Aufbewahrungsfristen
Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO) funktioniert nur, wenn die Fristen konkret sind. Das ist, was PrivaSearch tut; die Frist pro Projekt legen Sie als Kunde selbst fest.
| Daten | Frist | Was danach passiert |
|---|---|---|
| Dokumente in einem Projekt: Original, extrahierter Text, Suchfragmente und Pseudonyme | Die Aufbewahrungsfrist, die der Kunde pro Projekt festlegt | Der Zugriff wird gesperrt und die Daten werden täglich automatisch gelöscht, es sei denn, für dieses Projekt ist ein Legal Hold (Aufbewahrungspflicht) festgelegt |
| Ein Dokument, das Mitarbeitende löschen | Sofort | Original, Fragmente und die Pseudonyme, die nur in diesem Dokument vorkamen, werden gelöscht. Im Aktivitätsprotokoll bleibt vermerkt, dass das Dokument existiert hat und wer es gelöscht hat — ohne Inhalt |
| Aktivitätsprotokoll (Einsicht, Suchanfragen, Freigaben, Auflösungen, Ablehnungen) | Solange die Umgebung des Kunden besteht | Das Protokoll dient der Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2 DSGVO) und enthält keine Dokumentinhalte und keine Suchanfragen. Die Einträge im Aktivitätsprotokoll bleiben bestehen, wenn ein Dokument gelöscht wird. Eine einstellbare Frist pro Organisation ist in Entwicklung |
| Vertrauenswürdige Geräte | Dreißig Tage | Danach ist erneut ein Code per E-Mail nötig; entziehen ist jederzeit früher möglich |
| Tokens für die Verbindung mit einem KI-Assistenten | Zugriffstoken acht Stunden, Aktualisierungstoken dreißig Tage | Danach verfallen sie; entziehen ist jederzeit über die Einstellungen möglich |
| Ergebnisse der KI-Kompetenzschulung | Solange das Benutzerkonto besteht | Nötig, um die Pflicht zur KI-Kompetenz (Art. 4 AI Act) nachweisen zu können. Bei Löschung des Kontos werden sie mit gelöscht |
| Das Profilfoto eines Benutzers | Bis der Benutzer oder ein Administrator der Organisation es löscht oder ersetzt | Optional. Beim Ersetzen oder Löschen wird die Datei sofort gelöscht. Endet der Vertrag, folgt das Foto der Umgebung des Kunden |
| Demo-Anfragen über diese Website | 12 Monate nach der Anfrage | Automatisch gelöscht. Siehe die Datenschutzerklärung |
| Anmeldungen zum Empfehlungsprogramm, mit ihren Empfehlungen | 12 Monate nach der letzten Aktivität | Automatisch gelöscht, auf Anfrage früher. Siehe die Teilnahmebedingungen (Niederländisch) |
PrivaSearch sendet allen, die ein Projekt verwalten, 30 und 7 Tage vor dem Enddatum dieses Projekts eine Nachricht per E-Mail. Die Bereinigung selbst ändert sich dadurch nicht.
Gilt für eine Akte eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht — zum Beispiel die steuerliche Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren (Art. 52 des niederländischen Allgemeinen Steuergesetzes (Algemene wet inzake rijksbelastingen)) oder die zwanzig Jahre aus dem WGBO (dem niederländischen Gesetz über den Behandlungsvertrag) im Gesundheitswesen —, dann legt der Kunde das als Legal Hold auf dem Projekt fest. PrivaSearch bereinigt dieses Projekt dann nicht und zeigt in der Übersicht, warum nicht.
Endet der Vertrag, löschen wir die Umgebung des Kunden oder geben die Daten zurück, nach Wahl des Kunden und innerhalb der Frist, die im Auftragsverarbeitungsvertrag steht.
Diese Seite wurde mit Hilfe von KI aus dem Niederländischen übersetzt. Bei Abweichungen gilt die niederländische Fassung. Zur niederländischen Fassung
