Regeln
Wann ein KI-Anbieter Ihr Auftragsverarbeiter ist, was der Vertrag enthalten muss und wo Sie ihn je Anbieter finden, mit einer Checkliste der Fragen.
Ein KI-Anbieter ist Ihr Auftragsverarbeiter, wenn er personenbezogene Daten für Ihre Organisation nach Ihren Anweisungen und für Ihren Zweck verarbeitet. Das trifft auf die Geschäftstarife und APIs von OpenAI, Anthropic, Microsoft und Mistral zu. Bei einem kostenlosen oder persönlichen Konto gelten Verbraucherbedingungen; der Anbieter bestimmt selbst, was er mit den Eingaben tut.
Die Unterscheidung stammt aus den Definitionen der DSGVO. Der Verantwortliche legt Zweck und Mittel der Verarbeitung fest, der Auftragsverarbeiter verarbeitet in dessen Auftrag. Das steht in Artikel 4; die Anforderungen an das Verhältnis beider stehen in Artikel 28 DSGVO. Wer eine Akte von einem geschäftlich bezogenen KI-Dienst zusammenfassen lässt, setzt einen Auftragsverarbeiter ein.
Die Anbieter ziehen diese Grenze selbst. Die Dienstleistungsvereinbarung von OpenAI gilt laut erstem Absatz für die API, ChatGPT Enterprise, ChatGPT Business und weitere Dienste für Unternehmen und Entwickler, nicht für Dienste für Verbraucher oder Privatpersonen. Die Geschäftsbedingungen von Anthropic und Mistral verweisen Privatpersonen ebenso auf gesonderte Verbraucherbedingungen.
Ein Mitarbeiter, der eine Kundenakte in ein Privatkonto einfügt, nutzt somit einen Dienst, für den Ihre Organisation keinen Vertrag hat. Welche Tarife unter geschäftliche Bedingungen fallen, steht je Anbieter unter Welchen Tarif dürfen Sie geschäftlich nutzen?.
Dann ist er für diesen Teil kein Auftragsverarbeiter. Artikel 28 Absatz 10 besagt: Ein Auftragsverarbeiter, der selbst Zwecke und Mittel bestimmt, gilt für diese Verarbeitung als Verantwortlicher. Mistral schreibt in seinem Vertrag, dass es für Modelltraining, Missbrauchserkennung und Nutzungsstatistiken als Verantwortlicher handelt. Für diese Nutzung haben Sie daher kein Weisungsrecht und müssen selbst beurteilen, ob Sie Ihre Daten dafür bereitstellen dürfen.
Artikel 28 Absatz 3 verlangt zunächst eine Beschreibung: Gegenstand und Dauer der Verarbeitung, Art und Zweck, Art der personenbezogenen Daten, Kategorien betroffener Personen sowie Rechte und Pflichten des Verantwortlichen. Anschließend folgen acht Verpflichtungen des Auftragsverarbeiters.
Der Vertrag muss schriftlich sein; auch die elektronische Form zählt (Absatz 9). Ein Klick auf „Akzeptieren“ bei Geschäftsbedingungen, zu denen der Vertrag gehört, kann deshalb ausreichen.
Die folgende Tabelle zeigt den Stand von Oktober 2026 anhand der eigenen Dokumente der Anbieter. Die Fristen betreffen den Vertrag; wie lange ein Gespräch während der Nutzung gespeichert wird, ist eine Produkteinstellung. Die Dokumente ändern sich: Lesen Sie die am Tag der Unterzeichnung oder Verlängerung geltende Fassung.
| Anbieter | Für welche Tarife | Wo Sie ihn finden | Wichtiger Punkt |
|---|---|---|---|
| OpenAI | API, ChatGPT Business, ChatGPT Enterprise und weitere Geschäftsdienste unter der Dienstleistungsvereinbarung. Nicht ChatGPT Free, Plus oder Pro. | Zusatz auf der OpenAI-Website als Teil der Dienstleistungsvereinbarung. Unten steht ein Formular zur Unterzeichnung. | Keine Meldefrist in Stunden bei Verletzungen. OpenAI nennt einstellbare Aufbewahrungsfristen für Enterprise und Edu, nicht für Business. |
| Anthropic | API und Claude für Organisationen (Claude for Work) unter den Geschäftsbedingungen. Nicht Claude Free, Pro oder Max. | Zusatz auf der Anthropic-Website, automatisch Teil der Geschäftsbedingungen. | Nutzen Sie Claude über die Plattform eines Dritten, gelten dessen Bedingungen. |
| Microsoft | Copilot und Copilot Chat in der Nutzung durch Organisationen unter Microsoft-365-Bedingungen. | Zusatz für Produkte und Dienste auf der Lizenzierungswebsite von Microsoft, in vielen Sprachen. | Websuchanfragen fallen nicht unter den Zusatz. Anthropic-Modelle liegen außerhalb der europäischen Datengrenze. |
| Mistral | Mistral Vibe (früher Le Chat) und Studio für Organisationen unter den Geschäftsbedingungen. Die Dokumente nennen keinen Tarif namentlich. | Zusatz auf der Rechtswebsite von Mistral bei den Dokumenten für Geschäftskunden. | Bei einigen Produkten ist Training standardmäßig aktiv. Für Training ist Mistral selbst Verantwortlicher. |
Der Zusatz von OpenAI wurde am 1. Dezember 2025 aktualisiert und gilt ab 1. Januar 2026. Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum schließen ihn mit OpenAI Ireland Ltd. OpenAI bezeichnet sich als Auftragsverarbeiter und verarbeitet Kundendaten nur zur Bereitstellung des Dienstes. Die Dienstleistungsvereinbarung ergänzt, dass OpenAI Kundeninhalte nicht zur Entwicklung oder Verbesserung der Dienste nutzt, sofern der Kunde nicht ausdrücklich zustimmt.
