Für Mitarbeitende
Beides zu Recht. Diese Seite hilft Ihnen, das Gespräch zu führen: mit einem Video, das Sie weiterleiten können, Antworten auf die Einwände, die Sie hören werden, einer Mail, die Sie direkt verschicken können, und einem Vorschlag, zu dem man schwer Nein sagen kann.
Beginnen Sie bei der Situation
Das Gespräch verläuft anders, wenn Kollegen KI schon nutzen, als wenn es noch niemand tut. In beiden Fällen ist die Botschaft dieselbe: lieber gut geregelt als heimlich.
Dann passiert es jetzt schon, nur ohne Absprachen und ohne Überblick: auf privaten Konten, mit Dokumenten, bei denen niemand weiß, wo sie landen. Ein Verbot hilft nicht; es macht die Nutzung nur unsichtbar.
Was Sie sagen können: „Wir nutzen es ohnehin schon. Regeln wir es so, dass wir wissen, was passiert, und dass Mandantendaten dort nicht landen.“
Dann ist noch nichts schiefgegangen, und das ist eine gute Ausgangslage. Aber die Frage kommt trotzdem: von neuen Kollegen, von Mandanten, die schneller eine Antwort erwarten, von Wettbewerbern, die schon weiter sind.
Was Sie sagen können: „Richten wir es von Anfang an richtig ein, statt später den Ereignissen hinterherzulaufen.“
Die Chancen
Machen Sie keine Versprechen, die Sie nicht halten können; nennen Sie die Arbeit, die Sie jetzt tun und die schneller gehen kann. Diese Beispiele erkennt fast jede Organisation, die mit Akten arbeitet.
„Wie lang ist die Kündigungsfrist?“ „Wann wurde das besprochen?“ Eine Frage, eine Antwort mit der Textstelle und der Seite dazu, statt zehn PDFs zu öffnen.
Über die Verbindung mit Ihrem KI-Assistenten lassen Sie Textstellen aus verschiedenen Dokumenten nebeneinanderstellen oder zusammenfassen, auf pseudonymisiertem Text und mit Quellenangabe, sodass Sie alles nachprüfen können.
Ein Mandant ruft mit einer Frage zu seiner Akte an. Sie haben die Antwort, während er noch am Telefon ist, mit der Quelle dazu, statt „Ich rufe Sie zurück“.
Neue Kollegen finden selbst wieder, was in einer Akte vereinbart wurde. Wer im Urlaub ist, muss nicht angerufen werden.
Eine Klausel auf Seite 37 oder eine Absprache in einem alten Brief: Die Suche nach Bedeutung findet auch, was Sie mit Strg+F nicht gefunden hätten.
Die Einwände
Nehmen Sie die Sorgen ernst: Sie sind meistens berechtigt, bei gewöhnlichen KI-Chatbots. Der Unterschied liegt darin, wie PrivaSearch es einrichtet.
„Ist das überhaupt mit der DSGVO vereinbar?“
Namen, BSN (niederländische Bürgerservicenummern), Adressen und andere personenbezogene Daten werden innerhalb von PrivaSearch durch Pseudonyme ersetzt, bevor eine KI ins Spiel kommt. Ein Kollege prüft das und gibt es frei. Originale liegen in einem Rechenzentrum in der EU. Und den Auftragsverarbeitungsvertrag, den Eintrag für das Verarbeitungsverzeichnis und eine DSFA-Vorlage bekommen Sie mit. So funktioniert es genau.
„Was passiert mit den Daten unserer Mandanten?“
Die bleiben in der EU. Ein KI-Assistent erhält nur einzelne, freigegebene Textstellen, in denen die personenbezogenen Daten bereits ersetzt sind, nie die Datei selbst. Wer was sehen darf, regeln Sie pro Projekt, und jede Suchanfrage steht im Aktivitätsprotokoll.
„Wir wissen zu wenig darüber.“
Das ist auch nicht nötig. Eine kurze KI-Schulung ist enthalten, mit regelmäßiger Wiederholung. Die verlangt der AI Act (KI-Verordnung) der EU seit Februar 2025 ohnehin von Organisationen, die KI einsetzen. Eine KI-Richtlinie für Ihre Organisation erstellt PrivaSearch aus einem einzigen Formular. Und Sie fangen klein an.
„Das fühlt sich wie ein Risiko an.“
Das größte Risiko ist KI, die schon da ist, ohne dass jemand es sieht. Mit PrivaSearch sehen Sie, wer was tut, bestimmen pro Projekt, wer Zugang hat, und entziehen Rechte auf einen Schlag. Die KI sucht und zitiert, mit Quellenangabe; die Entscheidung bleibt Menschensache.
