KI und Datenschutz
Wo eine hochgeladene Datei landet, wie lange sie bleibt, wer Zugriff hat und was Löschen bedeutet. Mit vier Vorgehensweisen für personenbezogene Akten.
Die ganze Datei wird an den Anbieter gesendet, dort gespeichert und ausgelesen, damit das Modell Fragen dazu beantworten kann. Sie bleibt, bis Sie sie löschen oder eine Aufbewahrungsrichtlinie sie bereinigt. Bei persönlichen Abonnements kann der Inhalt je Einstellung zur Modellverbesserung dienen. Bei geschäftlichen geschieht das standardmäßig nicht.
Dieser Artikel vertieft eine Frage; die vollständige Übersicht steht auf KI-Chatbots und die DSGVO.
Nachfolgend steht je Thema, was die Anbieter selbst sagen, Stand Oktober 2026. Die Dokumentation ändert sich regelmäßig: Prüfen Sie die verlinkten Seiten vor einer Entscheidung. Warum Akten im Chatfenster DSGVO-Fragen aufwerfen, steht auf ChatGPT, Claude, Mistral Vibe und die DSGVO.
Ein Chatbot liest die Datei nicht auf Ihrem Computer. Sie wird auf die Anbieterserver hochgeladen, wo der Text für das Modell extrahiert wird. OpenAI beschreibt unter Dateien und Audio in ChatGPT hochladen, dass die meisten Abonnements den digitalen Text extrahieren. Laut Seite darf ein Dokument bis zu 512 MB groß sein: Eine ganze Akte passt in einen Upload.
OpenAI nennt als Anwendungsbeispiel die Abfrage von Metadaten wie Autor oder Erstellungsdatum. Diese gehen also mit. Dasselbe gilt für unsichtbare Dateiinhalte: Randkommentare, nachverfolgte Änderungen, ausgeblendete Spalten, die Textebene unter einer geschwärzten Stelle.
Bei ChatGPT kann sie an vier Orten liegen. Der Ort bestimmt die Bedeutung des Löschens. Die Tabelle folgt OpenAIs Seite zur Aufbewahrung von Chats und Dateien, Stand Oktober 2026.
| Ort | Was es ist | Bleibt, bis | Was Sie wissen müssen |
|---|---|---|---|
| In einem Gespräch | Anhang eines Chats | Sie den Chat löschen oder die Arbeitsbereichsrichtlinie ihn bereinigt | In das Gespräch übernommene Dateiinhalte bleiben im Gespräch |
| In der Bibliothek | Gespeicherte Kopie unabhängig vom Gespräch | Sie die Datei selbst aus der Bibliothek löschen | Chatlöschung entfernt diese Kopie nicht |
| In einem Projekt | Projektdatei, auch bei geteilten Projekten | Projekt oder Datei gelöscht wird | Wer Projektzugang hat, arbeitet mit der Datei |
| In einem eigenen GPT | Wissensdatei eines GPT | Der GPT gelöscht wird | Bleibt, solange der GPT besteht, auch wenn niemand mehr daran denkt |
Nach dem Löschen plant OpenAI die endgültige Entfernung innerhalb von dreißig Tagen, außer längere Aufbewahrung ist für Sicherheit oder gesetzliche Pflichten nötig.
Keiner der drei Anbieter bereinigt Dateien bei persönlichen Abonnements von selbst. Die Frist beginnt, wenn jemand löscht.
Gewöhnliche Gespräche bleiben, bis Sie sie löschen oder die Arbeitsbereichsrichtlinie sie bereinigt. Bibliotheks-, Projekt- und GPT-Dateien folgen der obigen Tabelle. Für Enterprise nennt OpenAI temporäre Dateien, die nach 48 Stunden ablaufen können, und Backups, die gelöschte Dateien bis zu dreißig weitere Tage enthalten können.
Von temporären Chats kann OpenAI aus Sicherheitsgründen bis zu dreißig Tage eine Kopie behalten. Auch eine Datei in einem temporären Chat liegt also zunächst beim Anbieter.
Anthropic nennt in seinem Datenschutzzentrum keine eigene Frist für Dateien. Die Seite zu Aufbewahrungsfristen betrifft Gespräche: Ein gelöschtes Gespräch verschwindet innerhalb von dreißig Tagen aus Anthropic-Systemen. Wir nehmen an, dass Anhänge dem Gespräch folgen; ausdrücklich steht es dort nicht. Fragen Sie nach, wenn es für Ihre Entscheidung relevant ist.
Zwei Ausnahmen nennt Anthropic. Erlauben Free-, Pro- oder Max-Nutzer Modellverbesserung durch Gespräche, können Daten bis zu fünf Jahre in der Trainingsumgebung bleiben, vom Nutzer getrennt. Ein von Sicherheitssystemen markiertes Gespräch kann bis zu zwei Jahre bleiben.
Für Geschäftskunden gelten dieselben dreißig Tage nach Löschung. Eigene Fristen sind eine Enterprise-Funktion.
