KI und Datenschutz
Copilot zeigt, was Mitarbeitende bereits öffnen dürfen, auch zu breit geteilte Dateien. Was Microsoft festlegt, die DSFAs sagen und Sie vorab regeln.
Copilot sieht, was der Mitarbeitende selbst sehen darf. Microsoft schreibt, dass Copilot nur Organisationsdaten anzeigt, für die der Nutzer mindestens Leserechte hat. Das ist eine klare Grenze, aber sie ist nur so gut wie Ihre Rechte. Steht ein Ordner mit Personalakten der ganzen Organisation offen, kann Copilot daraus für alle schöpfen, die eine Frage stellen.
Dieser Satz steht in der Microsoft-Dokumentation zu Daten, Datenschutz und Sicherheit von Copilot, die wir am 13. Oktober 2026 aufgerufen haben. Dort steht auch, dass das Produkt inzwischen Microsoft Copilot heißt und der alte Name Microsoft 365 Copilot noch einige Zeit in Lizenzen und Ansichten bestehen bleibt. In diesem Artikel verwenden wir den Namen, den die meisten Organisationen kennen.
Dieser Artikel behandelt eine Teilfrage: Was geschieht mit den Dokumenten in Ihrer eigenen Umgebung, wenn Sie Copilot aktivieren? Die umfassendere Frage, was mit personenbezogenen Daten in einem Chatbot zulässig ist, behandelt unsere Seite zu KI-Chatbots und der DSGVO.
Copilot ist kein einzelner Chatbot, in den Sie eine Datei ziehen. Es ist eine Ebene über Ihrer gesamten Microsoft-365-Umgebung. Laut Microsoft kombiniert es drei Dinge: Sprachmodelle, die Inhalte in Microsoft Graph (E-Mails, Chats, Dokumente, Kalender, Besprechungen) und die Apps, in denen Sie arbeiten.
Stellt ein Mitarbeitender eine Frage, durchsucht Copilot alles, worauf dieses Konto zugreifen kann. Microsoft beschreibt, dass der Suchindex der Zugriffsgrenze des Nutzers folgt, sodass nur Inhalte verwendet werden, die der aktuelle Nutzer öffnen darf. Es kommen also keine neuen Rechte hinzu. Was sich ändert, ist der Aufwand: Was früher eine gezielte Suche durch Ordner erforderte, steht jetzt in einer Zusammenfassung.
Die Grenze umfasst auch das, was Sie mit Personen außerhalb Ihrer Organisation teilen, etwa über geteilte Kanäle in Teams. Wer externe Quellen über Connectors oder Agenten anbindet, erweitert die Reichweite weiter. Microsoft empfiehlt, bei Agenten die Bedingungen und Datenschutzerklärung des Entwicklers zu lesen, weil diese bestimmen, was mit Ihren Daten geschieht.
Oversharing bedeutet, dass Informationen für mehr Menschen zugänglich sind als nötig. Das ist selten eine bewusste Entscheidung. Es entsteht aus Bequemlichkeit und im Laufe der Zeit.
Microsoft nennt diese Muster selbst in seinem Leitfaden für eine sichere Grundlage für Copilot: Websites mit zu großem Publikum, organisationsweite Links, unterbrochene Vererbung und inaktive Websites oder Websites ohne Besitzer.
Die DSGVO verlangt, dass Sie personenbezogene Daten schützen und nur Personen zugreifen können, die sie für ihre Arbeit benötigen. Eine Personalakte, die die ganze Organisation öffnen kann, war deshalb schon vor Copilot ein Problem. Copilot macht es sichtbar. Liest ein Kollege über eine Zusammenfassung Daten, die er nicht hätte sehen dürfen, kann das eine Datenpanne sein, die Sie beurteilen und möglicherweise melden müssen. Wie Sie diese Beurteilung vornehmen, lesen Sie im Artikel über eine Datenpanne durch einen KI-Chatbot.
Ein fiktives Beispiel: Bei einem Unternehmen mit vierzig Mitarbeitenden steht der Ordner „HR 2023“ durch einen alten Freigabelink allen offen. Ein neuer Kollege fragt Copilot nach „den Vereinbarungen zum Urlaub“. In der Antwort steht auch eine Textstelle aus einer Fehlzeitenakte. Niemand hat etwas gehackt. Der Link tat, was er seit drei Jahren tat.