„Diese KI erfindet Dinge.“
Deshalb gibt PrivaSearch Textstellen aus Ihren eigenen Dokumenten zurück, mit Dokument und Seite dazu. Sie prüfen jede Antwort in der Quelle, statt darauf zu vertrauen, was ein Chatbot aus seinem Gedächtnis holt.
„Enterprise-KI ist für uns viel zu teuer.“
Stimmt, und das muss sie auch nicht sein. PrivaSearch ist für kleinere Organisationen gemacht: ein Preis pro Organisation statt pro Nutzer, ohne Enterprise-Vertrag: 175 € pro Monat bis 10 Mitarbeitende und 350 € bis 25. So funktioniert der Preis.
Schicken Sie diese Mail
Passen Sie die Namen an und schicken Sie sie an Ihre Führungskraft. Kurz, sachlich und mit einem Vorschlag, an dem kein Risiko hängt.
An [Name der Führungskraft] Betreff KI nutzen, sicher und im Einklang mit der DSGVO
Guten Tag [Name], Ich merke, dass ich viel Zeit mit der Suche in Akten und Dokumenten verbringe. KI kann dabei wirklich helfen, aber ich verstehe, dass Sie sich Sorgen um die DSGVO und um die Daten unserer Mandanten machen. Die mache ich mir auch: eine Akte in ChatGPT, Claude oder Mistral Vibe hochzuladen, ist keine gute Idee. Ich bin auf PrivaSearch gestoßen. Es ersetzt Namen, BSN (niederländische Bürgerservicenummern) und Adressen durch Pseudonyme, bevor eine KI ins Spiel kommt, ein Kollege prüft das vorher, und die Originale bleiben in der EU. Dazu gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, eine DSFA-Vorlage und eine kurze KI-Schulung für alle. Mein Vorschlag: 1. Eine Demo von zwanzig Minuten, mit fiktiven Akten aus unserer Branche. 2. Klein anfangen: ein Projekt, ein paar Kollegen. 3. Danach gemeinsam auswerten, und erst dann entscheiden. Hier steht, wie es funktioniert, mit einem kurzen Video: https://privasearch.ai/de/arbeitgeber-ueberzeugen Wollen wir uns dafür eine halbe Stunde nehmen? Viele Grüße [Ihr Name]
Der Vorschlag
Häufige Fragen
Das hängt von den Absprachen in Ihrer Organisation ab. Gibt es keine, dann geben Sie jedenfalls keine personenbezogenen Daten oder vertraulichen Unterlagen in einen öffentlichen KI-Chatbot ein. Laut der Autoriteit Persoonsgegevens, der niederländischen Datenschutzaufsichtsbehörde, kann das eine meldepflichtige Datenpanne sein. Gerade deshalb ist es gut, das Gespräch zu suchen.
Meistens die Geschäftsleitung oder eine Führungskraft, gemeinsam mit dem Datenschutzbeauftragten oder der für Datenschutz verantwortlichen Person, falls es sie gibt. Schicken Sie beiden den Link; die Seite ChatGPT, Claude, Mistral Vibe und die DSGVO ist für alle geschrieben, die die Datenschutzseite durchdringen wollen.
Fragen Sie, wo genau die Sorge liegt und ob eine Demo mit fiktiven Akten sie ausräumen kann. Ein Nein zu unkontrollierten KI-Chatbots ist berechtigt; ein Nein zu einem eingerichteten, kontrollierten Weg ist oft ein Nein aus Unkenntnis.
Nein. PrivaSearch ist ein Cloud-Dienst: Hosting, Updates und Sicherheit werden für Sie geregelt. Arbeiten Sie mit SharePoint, dann kann PrivaSearch dort mit reinem Lesezugriff angebunden werden.
Nein. Suchen geht vollständig in PrivaSearch selbst. Wenn Sie aus Ihrem KI-Assistenten heraus arbeiten möchten, nutzen Sie für die Verbindung ein geschäftliches Konto mit Auftragsverarbeitungsvertrag.
Nach einer Demo und einer Zusage richten wir Ihre Umgebung in Tagen ein: Organisation, Projekte, Rollen, KI-Richtlinie und die Schulung. Danach kann das erste Projekt starten.
Ein Preis pro Organisation und Monat, nicht pro Nutzer: 175 € bis 10 Mitarbeitende, 350 € bis 25, darüber auf Anfrage. Sehen Sie, wie sich der Preis zusammensetzt.
Wir zeigen es mit fiktiven Akten aus Ihrer Branche: Upload, Erkennung, Prüfung, Suche und die Verbindung mit Ihrem KI-Assistenten. Danach wissen Sie genau, was Ihr Team sicher nutzen kann.
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