Regeln
Wann Sie für einen KI-Chatbot oder eine KI-Suche eine DSFA durchführen müssen, was sie enthalten muss und wie Sie in sieben Schritten vorgehen.
Eine DSFA ist Pflicht, wenn die Nutzung des KI-Tools voraussichtlich ein hohes Risiko für Rechte und Freiheiten der Menschen in Ihren Akten birgt. Das gilt jedenfalls bei umfangreicher Verarbeitung besonderer Datenkategorien oder wenn das Tool Menschen bewertet und Entscheidungen folgen. In anderen Fällen prüfen Sie neun Kriterien.
Die Pflicht steht in Art. 35 DSGVO. Das Gesetz nennt die DSFA Datenschutz-Folgenabschätzung. Absatz 1 nennt ausdrücklich Verarbeitung „bei Verwendung neuer Technologien“ und verlangt die Beurteilung vor der Verarbeitung. Die Autoriteit Persoonsgegevens (AP) bietet auf ihrer DSFA-Seite drei Hilfsmittel zur Pflichtprüfung: Gesetz, eigene Liste und neun Kriterien der europäischen Aufsichtsbehörden.
Art. 35 Abs. 3 nennt drei Fälle, in denen eine DSFA jedenfalls nötig ist:
Für ein KI-Tool im Büro sind die ersten beiden relevant. Eine Gesundheitspraxis, die Patientenakten durchsuchbar macht, verarbeitet Gesundheitsdaten. Eine Personalabteilung, die Bewerber vom Modell ordnen lässt, bewertet Menschen.
Die AP hat nach Art. 35 Abs. 4 eine Liste DSFA-pflichtiger Verarbeitungen festgelegt. Der Beschluss stammt vom 19. November 2019 und gilt seit dem 27. November 2019. Die Liste umfasst siebzehn Arten, von verdeckten Untersuchungen und schwarzen Listen bis zu Kameraüberwachung und biometrischen Daten.
Künstliche Intelligenz steht nicht als eigene Art darauf. Das bedeutet nicht, dass KI ausgenommen ist. Die Liste beschreibt, was Sie mit Daten tun, nicht mit welcher Technik. Bei einem KI-Tool begegnen Ihnen am ehesten:
Die AP schreibt, die Liste sei nicht abschließend. Steht Ihre Verarbeitung nicht darauf, beurteilen Sie selbst, ob das Risiko hoch ist. Ad hoc oder gelegentlich erfolgende Verarbeitung zählt laut AP nicht als systematisch.
Die neun Kriterien stammen aus den WP248-Leitlinien der europäischen Aufsichtsbehörden, verabschiedet am 4. April 2017 und zuletzt überarbeitet am 4. Oktober 2017. Die AP verwendet die Faustregel, bei zwei oder mehr Kriterien eine DSFA durchzuführen. Die Leitlinien selbst sagen, dies gelte „in den meisten Fällen“; manchmal genügt ein Kriterium.
Die Tabelle überträgt die Kriterien auf einen KI-Chatbot oder eine KI-Suche in Akten.
