PrivaSearch
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So funktioniert PrivaSearch

Erst pseudonymisieren und kontrollieren. Dann erst KI.

PrivaSearch sitzt zwischen Ihren Dokumenten und dem KI-Modell. Personenbezogene Daten werden innerhalb von PrivaSearch selbst erkannt und durch konsistente Pseudonyme ersetzt; ein Mensch gibt frei, bevor etwas durchsuchbar wird.

PrivaSearch ist Software, mit der Ihr Team mit Claude, ChatGPT oder Mistral Vibe in den eigenen Akten sucht, nachdem Namen, BSN (niederländische Bürgerservicenummern) und Adressen durch Pseudonyme ersetzt wurden und ein Kollege dies kontrolliert hat.

Anderthalb Minuten: was passiert, wenn eine Akte in einem Chatfenster landet, und wie PrivaSearch dieselbe Frage beantwortet: erkennen, pseudonymisieren, menschliche Prüfung, Suche mit Quellenangabe und Anbindung über MCP.
  1. Sammeln Laden Sie Dateien hoch oder verbinden Sie eine SharePoint-Bibliothek. Nur lesend: In Ihren Quellsystemen ändert sich nichts.
  2. Erkennen Ein Sprachmodell innerhalb von PrivaSearch und niederländische Muster finden Namen, Adressen, BSN (niederländische Bürgerservicenummern), IBAN, niederländische Kennzeichen und Geburtsdaten. Bei diesem Schritt schaut kein externer KI-Anbieter mit.
  3. Prüfen Ein Kollege sieht Original und pseudonymisierten Text nebeneinander, korrigiert, was das Modell übersehen hat, und gibt ausdrücklich frei.
  4. Suchen Fragen wie „Wie lang ist die Kündigungsfrist?“ werden mit Textstellen und Quellenangabe beantwortet, pro Projekt, nur für Personen mit Zugriff.
  5. Verbinden Claude, ChatGPT Business oder Mistral Vibe sucht über eine gesicherte MCP-Verbindung in denselben freigegebenen Textstellen. Nie in Originalen.

Grenzen des Modells

Was die KI sieht und was nicht.

  • Ja: freigegebene, pseudonymisierte TextstellenIm Umfang begrenzt, mit Seitenangabe, nur aus Projekten, in denen der Nutzer Mitglied ist.
  • Nein: Originaldateien, Dateinamen oder LinksDie KI erhält keinen Zugriff auf Ihren Speicher. In der Standardkonfiguration hat die KI-Ebene keinen Weg zum Original.
  • Nein: wer hinter einem Pseudonym stecktDie Verknüpfung zwischen Pseudonym und Person liegt in einem separaten Tresor, mit einem Schlüssel pro Organisation. Auflösen ist nur in PrivaSearch möglich, mit Berechtigungsprüfung und Protokolleintrag.
  • Auch Suchanfragen werden gefiltertTippt jemand versehentlich einen Namen in das Suchfeld von PrivaSearch, wird er ersetzt, bevor die Frage das Modell erreicht.
  • Ja: was Sie selbst in einen verbundenen Assistenten tippenStellen Sie die Frage in Ihrem KI-Assistenten statt in PrivaSearch, geht diese Frage direkt an den Anbieter dieses Assistenten — an unserer Pseudonymisierung vorbei. Schreiben Sie also keine Namen hinein, und verbinden Sie nur geschäftliche Konten mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag. So steht es um MCP und die DSGVO.

Zugriff

Berechtigungen folgen Ihrer Organisation.

  • Pro Organisation, pro ProjektJede Organisation hat eine eigene Datenbank und eine eigene Adresse. Innerhalb der Organisation bestimmt die Projektmitgliedschaft, wer was sieht; Administratoren erhalten keine automatische Einsicht.
  • SharePoint bleibt maßgeblichBei jeder Anfrage wird live geprüft, ob der Nutzer das Dokument in SharePoint noch sehen darf: bei der Suche, bei der Einsicht, beim Herunterladen und über die MCP-Verbindung. Berechtigung entzogen? Dann ist es auch hier weg.
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung und GerätebestätigungVerpflichtend für alle. Neue Geräte werden per E-Mail-Code bestätigt.
  • Aufbewahrungsfristen mit BissPro Projekt ein Enddatum. Danach ist der Zugriff gesperrt und Kopien, Fragmente und Pseudonyme werden bereinigt, es sei denn, es gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht.

Ohne Schulung kein Zugriff

Wer sucht, weiß, womit er arbeitet.

Mitarbeitende absolvieren eine kurze Schulung zur KI-Kompetenz (im Einklang mit Art. 4 AI Act (KI-Verordnung)) mit regelmäßiger Wiederholung. Ohne gültige Schulung öffnet sich der Arbeitsbereich nicht und auch die MCP-Verbindung verweigert den Zugriff.

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