AI en privacy
Copilot toont wat een medewerker al mag openen, ook wat te ruim is gedeeld. Wat Microsoft vastlegt, wat de DPIA's zeggen en wat je vooraf regelt.
Copilot ziet wat de medewerker zelf mag zien. Microsoft schrijft dat Copilot alleen gegevens van de organisatie toont waarvoor de gebruiker minstens leesrechten heeft. Dat is een nette grens, maar ze is zo goed als je rechten zijn. Staat een map met personeelsdossiers open voor de hele organisatie, dan kan Copilot eruit putten voor iedereen die een vraag stelt.
Die zin staat in de documentatie van Microsoft over gegevens, privacy en beveiliging van Copilot, die wij op 13 oktober 2026 hebben geraadpleegd. Daar staat ook dat het product inmiddels Microsoft Copilot heet en dat de oude naam Microsoft 365 Copilot nog een tijd in licenties en schermen blijft staan. In dit artikel gebruiken we de naam die de meeste organisaties kennen.
Dit artikel werkt één deelvraag uit: wat gebeurt er met de documenten in je eigen omgeving als je Copilot aanzet. De bredere vraag wat er mag met persoonsgegevens in een chatbot staat op onze pagina over AI-chatbots en de AVG.
Copilot is geen losse chatbot waar je een bestand in sleept. Het is een laag over je hele Microsoft 365-omgeving. Volgens Microsoft combineert het drie dingen: taalmodellen, de inhoud in Microsoft Graph (e-mails, chats, documenten, agenda's, vergaderingen) en de apps waarin je werkt.
Stelt een medewerker een vraag, dan zoekt Copilot in alles waar dat account bij kan. Microsoft beschrijft dat de zoekindex de toegangsgrens van de gebruiker volgt, zodat alleen inhoud wordt gebruikt die de huidige gebruiker mag openen. Er komt dus geen nieuw recht bij. Wat verandert is de moeite: wat vroeger een gerichte zoektocht door mappen vroeg, staat nu in een samenvatting.
De grens omvat ook wat je met mensen buiten je organisatie deelt, bijvoorbeeld via gedeelde kanalen in Teams. En wie externe bronnen aansluit via connectoren of agents, breidt het bereik verder uit. Microsoft raadt aan bij agents de voorwaarden en privacyverklaring van de maker te lezen, omdat die bepalen wat er met je gegevens gebeurt.
Oversharing betekent dat informatie voor meer mensen toegankelijk is dan nodig. Het is zelden een bewuste keuze. Het ontstaat door gemak en door tijd.
Microsoft noemt deze patronen zelf in zijn stappenplan voor een veilige basis voor Copilot: sites met een te groot publiek, links voor de hele organisatie, verbroken overerving en inactieve sites of sites zonder eigenaar.
De AVG vraagt dat je persoonsgegevens beveiligt en dat alleen mensen erbij kunnen die ze voor hun werk nodig hebben. Een personeelsdossier dat de hele organisatie kan openen, was dus al een probleem voordat Copilot bestond. Copilot maakt het zichtbaar. Leest een collega via een samenvatting gegevens die hij niet had mogen zien, dan kan dat een datalek zijn dat je moet beoordelen en mogelijk melden. Hoe je die beoordeling maakt, lees je in ons artikel over een datalek via een AI-chatbot.
Een fictief voorbeeld. Bij een bureau met veertig medewerkers staat de map "HR 2023" door een oude deellink open voor iedereen. Een nieuwe collega vraagt Copilot naar "de afspraken over verlof". In het antwoord staat ook een passage uit een verzuimdossier. Niemand heeft iets gehackt. De link deed wat hij al drie jaar deed.
Hieronder staat wat Microsoft in zijn eigen documentatie schrijft, stand oktober 2026. Deze pagina's veranderen geregeld. Loop ze na voordat je een besluit neemt, en leg naast de documentatie ook de contractstukken: de productvoorwaarden en de verwerkersbijlage van Microsoft. Waar je op let in zo'n overeenkomst, staat in ons artikel over de verwerkersovereenkomst met een AI-aanbieder.