Mistral, das seinen Assistenten inzwischen Mistral Vibe nennt, nennt im Hilfezentrum keine feste Frist für Gespräche und Dateien. Die Seite zu Aufbewahrungsfristen sagt nur, Daten würden aufbewahrt, solange sie verarbeitet werden. Die genaue Frist finden Sie in Datenschutzerklärung und Vertrag.
OpenAI beschreibt für geschäftliche Dienste unter Datenschutz für Unternehmen, wer Zugang hat. Alle geschäftlichen Daten können automatisierte Sicherheitssysteme durchlaufen. Menschlicher Zugang ist bei ChatGPT Business auf berechtigte Mitarbeitende für Unterstützung, Missbrauchsuntersuchung und gesetzliche Pflichten sowie auf vertraulichkeitsgebundene externe Missbrauchsprüfer beschränkt. Diese Zusagen gelten nicht für persönliche Abonnements.
Bei einem persönlichen Konto hat die Organisation keinen Zugriff. Fragt ein Mandant, welche Daten geteilt wurden, können Sie es nicht nachsehen.
Bei geschäftlichen Abonnements können Administratoren eines ChatGPT-Business-Arbeitsbereichs Gespräche ansehen, exportieren und löschen. Eine Datei in einem geteilten Projekt ist für alle mit Projektzugang verfügbar, auch wenn sie das Original im Aktensystem nicht sehen dürfen. Dieselbe Frage stellt sich bei Assistenten, die Ihre Dateien durchsuchen; siehe Microsoft 365 Copilot und die DSGVO: was sieht Copilot in Ihrem SharePoint?.
Ein Assistent kann unterwegs Suchmaschinen oder verbundene Apps einschalten. OpenAI schreibt unter Datenresidenz, dass an solche Dienste gesendete Daten deren Bedingungen unterliegen und die Textextraktion aus PDF außerhalb der gewählten Region erfolgen kann.
Das hängt vom Abonnement ab, nicht vom Dateityp. Ein Anhang ist Eingabe wie eine getippte Frage.
Was welches Abonnement regelt, erläutert ausführlich ChatGPT Free, Plus, Business oder Enterprise: welches Abonnement dürfen Sie geschäftlich nutzen?.
Bei ChatGPT und Claude kann ein Daumen nach oben oder unten bei persönlichen Abonnements das ganze Gespräch für Modellverbesserung verfügbar machen, auch bei ausgeschaltetem Training. Wer eine hilfreiche Antwort zu einer Akte bewertet, teilt mehr als gedacht.
Ein gelöschter Chat verschwindet sofort aus Ihrer Übersicht. Die endgültige Löschung erfolgt bei OpenAI und Anthropic innerhalb von dreißig Tagen, mit Ausnahmen für Sicherheit und gesetzliche Pflichten. Bei ChatGPT löschen Sie Bibliothekskopie, Projektdatei und GPT-Wissensdatei jeweils getrennt.
OpenAI nimmt bei der Löschung Inhalte aus, die bereits vom Konto getrennt wurden. Keiner der Anbieter verspricht, bereits in Training einbezogene Inhalte auf Anfrage wieder zu entfernen. Der Entscheidungszeitpunkt liegt vor dem Upload.
Der Mandant, um dessen Akte es geht, hat nach Art. 17 DSGVO in bestimmten Fällen ein Löschungsrecht und richtet sein Ersuchen an Sie. Liegt die Akte auf einem Mitarbeiterprivatkonto, können Sie es nicht ausführen.
Eine getippte Frage enthält, was der Mitarbeiter bewusst schreibt. Eine Datei enthält alles.
Die Autoriteit Persoonsgegevens nennt die Zusammenfassung großer Akten in ihrer Warnung vor Datenpannen durch KI-Chatbots. Eine Meldung betraf eine Datei mit Kundenanschriften eines Telekommunikationsunternehmens. Siehe auch Datenpanne durch einen KI-Chatbot: wann müssen Sie der AP melden?.
Vier. Sie schließen sich nicht aus: Viele Organisationen nutzen zwei nebeneinander.
| Weg | Was zum KI-Anbieter geht | Was Sie regeln müssen | Wo es hakt |
|---|---|---|---|
| Nicht hochladen | Nichts aus der Akte | Klare Regel und funktionierende Alternative | Ohne Alternative wird die Nutzung heimlich |
| Zuerst selbst anonymisieren | Bearbeitete Kopie | Zeit, Vorgehen und zweiter Leser | Handarbeit übersieht immer etwas; echte Anonymität selten erreichbar |
| Geschäftliches Abonnement mit Vertrag | Vollständige Akte | Auftragsverarbeitungsvertrag, Übermittlungsgrundlage, Verzeichnis, häufig DSFA | Alles geht weiterhin mit; niemand prüft vorher den Inhalt |
| Vor KI pseudonymisieren | Nur Textstellen mit Pseudonymen | Zwischenschicht, die erkennt, ersetzt und Prüfung ermöglicht | Für Sie bleiben es personenbezogene Daten; Erkennung nie vollständig |
Die einfachste Regel, bei manchen Akten die einzig richtige. Sie funktioniert nur, wenn die Arbeit anders erledigt werden kann.