Nachfolgend steht, was Microsoft in seiner eigenen Dokumentation schreibt, Stand Oktober 2026. Diese Seiten ändern sich regelmäßig. Prüfen Sie sie vor einer Entscheidung und vergleichen Sie die Dokumentation mit den Vertragsunterlagen: den Produktbedingungen und dem Auftragsverarbeitungszusatz von Microsoft. Worauf Sie bei einem solchen Vertrag achten, steht im Artikel über den Auftragsverarbeitungsvertrag mit einem KI-Anbieter.
Microsoft schreibt, dass Prompts, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten nicht zum Training der zugrunde liegenden Sprachmodelle verwendet werden, auch nicht der Modelle, die Copilot selbst nutzt. Freiwilliges Feedback der Nutzer kann Microsoft zur Verbesserung des Produkts verwenden, laut derselben Seite aber nicht zum Training dieser Modelle. Administratoren können Feedback deaktivieren.
Für Kunden in der EU ist Copilot laut Microsoft ein Dienst innerhalb der EU Data Boundary: Datenverkehr aus der EU bleibt innerhalb dieser Grenze. Seit diesem Jahr gibt es eine Einschränkung. Microsoft hat Flex Routing eingeführt: Bei Spitzenlast darf das Modell die Anfrage außerhalb der EU Data Boundary verarbeiten. Laut dieser Seite können das die Vereinigten Staaten, Kanada oder Australien sein. Gespeicherte Daten bleiben innerhalb der Grenze, abgesehen von einer begrenzten Menge pseudonymisierter Daten.
Flex Routing ist für Umgebungen, die nach dem 25. März 2026 erstellt wurden, standardmäßig aktiviert. Bestand Ihre Umgebung bereits, bittet Microsoft Sie, die Einstellung im Admin Center zu prüfen. Sie können sie deaktivieren; dann bleibt die Verarbeitung durch das Modell auch bei hoher Auslastung innerhalb der EU Data Boundary.
Copilot kann auch Modelle von Anthropic nutzen, wobei Anthropic als Unterauftragsverarbeiter von Microsoft auftritt. Laut der Microsoft-Seite zu diesen Modellen liegen sie derzeit außerhalb der EU Data Boundary und sind für Kunden in der EU und im Vereinigten Königreich standardmäßig deaktiviert. Ein Administrator, der sie aktiviert, entscheidet sich also für Verarbeitung außerhalb dieser Grenze. Für bestimmte Modelle „mit Aufbewahrung“ gelten außerdem die Bedingungen von Anthropic statt derjenigen von Microsoft.
Microsoft speichert die Frage des Nutzers und die Antwort von Copilot mit den Verweisen auf die verwendeten Quellen. Nutzer können ihren eigenen Verlauf löschen. Administratoren legen mit einer Aufbewahrungsrichtlinie für Copilot fest, wie lange Interaktionen bestehen bleiben und wann sie gelöscht werden. Die Daten befinden sich in einem versteckten Ordner des Nutzerpostfachs und können bei einer rechtlichen Untersuchung gefunden werden. Eine feste Standardfrist nennt die Seite nicht. Legen Sie die Frist deshalb selbst fest und nehmen Sie sie in Ihre Übersicht der Aufbewahrungsfristen und Ihr Verzeichnis auf.
Ist die Internetsuche aktiviert, erstellt Copilot aus der Frage eine Suchanfrage und sendet sie an den Suchdienst Bing. Wörter aus der Frage können in diese Suchanfrage gelangen. SURF empfiehlt Bildungseinrichtungen, diesen Zugriff zu sperren. Beurteilen Sie für Ihre eigene Organisation, ob Sie ihn benötigen.
In den Niederlanden haben zwei Organisationen Copilot gründlich untersuchen lassen: SLM Rijk, das im Namen der Zentralregierung mit großen Anbietern verhandelt, und SURF, die IT-Kooperative für Bildung und Forschung. Beide Untersuchungen führte Privacy Company durch. Sie betreffen die Lizenzen und Einstellungen dieser Sektoren, die Erkenntnisse sind aber für jede Organisation nützlich.
Die erste DSFA erschien im Dezember 2024 und enthielt hohe Risiken. SURF riet damals von der Nutzung ab. Nach Anpassungen durch Microsoft folgte im September 2025 eine Aktualisierung: Laut Privacy Company wurden die vier hohen Risiken reduziert; übrig blieben zwei mittlere und neun geringe Risiken.
Am 27. Mai 2026 veröffentlichte SURF die zweite Aktualisierung. Das Ergebnis: Zwei Risiken bleiben mittel („orange“).
Flex Routing wurde als zehntes, geringes Risiko ergänzt. SURF hat geprüft, dass die Einstellung „nur EU“ für bestehende niederländische Bildungskunden erhalten blieb.