| Kriterium | Wann es bei einem KI-Tool relevant ist |
|---|---|
| 1. Bewertung oder Einstufung | Wenn das Tool Menschen bewertet oder ordnet: Bewerber, Mandanten, Schüler. Nicht bei bloßer Suche nach Dokumenttextstellen. |
| 2. Automatisierte Entscheidung mit Rechtswirkung | Wenn das Ergebnis ohne menschliches Eingreifen zu einer erheblichen Entscheidung wie einer Ablehnung führt. |
| 3. Systematische Überwachung | Wenn Sie die Toolnutzung durch Mitarbeitende systematisch verfolgen oder Verhalten damit beobachten. |
| 4. Sensible Daten | Wenn Akten Gesundheits-, Straf-, Finanzdaten oder andere höchstpersönliche Daten enthalten. Bei Gesundheit, Rechtsarbeit und HR nahezu immer. |
| 5. Datenverarbeitung in großem Umfang | Wenn Sie ein ganzes Archiv oder sämtliche Abteilungsakten statt eines Dokuments erschließen. |
| 6. Abgleich oder Zusammenführung von Datensätzen | Wenn das Tool für verschiedene Zwecke angelegte Quellen auf unerwartete Weise kombiniert. |
| 7. Schutzbedürftige Betroffene | Wenn Akten Arbeitnehmer, Patienten, Kinder oder andere in ungleichem Verhältnis zur Organisation betreffen. |
| 8. Innovative Nutzung neuer Technologie | Bei generativer KI in der Regel ja: Die Technikfolgen sind noch nicht vollständig bekannt. |
| 9. Verhinderung eines Rechts, Diensts oder Vertrags | Wenn das Ergebnis bestimmt, ob jemand einen Dienst erhält oder einen Vertrag schließen kann. |
Ein fiktives Beispiel: Die Beratung Lindehof möchte Mitarbeitende mit einem KI-Assistenten alle Personalakten ihrer Mandanten durchsuchen lassen. Die Akten enthalten Fehlzeitendaten (Kriterium 4), das ganze Archiv wird erfasst (Kriterium 5), die Betroffenen sind Arbeitnehmer (Kriterium 7) und die Technik ist neu (Kriterium 8). Das sind vier. Eine DSFA ist hier nötig.
Ein weiteres fiktives Beispiel: Ein Mitarbeiter lässt den Ton eines Newsletters ohne personenbezogene Daten verbessern. Kein Kriterium trifft zu, und es liegt keine personenbezogene Verarbeitung vor, für die eine DSFA infrage kommt.
Dokumentieren Sie warum. Die AP ist ausdrücklich: Auch wer kein oder nur ein Kriterium erfüllt, muss gut begründen können, warum er keine DSFA durchführt. Das gehört zur Rechenschaftspflicht. Eine halbe Seite mit Prüfung der neun Kriterien, Datum und Namen reicht und ist deutlich besser als nichts.
Die AP arbeitet zudem an einer Liste nicht DSFA-pflichtiger Verarbeitungen. Sie bat im Juni 2026 um Reaktionen auf einen Entwurf, unter anderem für KMU und Selbstständige. Die Konsultation ist abgeschlossen. Die Liste gilt erst nach Stellungnahme der europäischen Aufsichtsbehörden und Veröffentlichung durch die AP im niederländischen Staatsanzeiger. Bis dahin können Sie sich nicht darauf berufen.
Sie dürfen die Methode selbst wählen, solange die vier Elemente aus Art. 35 Abs. 7 enthalten sind.
Das Gesetz schreibt kein KI-Kapitel vor. Diese Punkte gehören zur ehrlichen Beschreibung, weil dort die Risiken liegen:
Die AP verlangt ausdrücklich Aufmerksamkeit für das, was nach Maßnahmen bleibt. Beschreiben Sie nicht vollständig vermeidbare hohe Risiken, Situationen, Wahrscheinlichkeit und möglichen Schaden. Diese Einschätzung entscheidet, ob Sie fortfahren dürfen oder zuerst zur AP müssen.
Beginnen Sie laut AP in der Entwurfsphase, auch ohne vollständige Details. Späterer Anpassungsbedarf ist kein Grund zum Aufschieben.
Eine DSFA ist keine einmalige Aufgabe. Art. 35 Abs. 11 verlangt jedenfalls bei geändertem Risiko eine Prüfung. Bei KI passiert das oft: neue Anbieterbedingungen, eine Verbindung zu einer neuen Quelle oder anderer Nutzungszweck. Die AP empfiehlt auch ohne Änderung regelmäßige Wiederholung, etwa alle drei Jahre.
Wenn die DSFA ein weiterhin hohes Risiko zeigt und Sie keine begrenzenden Maßnahmen finden. Art. 36 nennt dies vorherige Konsultation. Die AP erklärt das Verfahren: Antragsformular ausfüllen, DSFA und gegebenenfalls Rat des Datenschutzbeauftragten beifügen.
Drei Dinge sollten Sie wissen:
Die Konsultation betrifft Restrisiken. Die AP beurteilt dabei nicht Ihre Wahl der Rechtsgrundlage. Können Maßnahmen das Risiko senken, müssen Sie keine Konsultation beantragen.