Microsoft schrijft dat prompts, antwoorden en gegevens die via Microsoft Graph worden opgehaald niet worden gebruikt om de onderliggende taalmodellen te trainen, ook niet de modellen die Copilot zelf gebruikt. Feedback die gebruikers vrijwillig geven kan Microsoft gebruiken om het product te verbeteren, volgens dezelfde pagina niet om die modellen te trainen. Beheerders kunnen feedback uitzetten.
Voor klanten in de EU is Copilot volgens Microsoft een dienst binnen de EU Data Boundary: verkeer uit de EU blijft binnen die grens. Daar hoort sinds dit jaar een kanttekening bij. Microsoft heeft flex routing ingevoerd: bij piekdrukte mag het model de vraag dan buiten de EU Data Boundary verwerken. Volgens die pagina kan dat in de Verenigde Staten, Canada of Australië zijn. Opgeslagen gegevens blijven binnen de grens, op een beperkte hoeveelheid gepseudonimiseerde gegevens na.
Flex routing staat standaard aan voor omgevingen die na 25 maart 2026 zijn aangemaakt. Had je al een omgeving, dan vraagt Microsoft je de instelling na te lopen in het beheercentrum. Je kunt haar uitzetten; dan blijft de verwerking door het model binnen de EU Data Boundary, ook bij drukte.
Copilot kan ook modellen van Anthropic gebruiken, waarbij Anthropic optreedt als subverwerker van Microsoft. Volgens de pagina van Microsoft over deze modellen vallen ze op dit moment buiten de EU Data Boundary en staan ze voor klanten in de EU en het Verenigd Koninkrijk standaard uit. Een beheerder die ze aanzet, kiest dus voor verwerking buiten die grens. Voor bepaalde modellen "met bewaring" gelden bovendien de voorwaarden van Anthropic zelf in plaats van die van Microsoft.
Microsoft slaat de vraag van de gebruiker en het antwoord van Copilot op, met de verwijzingen naar de gebruikte bronnen. Gebruikers kunnen hun eigen geschiedenis wissen. Beheerders stellen met een bewaarbeleid voor Copilot in hoe lang interacties blijven en wanneer ze worden verwijderd. De gegevens staan in een verborgen map van de mailbox van de gebruiker en zijn vindbaar bij een juridisch onderzoek. Een vaste standaardtermijn noemt die pagina niet. Stel de termijn dus zelf vast en neem haar op in je bewaartermijnen-overzicht en je register.
Staat zoeken op internet aan, dan maakt Copilot van de vraag een zoekopdracht en stuurt die naar de zoekdienst Bing. In zo'n zoekopdracht kunnen woorden uit de vraag terechtkomen. SURF raadt onderwijsinstellingen aan die toegang te blokkeren. Beoordeel voor je eigen organisatie of je dit nodig hebt.
In Nederland hebben twee partijen Copilot grondig laten onderzoeken: SLM Rijk, dat namens de rijksoverheid met grote leveranciers onderhandelt, en SURF, de ict-coöperatie van onderwijs en onderzoek. Beide onderzoeken zijn uitgevoerd door Privacy Company. Ze gaan over de licenties en instellingen van die sectoren, maar de bevindingen zijn voor elke organisatie bruikbaar.
De eerste DPIA verscheen in december 2024 en kende hoge risico's. SURF raadde het gebruik toen af. Na aanpassingen door Microsoft volgde in september 2025 een update: volgens Privacy Company waren de vier hoge risico's teruggebracht, met twee middelhoge en negen lage risico's als resultaat.
Op 27 mei 2026 publiceerde SURF de tweede update. De uitkomst: twee risico's blijven middelhoog ("oranje").
Flex routing is als tiende, laag risico toegevoegd. SURF heeft nagegaan dat de instelling "alleen EU" voor bestaande Nederlandse onderwijsklanten is blijven staan.