SURF empfiehlt: Bleiben Sie zurückhaltend, wählen Sie geeignete Anwendungen und wägen Sie die Risiken pro Anwendung ab. Wer die beiden mittleren Risiken akzeptiert, erhält die dringende Empfehlung, eine Richtlinie zur verantwortungsvollen KI-Nutzung festzulegen. Da Microsoft mitgeteilt hat, keine weiteren Schritte zu unternehmen, ist laut SURF keine Folgeuntersuchung geplant.
Die niederländische Zentralregierung veröffentlicht die DSFA sowie die erste und zweite Aktualisierung auf ihrer Seite zum strategischen Lieferantenmanagement. Die Dokumente selbst konnten wir am 13. Oktober 2026 nicht öffnen. Deshalb geben wir die Empfehlung für Regierungsorganisationen nicht in eigenen Worten wieder. Arbeiten Sie bei oder für die Regierung, lesen Sie die zweite Aktualisierung und die begleitende Empfehlung auf dieser Seite.
Zwei Dinge sollten Sie beachten. Eine fremde DSFA ersetzt Ihre eigene nicht: Ihre Daten, Einstellungen und Anwendungen sind anders. Und die Untersuchungen betreffen die Geschäftslizenz mit den empfohlenen Einstellungen, nicht die kostenlose Version.
| Frage | Was Copilot leistet | Was Sie selbst regeln |
|---|---|---|
| Welche Dokumente kann eine Antwort nutzen? | Alles, wofür der Nutzer mindestens Leserechte hat | Rechte bereinigen, Freigabelinks widerrufen, Besitzer benennen |
| Berücksichtigt Copilot vertrauliche Unterlagen? | Befolgt Verschlüsselung und Nutzungsrechte von Vertraulichkeitsbezeichnungen | Bezeichnungen einführen und anwenden; Richtlinie zum Ausschluss gekennzeichneter Inhalte |
| Werden unsere Daten zum Training genutzt? | Laut Microsoft nicht für die zugrunde liegenden Sprachmodelle | Im Verzeichnis festhalten; Vertragsunterlagen prüfen |
| Wo wird die Frage verarbeitet? | Innerhalb der EU Data Boundary, sofern Flex Routing oder ein Modell eines anderen Anbieters nicht aktiviert ist | Flex Routing und Unterauftragsverarbeiter im Admin Center prüfen |
| Wie lange bleiben Fragen und Antworten bestehen? | Beim Nutzer gespeichert, bis sie gelöscht werden | Aufbewahrungsrichtlinie einstellen und dokumentieren |
| Ist die Antwort richtig? | Keine Gewähr; Microsoft fordert Nutzer zur Prüfung der Antwort auf | Mitarbeitende schulen; keine Entscheidungen über Personen anhand einer Zusammenfassung |
| Lässt sich die Nutzung verantworten? | Protokolliert Interaktionen für Kontrolle und Untersuchung | DSFA, KI-Richtlinie, gegebenenfalls Vereinbarungen mit dem Betriebsrat |
Stand Oktober 2026, auf Grundlage der Microsoft-Dokumentation. Prüfen Sie den aktuellen Text vor Ihrer Entscheidung.
Eine sinnvolle Reihenfolge, auch für eine kleine Organisation ohne eigenes Sicherheitsteam.
Keiner dieser Schritte erfüllt automatisch sämtliche DSGVO-Pflichten einer Organisation. Es ist Arbeit, die Sie selbst leisten und nachweisen können müssen. Zweifeln Sie am Ergebnis Ihrer DSFA, legen Sie es Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einem Juristen vor.
PrivaSearch ersetzt Copilot nicht und löst das Rechteproblem in Ihrer Microsoft-365-Umgebung nicht. Es tut etwas anderes: Es macht einen abgegrenzten Dokumentbestand durchsuchbar, nachdem personenbezogene Daten darin durch Pseudonyme ersetzt wurden und ein Kollege dies geprüft hat.
Sie verbinden eine SharePoint-Bibliothek mit reinem Lesezugriff. Ihre Quellsysteme ändern sich nicht. Innerhalb von PrivaSearch bestimmt die Projektmitgliedschaft, wer was sieht; Administratoren erhalten keinen automatischen Einblick. Darüber hinaus bleibt SharePoint maßgeblich: Bei jeder Anfrage prüft PrivaSearch live, ob der Nutzer das Dokument in SharePoint noch sehen darf. Das geschieht bei Suchen, beim Einsehen, beim Herunterladen und über die Verbindung zu einem KI-Assistenten. Wurden die Rechte entzogen, ist das Dokument auch in PrivaSearch nicht mehr verfügbar. Die einzelnen Schritte stehen auf der Seite So funktioniert PrivaSearch.
