Technik
Drei Wege zu einem KI-Chatbot für Ihr Unternehmen: Was Sie erhalten, was Verwaltung und Wartung erfordern und welche Datenschutzfragen Sie stellen.
Für die meisten Organisationen ist ein bestehender Assistent mit einem Geschäftsabonnement der erste Schritt. Soll der Chatbot aus Ihrem eigenen Wissen antworten, wählen Sie zwischen einer fertigen Anbieterlösung und Eigenentwicklung. Möchten Sie einen Assistenten Ihre eigenen Dokumente durchsuchen lassen, ohne sie hochzuladen, ist eine Verbindung der dritte Weg.
Der Begriff KI-Chatbot umfasst vieles. Für die einen ist es das Fenster, in das sie eine Frage eingeben, für andere der Helfer auf einer Website und für wieder andere eine Suchhilfe im eigenen Archiv. Dieser Artikel vergleicht die Wege: Was Sie erhalten, was es von Ihrer Organisation verlangt und welche Datenschutzfragen dazugehören.
Hier geht es um die Entscheidung. Die Technik erläutern die verlinkten Artikel. Preise nennen wir nicht. Dies ist eine Erklärung und keine Rechtsberatung. Den Überblick zu Chatbots und personenbezogenen Daten finden Sie unter ChatGPT, Claude, Mistral Vibe und die DSGVO.
Unter jedem KI-Chatbot liegt ein Sprachmodell: Software, die Text vorhersagt. Darum herum liegt ein Produkt. ChatGPT, Claude und Mistral Vibe (früher Le Chat) sind Assistenten: ein Modell mit einem Fenster, einem Gesprächsgedächtnis, Einstellungen und Verbindungen. Was ein Sprachmodell ist und was es sich merkt oder nicht, steht in Was ist ein LLM? Große Sprachmodelle ohne Fachjargon erklärt.
Eine Anwendung ist das, was eine Organisation selbst daraus macht: ein Website-Chatbot oder ein Assistent, der Verträge nachschlägt. Hinzu kommen Ihr eigenes Wissen und Regeln dazu, wer was fragen darf.
Beantworten Sie diese Frage zuerst. Sie bestimmt mehr als die Wahl der Technik.
Ein Chatbot auf Ihrer Website spricht mit Menschen, die Sie nicht kennen und nicht schulen können. Sie geben ein, was sie möchten, auch ihre Beschwerde oder ihre medizinische Situation. Außerdem spricht der Chatbot in Ihrem Namen. Und der Kunde muss wissen, dass auf der anderen Seite kein Mensch sitzt.
Ein interner Assistent arbeitet mit Menschen, die Sie anleiten können. Das Risiko liegt hier auf der anderen Seite: in den Eingaben der Mitarbeitenden. Ein Kollege, der für eine einzige Frage eine Akte hochlädt, sendet die gesamte Akte an den Anbieter. Welche Daten das sein dürfen und welche nicht, steht in Dürfen Sie Kundendaten in ChatGPT, Claude oder Mistral Vibe eingeben?.
| Thema | Chatbot für Kunden | Assistent für Mitarbeitende |
|---|---|---|
| Wer schreibt | Unbekannte ohne Anleitung | Kollegen mit Vereinbarungen und Schulung |
| Welche Daten | Kundeneingaben; manchmal Daten aus Ihrem Kundensystem | Eingaben oder Uploads der Mitarbeitenden |
| Größtes Risiko | Falsche Antwort im Namen Ihrer Organisation; unaufgeforderte sensible Eingaben | Zu viele Daten beim Anbieter; Nutzung über Privatkonten |
| Auf KI hinweisen | Ja, sofern nicht offensichtlich | Mitarbeitende wissen es; halten Sie es in Ihrer Richtlinie fest |
| Was Sie vorab regeln | Hinweis, ein Weg zu einem Menschen, Erklärung zur Verarbeitung der Eingaben | Abonnement, Vertrag, Einstellungen, KI-Richtlinie |
Einen Assistenten, der morgen funktioniert: schreiben, zusammenfassen, übersetzen, Dateien analysieren. Bei einem Geschäftsabonnement erhält die Organisation einen Arbeitsbereich mit Administratoren, und es gelten Geschäftsbedingungen statt Verbraucherbedingungen.
Wenig Technik, aber Organisation. Jemand wählt das Abonnement, schließt den Vertrag, setzt Einstellungen und verwaltet Konten. Der AI Act (KI-Verordnung) verlangt außerdem Maßnahmen zur Unterstützung der KI-Kompetenz Ihres Personals. So steht es seit dem Sommer 2026 in Artikel 4, der ausdrücklich kein festes Niveau pro Mitarbeitendem verlangt. Mehr dazu im Artikel über KI-Kompetenz.
Die Antworten pro Anbieter stehen in ChatGPT-Alternativen für geschäftliche Nutzung: Datenschutz im Vergleich und für die ChatGPT-Abonnements im Artikel dazu, welches Abonnement Sie geschäftlich nutzen dürfen.