Was bei dennoch eingegebenen Daten schiefgeht und wann es eine Datenpanne ist, erklärt Datenpanne durch einen KI-Chatbot. Den Überblick bietet ChatGPT, Claude, Mistral Vibe und die DSGVO.
PrivaSearch erstellt eine DSFA-Vorlage. Laut DSGVO und EU AI Act enthält sie eine Pflichtprüfung anhand der neun WP248-Kriterien, Risikoanalyse mit Brutto- und Nettowert je Risiko, Maßnahmen und Schlussfolgerung zum Restrisiko. Sie ist kein abschließendes Rechtsurteil: Prüfung durch Juristen oder Datenschutzbeauftragten ist nötig.
Das Dokument entsteht aus einem Formular, deterministisch und ohne Sprachmodell. Der Inhalt folgt der tatsächlichen Einrichtung Ihrer Umgebung, sodass keine inaktive Maßnahme genannt wird. Daneben erstellt Ihre Umgebung KI-Richtlinie, Verzeichniseintrag und ausformulierte Rechtsgrundlage mit Interessenabwägung.
Die DSFA-Maßnahmen stehen auf so funktioniert PrivaSearch: Personenbezogene Daten werden intern erkannt und pseudonymisiert, ein Kollege gibt vor der Durchsuchbarkeit frei, Zugang gilt je Projekt und Handlungen werden protokolliert. Beteiligte Parteien stehen in der Übersicht der Unterauftragsverarbeiter.
Was Ihre Aufgabe bleibt, sagen wir offen. Automatische Erkennung ist nie vollständig; deshalb ist menschliche Prüfung Pflicht. Übriges Verarbeitungsverzeichnis, Rat Ihres Datenschutzbeauftragten und formelle Feststellung erledigen Sie selbst. Es sind Ausgangsdokumente, keine Rechtsberatung. Möchten Sie die Vorlage sehen, fragen Sie eine Demo an.
Das hängt von der Nutzung ab, nicht vom Produkt. Verarbeiten Sie umfangreich Gesundheits- oder andere sensible Daten oder bewertet das Tool Menschen, ist eine DSFA Pflicht. Sonst prüfen Sie neun europäische Kriterien. Die Faustregel der Autoriteit Persoonsgegevens lautet: Bei zwei oder mehr führen Sie eine DSFA durch.
Nein, nicht gesondert. Die Liste von 2019 nennt siebzehn Arten, etwa umfangreiche Gesundheitsdatenverarbeitung, Profiling und Arbeitnehmerkontrolle. Ein KI-Tool kann darunterfallen, weil die Liste die Datennutzung beschreibt, nicht die Technik. Außerdem ist sie nicht abschließend.
Die DSFA führen Sie selbst durch, um Risiken zu erfassen und Maßnahmen zu wählen. Die vorherige Konsultation folgt nur, wenn trotz Maßnahmen ein hohes Risiko bleibt. Sie legen die Verarbeitung der Autoriteit Persoonsgegevens vor und dürfen vor deren Antragsbeurteilung nicht beginnen.
Die Pflicht hängt vom Risiko ab, nicht von der Unternehmensgröße. Eine kleine Praxis mit umfangreicher Gesundheitsdatenverarbeitung kann darunterfallen. Die Autoriteit Persoonsgegevens arbeitet an einer unter anderem für KMU bestimmten Ausnahmenliste; sie war im Oktober 2026 aber noch nicht endgültig festgestellt.
Der Verantwortliche sorgt dafür: die Organisation, die das Tool nutzt, nicht der Lieferant. Sie dürfen die Arbeit etwa an ein Fachbüro auslagern, bleiben aber letztverantwortlich. Haben Sie einen Datenschutzbeauftragten, müssen Sie seinen Rat einholen und im Bericht festhalten, wie Sie damit umgegangen sind.
Die DSGVO verlangt jedenfalls bei geändertem Verarbeitungsrisiko eine neue Prüfung. Bei KI etwa bei neuen Anbieterbedingungen, Quellen oder Nutzungszwecken. Die Autoriteit Persoonsgegevens empfiehlt auch ohne Änderung regelmäßige Wiederholung, etwa alle drei Jahre.
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