Der Unterschied liegt also nicht in der Rechteprüfung, denn diese führt Copilot ebenfalls durch. Er liegt darin, was anschließend geschieht. Ein KI-Assistent, der über PrivaSearch sucht, erhält nur freigegebene, pseudonymisierte Textstellen mit Quellenangabe, niemals die Originaldatei. Diese Verbindung funktioniert mit Claude, ChatGPT Business und Mistral Vibe. Pseudonymisierte Daten bleiben für Ihre Organisation personenbezogene Daten: Es ist eine risikomindernde Maßnahme, keine Befreiung von der DSGVO.
Auch hier bleibt Arbeit für Sie. Die automatische Erkennung übersieht gelegentlich etwas, deshalb ist die menschliche Prüfung verpflichtend. Und was Sie selbst in einen verbundenen Assistenten eingeben, geht direkt an dessen Anbieter. Möchten Sie sehen, wie dies in Ihrer Situation aussieht, fragen Sie eine Demo an.
Nein. Laut Microsoft zeigt Copilot nur Daten an, für die der Nutzer mindestens Leserechte hat, und der Suchindex folgt dieser Grenze. Das Problem liegt auf der anderen Seite: Viele Mitarbeitende dürfen durch alte Freigabelinks und breite Gruppen mehr öffnen, als sie wissen. Copilot findet diese Dokumente. Prüfen Sie deshalb zuerst, wer worauf zugreifen kann.
Microsoft schreibt in seiner Dokumentation, dass Prompts, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten nicht zum Training der zugrunde liegenden Sprachmodelle verwendet werden. Das ist der Stand von Oktober 2026. Vergleichen Sie die Zusage mit den Produktbedingungen und dem Auftragsverarbeitungszusatz Ihres Vertrags und notieren Sie das Datum dieser Prüfung.
Für Kunden in der EU liegt Copilot laut Microsoft innerhalb der EU Data Boundary. Es gibt Ausnahmen. Mit Flex Routing darf das Modell bei Spitzenlast außerhalb dieser Grenze verarbeiten, und Modelle von Anthropic liegen derzeit außerhalb. Beides sind Einstellungen, die ein Administrator prüfen und deaktivieren kann. Kontrollieren Sie sie, bevor Sie Copilot breit einführen.
Das kann kein Produkt für Sie leisten. Die DSFA, die Privacy Company für SURF durchgeführt hat, enthält nach der Aktualisierung vom Mai 2026 weiterhin zwei mittlere Risiken, und SURF empfiehlt Zurückhaltung und eine Abwägung pro Anwendung. Ob Ihre Nutzung zu verantworten ist, hängt von Ihren Rechten, Einstellungen, Daten und Ihrer eigenen DSFA ab.
In vielen Fällen ja. Copilot verarbeitet in großem Umfang Daten über Mitarbeitende und die Personen in Ihren Dokumenten mit einer neuen Technologie. Das sind Merkmale, bei denen eine DSFA schnell verpflichtend wird. Die Untersuchungen von SLM Rijk und SURF sind ein guter Ausgangspunkt, ersetzen aber Ihre eigene Beurteilung nicht. Lassen Sie das Ergebnis durch Ihren Datenschutzbeauftragten prüfen.
Copilot arbeitet in Ihrer gesamten Microsoft-365-Umgebung mit den Rechten des Nutzers und mit den Originaldokumenten. PrivaSearch arbeitet pro Projekt mit Dokumenten, die Sie bewusst hinzugefügt haben, nachdem personenbezogene Daten durch Pseudonyme ersetzt wurden und ein Kollege dies freigegeben hat. Ein verbundener KI-Assistent erhält nur diese Textstellen. Es sind unterschiedliche Werkzeuge für unterschiedliche Fragen.
Je Claude-Tarif: Was mit Ihren Eingaben passiert, wie lange sie bleiben, ob ein Vertrag besteht und wo Ihre Daten gespeichert werden. Stand Oktober 2026.
Was Sie je Datenart vor der Eingabe in einen KI-Chatbot regeln müssen: von Namen und E-Mail-Adressen bis zu Gesundheit, Strafregister und BSN.
Wo eine hochgeladene Datei landet, wie lange sie bleibt, wer Zugriff hat und was Löschen bedeutet. Mit vier Vorgehensweisen für personenbezogene Akten.
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