Ein Chatbot mit eigenem Wissen arbeitet mit RAG. Anthropic beschreibt RAG in seinem Glossar als eine Technik, die Suche und Generierung verbindet: Bei einer Frage werden zunächst relevante Teile aus einer Wissensdatenbank abgerufen und zusammen mit der Frage an das Modell gesendet. Das Modell muss die Antwort dann nicht aus seinem Training beziehen. Die schrittweise Erklärung steht in RAG erklärt: So lassen Sie KI aus Ihren eigenen Dokumenten antworten.
Der dritte Weg nutzt einen vorhandenen Assistenten und gibt ihm ein Werkzeug. Der Standard dafür ist das Model Context Protocol. Die MCP-Dokumentation nennt es einen offenen Standard, um KI-Anwendungen mit externen Systemen wie Datenquellen und Werkzeugen zu verbinden. Die Quelle bleibt, wo sie ist. Der Assistent stellt eine Suchanfrage und erhält eine Antwort statt einer Datei. Die Erklärung steht in Was ist ein MCP-Server?.
Sie erhalten das den Mitarbeitenden vertraute Fenster mit Zugriff auf eine von Ihnen verwaltete Quelle. Es braucht jemanden, der die Verbindung verwaltet: Welche Assistenten dürfen sich verbinden, im Namen welchen Nutzers und mit welchen Rechten? Und es braucht eine gut gepflegte Quelle.
| Weg | Was Sie erhalten | Was es verlangt | Datenschutz: Worauf Sie achten |
|---|---|---|---|
| Bestehender Assistent mit Geschäftsabonnement | Ein allgemeiner, sofort nutzbarer Assistent mit Verwaltung für die Organisation | Abonnement wählen, Vertrag schließen, Einstellungen setzen, Vereinbarungen und Schulung für Mitarbeitende | Training mit Eingaben, Vertrag, Datenstandort und vor allem Mitarbeitereingaben |
| Gekaufter Chatbot mit eigenem Wissen | Antworten aus Ihren eigenen Texten innerhalb von Wochen, mit Verwaltungsansicht | Richtige und gepflegte Inhalte, Tests, ein Ansprechpartner für den Anbieter | Kette von Auftragsverarbeitern, Inhalt der Wissensdatenbank, Aufbewahrung von Fragen |
| Selbst entwickelter Chatbot mit eigenem Wissen | Vollständige Kontrolle über Quelle, Suchschritt, Rechte und Protokolle | Entwickler, Hosting, Sicherheit und dauerhafte Wartung | Rechte pro Nutzer, Betriebsort des Modells, Inhalt des Index |
| Mit Ihren Dokumenten verbundener Assistent | Das vertraute Fenster mit Zugriff auf eine von Ihnen verwaltete Quelle | Verwaltung der Verbindung und eine gut gepflegte Quelle | Was die Quelle zurückgibt, in wessen Namen und dass die Antwort beim Assistentenanbieter landet |
Artikel 50 des AI Act betrifft Systeme, die direkt mit Menschen kommunizieren. Absatz 1 verpflichtet den Anbieter, ein solches System so zu gestalten, dass Menschen darüber informiert werden, dass sie mit einem KI-System zu tun haben. Das ist nicht erforderlich, wenn es für eine angemessen informierte und aufmerksame Person offensichtlich ist. Die Information muss klar sein und spätestens beim ersten Kontakt erfolgen, besagt Absatz 5.
Nach dem Zeitplan der Europäischen Kommission gelten die Transparenzregeln aus Artikel 50 seit dem 2. August 2026. Nur die Pflicht zur maschinenlesbaren Kennzeichnung erzeugter Inhalte hat für bestehende Systeme eine Übergangsfrist bis zum 2. Dezember 2026. Der vollständige Zeitplan steht in Der AI Act im Herbst 2026.
Das Gesetz legt die Pflicht dem Anbieter auf: Wer ein KI-System entwickelt oder entwickeln lässt und unter eigenem Namen in Betrieb nimmt. Kaufen Sie einen Chatbot von einem Lieferanten, ist dieser grundsätzlich der Anbieter und Sie nutzen das System. Entwickeln Sie selbst und setzen den Chatbot unter eigenem Namen ein, kann diese Rolle bei Ihnen liegen. Wo die Grenze in Ihrem Fall verläuft, ist eine Frage für einen Juristen.
Praktisch macht das wenig Unterschied: Aktivieren Sie den Hinweis oben im Fenster. Die Kommission arbeitet an Leitlinien zur Erläuterung von Artikel 50; auf ihrer Seite zur Transparenz von KI-Inhalten steht ein Entwurf vom 8. Mai 2026. Eine endgültige Fassung haben wir dort am 13. Oktober 2026 nicht gesehen.
