.
Typ geen namen in je assistent. Wat je zelf in de assistent typt, gaat rechtstreeks naar de aanbieder, buiten de pseudonimisering om.
Geef elk project een einddatum. Daarna gaat de toegang dicht en worden kopieën, fragmenten en pseudoniemen opgeruimd, tenzij een juridische bewaarplicht geldt.
Leg het vast. Bij gezondheidsgegevens is een DPIA snel aan de orde; hoe je die aanpakt, staat in De DPIA voor AI-tools. Voor deze verwerking levert PrivaSearch een DPIA-startdocument en een registerregel, afgeleid van de inrichting van je omgeving. Het zijn startdocumenten, geen afgeronde oordelen. Gepseudonimiseerde gegevens blijven persoonsgegevens; waarom, lees je in Pseudonimiseren of anonimiseren?.
De stappen staan op de pagina Hoe PrivaSearch werkt. Wil je het zien met fictieve dossiers, vraag dan een demo aan.
Begin met documenten waarin weinig of geen gegevens over cliënten staan: zorgcontracten, protocollen, werkinstructies en het kwaliteitshandboek. Daar gaat veel zoektijd in zitten, en het risico is klein. Zo leert de praktijk werken met zoeken op bron voordat er verslagen over cliënten in een project komen.
Spreek daarna af wie de review doet. Bij stukken over cliënten is dat iemand die de praktijk kent en ziet wanneer een omschrijving iemand herkenbaar maakt, ook zonder naam. Leg vast welke soorten documenten nooit in een project gaan.
Bespreek de invoering met je functionaris gegevensbescherming, en neem de verwerking op in je register. De startdocumenten die PrivaSearch levert, vul je aan met wat voor jouw praktijk geldt.
Zorg dat iedereen die zoekt de korte AI-geletterdheidstraining heeft gedaan. Zonder geldige training opent de werkruimte niet en weigert ook de koppeling met de assistent. Waarom die training er is, lees je in ons artikel over AI-geletterdheid.
Evalueer na een paar weken: bespaart het tijd, en kloppen de antwoorden bij het nalezen?
Dat kan, maar niet in elke tool en niet zonder waarborgen. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en voor zorgverleners geldt het beroepsgeheim. Een intakeverslag hoort niet in een chatbot waar het in zijn geheel naar de aanbieder gaat. Kies een werkwijze waarin persoonsgegevens eerst worden afgeschermd, een mens controleert en de zorgverlener verantwoordelijk blijft.
Niet als je via PrivaSearch zoekt. Namen, adressen, BSN's, IBAN's, kentekens en geboortedata worden binnen PrivaSearch vervangen door pseudoniemen, en een collega controleert dat voordat een document doorzoekbaar wordt. De assistent krijgt alleen die vrijgegeven passages, nooit de originele bestanden.
Herkenning is nooit volledig, en een omschrijving van een klacht of een levensgebeurtenis kan iemand herkenbaar maken, ook zonder naam. Daarom is de menselijke review verplicht: een collega ziet het origineel naast de gepseudonimiseerde tekst en vult aan wat gemist is. Bepaal daarnaast vooraf welke soorten verslagen in een project horen.
Nee. PrivaSearch is geen dossiersysteem en geen medisch hulpmiddel. Het is een zoeklaag voor documenten die persoonsgegevens vervangt voordat een AI-assistent erin zoekt. Diagnoses, behandelkeuzes en het bijhouden van het dossier blijven bij de zorgverlener en het eigen dossiersysteem.
De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd riep zorgaanbieders in februari 2025 op zorgvuldig om te gaan met de invoering van generatieve AI. Volgens de inspectie kan zulke AI onjuiste of onvolledige informatie produceren, en is de zorgaanbieder verantwoordelijk voor zorgvuldige invoering en zorgvuldig gebruik. Controleer daarom elk antwoord aan de hand van de bron.
Nee, niet als je het in een eigen project zet. Rechten werken per project: alleen de leden van dat project zien de stukken, en beheerders krijgen geen automatische inzage. Is een SharePoint-bibliotheek gekoppeld, dan wordt bij elk verzoek live gecontroleerd of de gebruiker het document daar nog mag zien.
Per abonnement van Claude: wat er met je invoer gebeurt, hoe lang die blijft staan, of er een overeenkomst is en waar je gegevens staan. Stand oktober 2026.
Wat je per soort gegeven moet regelen voordat het in een AI-chatbot mag: van een naam en een e-mailadres tot gezondheid, strafblad en BSN.
Waar een geüpload bestand terechtkomt, hoe lang het blijft staan, wie erbij kan en wat verwijderen betekent. Met vier routes voor dossiers.
We laten het zien met fictieve dossiers uit jouw branche: upload, herkenning, review, zoeken en de koppeling met je AI-assistent. Daarna weet je precies wat je team veilig kan gebruiken.
Plan een demo →