Het advies van SURF: blijf terughoudend, kies geschikte toepassingen en weeg per toepassing de risico's. Wie de twee middelhoge risico's aanvaardt, krijgt het dringende advies een beleid voor verantwoord AI-gebruik vast te stellen. Omdat Microsoft heeft laten weten geen verdere stappen te zetten, is er volgens SURF geen vervolgonderzoek gepland.
De rijksoverheid publiceert de DPIA, de eerste en de tweede update op haar pagina over strategisch leveranciersmanagement. De documenten zelf konden wij op 13 oktober 2026 niet openen. Wij geven het advies aan rijksorganisaties daarom niet in eigen woorden weer. Werk je bij of voor de overheid, lees dan de tweede update en het begeleidende advies op die pagina.
Twee dingen om te onthouden. Een DPIA van een ander vervangt je eigen DPIA niet: jouw gegevens, jouw instellingen en jouw toepassingen zijn anders. En de onderzoeken gaan over de zakelijke licentie met de aanbevolen instellingen, niet over de gratis versie.
| Vraag | Wat Copilot doet | Wat je zelf regelt |
|---|---|---|
| Welke documenten kan een antwoord gebruiken? | Alles waarvoor de gebruiker minstens leesrechten heeft | Rechten opschonen, deellinks intrekken, eigenaren aanwijzen |
| Houdt Copilot rekening met vertrouwelijke stukken? | Volgt versleuteling en gebruiksrechten van vertrouwelijkheidslabels | Labels invoeren en toepassen; beleid dat gelabelde inhoud uitsluit |
| Wordt er getraind op onze gegevens? | Volgens Microsoft niet voor de onderliggende taalmodellen | Vastleggen in je register; de contractstukken nalopen |
| Waar wordt de vraag verwerkt? | Binnen de EU Data Boundary, tenzij flex routing of een model van een andere aanbieder aanstaat | Flex routing en subverwerkers nalopen in het beheercentrum |
| Hoe lang blijven vragen en antwoorden staan? | Opgeslagen bij de gebruiker tot ze worden verwijderd | Bewaarbeleid instellen en documenteren |
| Klopt het antwoord? | Geen garantie; Microsoft vraagt gebruikers het antwoord te controleren | Medewerkers trainen; geen besluiten over personen op een samenvatting |
| Is het gebruik te verantwoorden? | Logt interacties voor controle en onderzoek | DPIA, AI-beleid, afspraken met de ondernemingsraad waar dat past |
Stand oktober 2026, op basis van de documentatie van Microsoft. Controleer de actuele tekst voordat je kiest.
Een volgorde die werkt, ook voor een kleine organisatie zonder eigen beveiligingsteam.
Geen van deze stappen maakt een organisatie vanzelf "AVG-proof". Het is werk dat je zelf doet en dat je moet kunnen laten zien. Twijfel je over de uitkomst van je DPIA, leg haar dan voor aan je functionaris gegevensbescherming of een jurist.
PrivaSearch is geen vervanger van Copilot en lost het rechtenprobleem in je Microsoft 365-omgeving niet op. Het doet iets anders: het maakt een afgebakende set documenten doorzoekbaar, nadat de persoonsgegevens erin zijn vervangen door pseudoniemen en een collega dat heeft gecontroleerd.
Je koppelt een SharePoint-bibliotheek alleen-lezen. Er verandert niets in je bronsystemen. Binnen PrivaSearch bepaalt projectlidmaatschap wie wat ziet; beheerders krijgen geen automatische inzage. Daarbovenop blijft SharePoint de baas: bij elk verzoek controleert PrivaSearch live of de gebruiker het document in SharePoint nog mag zien. Dat gebeurt bij zoeken, bij inzage, bij downloaden en via de koppeling met een AI-assistent. Zijn de rechten ingetrokken, dan is het document ook in PrivaSearch weg. Hoe dat stap voor stap gaat, staat op de pagina Hoe PrivaSearch werkt.
