Welche Maßnahmen tatsächlich eingebaut sind.

Zugang

• Passwort plus verpflichtende Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP) für alle Nutzenden, ohne Ausnahme.
• Ein neues Gerät wird mit einem Code per E-Mail bestätigt und bleibt danach dreißig Tage vertrauenswürdig; Nutzende und Administratoren können Geräte widerrufen und sich überall abmelden.
• Versuche zum Anmelden, Verifizieren und Bestätigen eines Geräts sind pro Route begrenzt.
• Ohne gültige Schulung zur KI-Kompetenz öffnet sich der Arbeitsbereich nicht, und auch die Verbindung mit einem KI-Assistenten wird verweigert.

Trennung und Rechte

• Jede Organisation hat eine eigene Datenbank und eine eigene Adresse. Konten, Sitzungen, vertrauenswürdige Geräte, Verbindungen mit KI-Assistenten, Dokumente und das Aktivitätsprotokoll liegen in dieser Datenbank; eine Sitzung oder eine Verbindung der einen Organisation existiert unter der Adresse der anderen nicht.
• Die Datenbanken der Organisationen liegen auf demselben Datenbankserver und werden mit demselben Datenbankkonto angesprochen. Es ist eine Trennung pro Datenbank, kein eigener Server pro Kunde.
• Innerhalb einer Organisation bestimmt die Projektmitgliedschaft, wer was sieht, mit den Rollen Leser, Bearbeiter und Projektverwalter. Administratoren erhalten keinen automatischen Einblick in Dokumente.
• Fail-closed: Fehlt eine Mitgliedschaft, eine Identität oder ein Recht, oder ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, dann gibt es keinen Zugriff und keine Verarbeitung. Verweigerter Zugriff wird im Aktivitätsprotokoll festgehalten.
• Bei Dokumenten aus SharePoint wird bei jeder Auslieferung live unter der Microsoft-Identität der Nutzenden geprüft, ob sie das Dokument dort noch sehen dürfen.
• Wir verwalten die Plattform aus einer separaten Verwaltungsumgebung mit eigenen Konten, getrennt von den Konten der Organisationen. Ein Konto einer Organisation kann sich dort nicht anmelden, und ein Konto der Verwaltungsumgebung kann sich nicht in einem Arbeitsbereich anmelden. Die Anmeldung in der Verwaltungsumgebung erfordert ein Passwort und einen Authenticator oder einen Passkey; auf einem neuen Gerät kommt ein Code per E-Mail hinzu.
• Aus der Verwaltungsumgebung können wir eine Organisation anlegen, vorübergehend sperren und löschen. Während einer Sperre kann sich niemand in ihrem Arbeitsbereich anmelden und keine Verbindung funktioniert; ihre Daten bleiben erhalten und sind nach Aufhebung der Sperre wieder erreichbar.
• Von dem, was eine Organisation in PrivaSearch gespeichert hat, zeigt die Verwaltungsumgebung nur Anzahlen, Status und Zeitpunkte: wie viele Projekte, Dokumente, Konten und Verbindungen es gibt, wie viel Speicher sie nutzt und wann zuletzt eine Anmeldung, ein Upload und eine Synchronisierung stattfand. Sie zeigt keine Namen von Projekten, Ordnern oder Dokumenten, keinen Text aus einem Dokument, keine Pseudonyme und keine Einträge aus dem Aktivitätsprotokoll der Organisation.
• Die eine Ausnahme sind die Konten: Wir können von einer Organisation den Namen, die E-Mail-Adresse, die Rolle und den Status jedes Kontos sehen, ein Konto sperren oder entsperren und eine offene Einladung erneut senden. Jedes Öffnen dieser Liste und jede dieser Handlungen wird in einem Protokoll der Plattformverwaltung festgehalten. Eine Sperre, eine Entsperrung und eine Einladung stehen auch im Aktivitätsprotokoll der Organisation, im Namen der Plattformverwaltung.
• Wir können aus der Verwaltungsumgebung im Arbeitsbereich einer Organisation mitlesen, als das Supportkonto Plattformverwaltung. Das erfordert jedes Mal das Passwort des Plattformadministrators und einen Grund aus einer festen Liste; Beginn, Grund und Ende werden in einem Protokoll der Plattformverwaltung festgehalten.
• Mitlesen ist schreibgeschützt und dauert höchstens eine Stunde: Jede Änderung wird verweigert, und nach sechzig Minuten endet die Sitzung von selbst. Solange sie läuft, steht oben auf jedem Bildschirm des Arbeitsbereichs eine Leiste, die anzeigt, dass die Plattformverwaltung mitliest.
• Das Supportkonto sieht, was ein Administrator der Organisation sieht, der in keinem Projekt Mitglied ist, etwa die Konten, das Aktivitätsprotokoll und die Einstellungen. Es kann kein Dokument, kein Original und keinen extrahierten Text öffnen, nicht suchen und kein Pseudonym auflösen.
• Ein Versuch des Supportkontos, der verweigert wird, steht im Aktivitätsprotokoll der Organisation, im Namen der Plattformverwaltung. Beginn und Ende des Mitlesens stehen dort nicht; sie stehen im Protokoll der Plattformverwaltung.
• Das Supportkonto ist kein Konto der Organisation: Es steht nicht in ihrer Benutzerliste, wird nirgends mitgezählt und kann sich nicht mit einem Passwort, einem Authenticator oder einem Passkey anmelden. Als Nutzer einer Organisation können wir uns nicht anmelden.