Namen und Nummern zu entfernen senkt das Risiko, macht den Text aber nicht automatisch anonym und kostet pro Dokument Zeit. Siehe Pseudonymisieren oder Anonymisieren: der Unterschied und warum er für KI zählt.
Das regelt die Anbieterbeziehung; siehe Auftragsverarbeitungsvertrag mit OpenAI, Anthropic, Microsoft oder Mistral: worauf achten Sie?. Es ändert nicht die Übermittlung: Die ganze Datei geht mit.
Hier geht die Datei nicht an den KI-Anbieter. Eine Zwischenschicht ersetzt personenbezogene Daten durch Pseudonyme und gibt dem Assistenten nur die zur Frage gehörenden Textstellen. Wie das funktioniert, steht in Was ist ein MCP-Server?.
PrivaSearch setzt den vierten Weg um. Es liegt zwischen Ihren Dokumenten und dem KI-Modell. Sie laden Dateien in PrivaSearch hoch oder verbinden eine SharePoint-Bibliothek, die nur gelesen wird. Das Dokument geht nicht an den Anbieter eines KI-Assistenten.
Innerhalb von PrivaSearch werden Namen, Anschriften, BSN, IBAN, Kennzeichen und Geburtsdaten ohne externen KI-Anbieter erkannt und durch projektweit konsistente Pseudonyme ersetzt. Danach sieht ein Kollege Original und pseudonymisierten Text nebeneinander, ergänzt und gibt frei. Ohne Freigabe ist ein Dokument nicht durchsuchbar; Erkennung ist nie vollständig. Siehe So funktioniert PrivaSearch.
Ein KI-Assistent kann per MCP-Verbindung den freigegebenen Text durchsuchen. Das funktioniert mit Claude, ChatGPT Business und Mistral Vibe. Er erhält je Frage eine begrenzte Zahl pseudonymisierter Textstellen mit Quellenangabe, keine Datei, Dateinamen oder Links. Handlungen werden protokolliert.
Was der Assistent erhält, unterliegt der Aufbewahrungsrichtlinie seines Anbieters; eigene Eingaben gehen direkt dorthin. Pseudonymisierte Daten bleiben für Ihre Organisation personenbezogene Daten. Sie setzen je Projekt ein Enddatum; siehe Aufbewahrungsfristen und Hosting in der EU.
Möchten Sie es mit einer eigenen Beispielakte sehen, fragen Sie eine Demo an.
Bei einer PDF ohne personenbezogene Daten oder vertrauliche Informationen ist das Risiko gering. Bei einer Akte wird die ganze Datei mit Metadaten bei OpenAI gespeichert. Ein persönliches Abonnement kann Inhalte bis zur Abschaltung für Modelltraining verwenden und hat keinen Auftragsverarbeitungsvertrag. Für Mandantendaten ist dies kein geeigneter Ort.
Bis Sie sie löschen oder die Arbeitsbereichsrichtlinie sie bereinigt. Danach plant OpenAI endgültige Löschung innerhalb von dreißig Tagen, mit Ausnahmen. Achten Sie auf den Ort: Eine Bibliotheksdatei bleibt trotz Chatlöschung, eine Projektdatei bis zur Löschung von Projekt oder Datei.
Sie können Datei und Gespräch löschen; danach verschwindet es innerhalb der Anbieterfrist aus dessen Systemen. Die Entfernung bereits zur Modellverbesserung genutzter Inhalte versprechen Anbieter nicht. War Training aus oder nutzen Sie ein geschäftliches Abonnement, stellt sich diese Frage nicht. Entscheiden Sie daher vor dem Upload, nicht danach.
Nicht standardmäßig. OpenAI schreibt, dass geschäftliche Daten automatisierte Sicherheitssysteme durchlaufen und menschlicher Zugang auf berechtigte Mitarbeitende für Unterstützung, Missbrauchsuntersuchung und gesetzliche Pflichten beschränkt ist. Anthropic kann sicherheitsmarkierte Gespräche länger behalten. Menschliche Einsicht ist also nicht ausgeschlossen. Bei sensiblen Akten ist das ein Grund gegen die vollständige Weitergabe.
Nein. Ein Bild wird ebenso an den Anbieter gesendet und gespeichert. Ein Screenshot enthält oft mehr als beabsichtigt: Namen in der Titelleiste, eine andere Akte im Hintergrund. Die Form macht für die DSGVO keinen Unterschied. Es geht um die sichtbaren personenbezogenen Daten.
Beim Hochladen geht eine vollständige Dateikopie an den Chatbot-Anbieter. Bei der Suche über eine Verbindung bleibt die Datei an ihrem Ort, und der Assistent ruft je Frage nur passende Textstellen ab. Was er sieht, hängt von der Verbindung ab. Leitet sie Rohtext weiter, gehen personenbezogene Daten mit. Leitet sie pseudonymisierte Textstellen weiter, nicht.
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