Die DSGVO gilt, sobald der Chatbot personenbezogene Daten verarbeitet, und das tut er fast immer.
PrivaSearch gehört zum dritten Weg und ist für Mitarbeitende bestimmt, nicht für einen Chatbot auf Ihrer Website. Es ist die Quelle, in der ein Assistent suchen darf, mit einem Unterschied gegenüber einer gewöhnlichen Verbindung: Die personenbezogenen Daten wurden bereits entfernt, bevor der Assistent etwas sieht.
Dokumente werden innerhalb von PrivaSearch analysiert, ohne externen KI-Anbieter. Erkannte Namen, Adressen, BSNs (niederländische Bürgerservicenummern) und andere Daten werden durch Pseudonyme ersetzt, die innerhalb eines Projekts gleich bleiben. Ein Kollege prüft das Ergebnis neben dem Original und gibt es frei. Bis zu dieser Freigabe ist ein Dokument nicht durchsuchbar. Siehe So funktioniert PrivaSearch.
Die Verbindung nutzt den offenen MCP-Standard und funktioniert mit Claude, ChatGPT Business und Mistral Vibe. Der Assistent erhält pro Suchanfrage eine begrenzte Zahl freigegebener, pseudonymisierter Textstellen mit kurzer Quellenangabe und keine Dateien. Jeder Aufruf wird auf die Rechte des Nutzers geprüft und protokolliert. Was der Assistent erhält, wird Teil des Gesprächs beim Anbieter; Ihre eigenen Eingaben gehen direkt dorthin. Ein geschäftliches Konto mit Auftragsverarbeitungsvertrag bleibt deshalb erforderlich, und Namen geben Sie nicht in die Frage ein.
Möchten Sie keinen externen Assistenten, suchen Sie in PrivaSearch selbst. Pseudonymisieren ist kein Anonymisieren: Für Ihre eigene Organisation bleiben es personenbezogene Daten, Verzeichnis und DSFA bleiben deshalb Ihre Aufgabe. Den Hintergrund finden Sie unter Die Risiken von KI für Ihre Akten.
Möchten Sie sehen, wie ein Assistent eine Frage zu einer Akte beantwortet, ohne die Akte zu erhalten, fragen Sie eine Demo an.
Ein KI-Chatbot ist ein Programm, mit dem Sie in gewöhnlicher Sprache sprechen können und dessen Antworten ein Sprachmodell erzeugt. Bekannte Beispiele sind ChatGPT, Claude und Mistral Vibe. Eine Organisation kann einen solchen Assistenten nutzen oder eine eigene Anwendung darum entwickeln, die aus eigenen Texten antwortet. Das Modell sagt Text vorher und kann Fehler machen; prüfen Sie Antworten, von denen etwas abhängt.
Ja. Mit der Programmierschnittstelle eines Modellentwicklers und einem Suchschritt über Ihre eigenen Texte entsteht schnell ein Prototyp. Die Arbeit liegt danach: Rechte pro Nutzer, Sicherheit, Pflege der Quelle und Messung der Qualität. Haben Sie keine Entwickler, die dies dauerhaft übernehmen, ist Kaufen oder Verbinden meist sinnvoller.
Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzregeln aus Artikel 50 des AI Act. Ein direkt mit Menschen kommunizierendes System muss so gestaltet sein, dass sie wissen, dass sie es mit KI zu tun haben, sofern das für eine angemessen aufmerksame Person nicht offensichtlich ist. Die Information muss spätestens beim ersten Kontakt vorliegen. Setzen Sie den Hinweis deshalb oben ins Fenster.
Im Alltag überschneiden sich die Begriffe. Mit Chatbot ist häufig das Fenster auf einer Website gemeint, das Kunden zu einem abgegrenzten Thema betreut. Ein Assistent ist breiter angelegt: eine Hilfe für Mitarbeitende, die schreibt, zusammenfasst und sucht und über Verbindungen auch Werkzeuge nutzen kann. Für Datenschutzfragen zählt vor allem, wer damit spricht und welche Daten eingegeben werden.
Das ist möglich, wenn Sie es geregelt haben. Sie benötigen eine Rechtsgrundlage, einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter, einen Text, der Kunden über den Umgang mit ihren Eingaben informiert, und einen Eintrag im Verzeichnis. Verarbeiten Sie nicht mehr, als für die Frage nötig ist. Lassen Sie einen Chatbot keine erheblich beeinträchtigende Entscheidung über jemanden ohne menschliche Aufsicht treffen.
Sorgen Sie dafür, dass der Assistent nur die für die Frage nötige Textstelle statt der Dateien erhält und die Verbindung mit den Rechten des Nutzers arbeitet. Entfernen Sie personenbezogene Daten soweit möglich vorab und lassen Sie das prüfen. Nutzen Sie ein geschäftliches Konto mit Auftragsverarbeitungsvertrag, beschränken Sie den Assistenten auf Lesezugriff und protokollieren Sie jeden Aufruf.
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