Daten und Pseudonymisierung

• Originaldokumente liegen in privatem Objektspeicher ohne öffentlichen Zugriff. Alle Organisationen teilen diesen Speicher; jede Organisation hat darin ein eigenes Pfadpräfix, und die Anwendung verweigert einen Pfad außerhalb davon.
• Die Verschlüsselung gespeicherter Dateien ist eine Eigenschaft des Speichers, auf dem die Anwendung läuft: Die Anwendung verschlüsselt Originale nicht selbst. Eine Konfigurationsprüfung in der Anwendung prüft die Einstellung dieses Speichers; Speicher auf der Festplatte des Servers selbst lehnt sie für die Produktion ab.
• Personenbezogene Daten werden vor der Indexierung durch Pseudonyme ersetzt. Nichts ist durchsuchbar, bevor Mitarbeitende den pseudonymisierten Text geprüft und ausdrücklich freigegeben haben.
• Die Verknüpfung zwischen Pseudonym und Person liegt verschlüsselt in einem separaten Tresor. Ein einzelnes Pseudonym aufzulösen ist nur innerhalb von PrivaSearch möglich, erfordert Schreibrecht für das Projekt und wird protokolliert.
• Jedes Mitglied eines Projekts kann das Original eines Dokuments öffnen, auch mit der Rolle Leser. Die Rolle Leser beschränkt, was jemand ändern darf, nicht, was er einsehen kann. Jeder Download eines Originals wird protokolliert.
• Jedes Mitglied eines Projekts kann den extrahierten Text eines Dokuments lesen, das auf die Datenschutzprüfung wartet, auch mit der Rolle Leser. Das ist der Text des Originals, vor der Pseudonymisierung. Jede Einsicht in diesen Text wird protokolliert.
• Die Schlüssel für den Tresor und für die verschlüsselten Felder in der Datenbank werden pro Organisation von einem Hauptschlüssel abgeleitet. Die Hauptschlüssel selbst sind für alle Organisationen dieselben.
• Das Aktivitätsprotokoll enthält, wer wann was getan hat, einschließlich Verweigerungen — aber keine Dokumentinhalte und keine Suchanfragen. Jede Organisation hat ein eigenes Aktivitätsprotokoll, in ihrer eigenen Datenbank.
• Jeder Eintrag im Aktivitätsprotokoll ist über einen Hash mit dem vorherigen Eintrag verkettet; eine regelmäßige Prüfung rechnet die Kette nach.

Verbindungen

• Die Verbindung mit SharePoint ist schreibgeschützt: Es gibt keine Schreibbefehle in Richtung SharePoint.
• Ein KI-Assistent verbindet sich über OAuth 2.1 mit PKCE unter der eigenen Adresse der Organisation: Der Assistent registriert sich selbst, und die Nutzenden genehmigen die Verbindung. Es gibt keine separaten Zugangscodes. Der Assistent erhält ausschließlich freigegebene, pseudonymisierte Textstellen und nie Dateien, Dateinamen oder Pseudonym-Zuordnungen. Zugriffstoken laufen nach acht Stunden ab und sind pro Nutzer widerrufbar; sie werden für alle Organisationen mit demselben Schlüsselpaar ausgegeben, und ein Token einer anderen Organisation wird abgelehnt, weil es dort nicht existiert.
• Website und Anwendung laufen unter einer strikten Sicherheitsrichtlinie für Skripte und Stile (Content Security Policy).

Aufbewahren und Löschen

Pro Projekt gilt eine Aufbewahrungsfrist. Läuft sie ab, sperrt PrivaSearch den Zugriff und löscht die Originale, Suchfragmente und Pseudonyme — es sei denn, eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht (Legal Hold) ist festgelegt. Die Fristen je Datenart stehen auf der Seite Aufbewahrungsfristen.

Eine Schwachstelle oder einen Vorfall melden

Wenn Sie eine Schwachstelle finden, schreiben Sie an security@privasearch.ai mit einer Beschreibung und den Schritten, um sie nachzuvollziehen. Wir bestätigen den Eingang und halten Sie über die Behebung auf dem Laufenden. Wir bitten um zwei Dinge: Testen Sie nur mit Ihrem eigenen Konto und nicht mit Daten anderer, und machen Sie die Schwachstelle nicht öffentlich, bevor sie behoben ist. Sind Sie Kunde und vermuten Sie eine Datenpanne in Ihrer Umgebung, melden Sie sie über dieselbe Adresse; wir liefern die Informationen, die Sie für Ihre eigene Beurteilung benötigen und für eine etwaige Meldung innerhalb von 72 Stunden (Art. 33 DSGVO).

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