Het verschil zit dus niet in de rechtencontrole, want die doet Copilot ook. Het zit in wat er daarna gebeurt. Een AI-assistent die via PrivaSearch zoekt, krijgt alleen vrijgegeven, gepseudonimiseerde passages met een bronverwijzing, nooit het originele bestand. Die koppeling werkt met Claude, ChatGPT Business en Mistral Vibe. Gepseudonimiseerde gegevens blijven voor jouw organisatie persoonsgegevens: het is een maatregel die het risico verkleint, geen vrijstelling van de AVG.
Ook hier blijft werk van jou. Automatische herkenning mist wel eens iets, daarom is de menselijke review verplicht. En wat je zelf in een gekoppelde assistent typt, gaat rechtstreeks naar de aanbieder van die assistent. Wil je zien hoe dit in jouw situatie uitpakt, vraag dan een demo aan.
Nee. Volgens Microsoft toont Copilot alleen gegevens waarvoor de gebruiker minstens leesrechten heeft, en volgt de zoekindex die grens. Het probleem zit aan de andere kant: veel medewerkers mogen meer openen dan ze weten, door oude deellinks en brede groepen. Copilot vindt die documenten wel. Controleer dus eerst wie waarbij kan.
Microsoft schrijft in zijn documentatie dat prompts, antwoorden en gegevens die via Microsoft Graph worden opgehaald niet worden gebruikt om de onderliggende taalmodellen te trainen. Dat is de stand van oktober 2026. Leg de toezegging naast de productvoorwaarden en de verwerkersbijlage die voor jouw contract gelden, en noteer de datum waarop je dat hebt gedaan.
Voor klanten in de EU valt Copilot volgens Microsoft binnen de EU Data Boundary. Er zijn uitzonderingen. Met flex routing mag het model bij piekdrukte buiten die grens verwerken, en modellen van Anthropic vallen er op dit moment buiten. Beide zijn instellingen die een beheerder kan nalopen en uitzetten. Controleer ze voordat je Copilot breed uitrolt.
Dat kan geen product voor je zijn. De DPIA die Privacy Company voor SURF uitvoerde, houdt na de update van mei 2026 twee middelhoge risico's over, en SURF adviseert terughoudendheid en een afweging per toepassing. Of jouw gebruik te verantwoorden is, hangt af van je rechten, je instellingen, je gegevens en je eigen DPIA.
In veel gevallen wel. Copilot verwerkt op grote schaal gegevens over medewerkers en over de mensen in je documenten, met een nieuwe technologie. Dat zijn kenmerken waarbij een DPIA al snel verplicht is. De onderzoeken van SLM Rijk en SURF zijn een goed vertrekpunt, maar ze vervangen je eigen beoordeling niet. Laat de uitkomst toetsen door je functionaris gegevensbescherming.
Copilot werkt in je hele Microsoft 365-omgeving, met de rechten van de gebruiker en op de originele documenten. PrivaSearch werkt per project, op documenten die je bewust hebt toegevoegd, nadat persoonsgegevens zijn vervangen door pseudoniemen en een collega dat heeft goedgekeurd. Een gekoppelde AI-assistent krijgt alleen die passages. Het zijn verschillende hulpmiddelen voor verschillende vragen.
Per abonnement van Claude: wat er met je invoer gebeurt, hoe lang die blijft staan, of er een overeenkomst is en waar je gegevens staan. Stand oktober 2026.
Wat je per soort gegeven moet regelen voordat het in een AI-chatbot mag: van een naam en een e-mailadres tot gezondheid, strafblad en BSN.
Waar een geüpload bestand terechtkomt, hoe lang het blijft staan, wie erbij kan en wat verwijderen betekent. Met vier routes voor dossiers.
We laten het zien met fictieve dossiers uit jouw branche: upload, herkenning, review, zoeken en de koppeling met je AI-assistent. Daarna weet je precies wat je team veilig kan gebruiken.
Plan een demo →