Auf seiner Seite zum Datenschutz für Unternehmen schreibt OpenAI, dass Sie bei ChatGPT Enterprise, ChatGPT for Healthcare und ChatGPT Edu selbst bestimmen, wie lange Daten aufbewahrt werden. ChatGPT Business wird in diesem Satz nicht genannt. Nach Vertragsende löscht OpenAI Kundeninhalte innerhalb von dreißig Tagen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
Der Zusatz von Anthropic gehört zu den Geschäftsbedingungen. Im Datenschutzcenter erklärt Anthropic, dass Sie ihn nicht gesondert unterschreiben: Wer die Geschäftsbedingungen akzeptiert, akzeptiert den Zusatz. Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum schließen mit Anthropic Ireland, Limited ab. Die Geschäftsbedingungen legen fest, dass Anthropic keine Modelle mit Kundeninhalten trainiert.
Der Zusatz nennt zwei feste Fristen: Meldung einer Sicherheitsverletzung spätestens innerhalb von 48 Stunden und Löschung innerhalb von dreißig Tagen nach Vertragsende.
Microsoft verwendet einen Zusatz für sämtliche Produkte und Dienste; die neueste Fassung stammt vom 22. Mai 2026. In der Dokumentation zum Datenschutz für Unternehmen steht, dass Copilot und Copilot Chat bei Organisationen unter diesen Zusatz und die Produktbedingungen fallen, mit Microsoft als Auftragsverarbeiter. Prompts und Antworten werden nicht zum Training der Basismodelle verwendet.
Dieselbe Dokumentation nennt zwei Ausnahmen. Suchanfragen, die Copilot an die Websuche sendet, fallen nicht unter den Zusatz: Dafür ist Microsoft selbst Verantwortlicher. Die Anthropic-Modelle innerhalb von Copilot laufen mit Anthropic als Unterauftragsverarbeiter von Microsoft, aber außerhalb der europäischen Datengrenze. Für EU-Kunden sind sie deshalb standardmäßig deaktiviert. Mehr zum Dateizugriff von Copilot lesen Sie unter Copilot und SharePoint.
Der Zusatz von Mistral gilt seit dem 27. Juli 2026 und gehört zu den Geschäftsbedingungen. Vertragspartner ist eine französische Gesellschaft; eine Übermittlung außerhalb der EU spielt daher grundsätzlich keine Rolle.
Auffällig ist das Training. Die Geschäftsbedingungen sagen, dass Mistral Kundendaten nicht zum Modelltraining nutzt, außer bei Produkten mit standardmäßig aktiviertem Training, das der Kunde nicht ausgeschaltet hat. Das Hilfecenter von Mistral nennt diese Produkte: Bei Mistral Vibe werden Eingaben und Ausgaben standardmäßig zum Training genutzt, bei Mistral Vibe für Enterprise standardmäßig nicht. Der Assistent hieß früher Le Chat; auf den eigenen Seiten von Mistral heißt er inzwischen Mistral Vibe. Warum ein europäischer Anbieter die übrigen Fragen nicht löst, steht unter Mistral Vibe und die DSGVO.
Die Tabelle vergleicht die Vereinbarungen, auf die Sie sich bei einem Vorfall oder einer Kündigung stützen. Stand Oktober 2026.
| Thema | OpenAI | Anthropic | Microsoft | Mistral |
|---|---|---|---|---|
| Widerspruch gegen neuen Unterauftragsverarbeiter | Innerhalb von 30 Tagen nach Mitteilung | Innerhalb von 15 Tagen | Mitteilung 6 Monate vorher; bei KI-Unterauftragsverarbeitern 30 Tage mit Abschaltmöglichkeit | Innerhalb von 10 Tagen |
| Meldung einer Verletzung | Unverzüglich | Unverzüglich, spätestens innerhalb von 48 Stunden | Unverzüglich, spätestens innerhalb von 72 Stunden | Unverzüglich |
| Nach Vertragsende | Löschung innerhalb von 30 Tagen | Rückgabe oder Löschung innerhalb von 30 Tagen | 90 Tage zum Abruf, danach Löschung innerhalb von 90 Tagen | Nach 30 Tagen nicht mehr zugänglich; Löschung gemäß eigener Richtlinie |
| Audit | Informationen höchstens jährlich; Audit auf Kundenkosten | Externe Prüfberichte auf Anfrage; eigenes Audit unter Bedingungen | Prüfberichte in einem Portal; eigenes Audit durch Dritte auf Kundenkosten | Dokumentenprüfung; vor Ort höchstens jährlich, 90 Tage vorher angekündigt |
Alle vier arbeiten mit einer allgemeinen Vorabgenehmigung für eine veränderbare Liste. Die DSGVO verlangt dann vorherige Information und eine Widerspruchsmöglichkeit. Zehn oder fünfzehn Tage sind kurz, wenn die Mitteilung in einem ungelesenen Postfach landet. Abonnieren Sie deshalb Benachrichtigungen und legen Sie fest, wer sie bewertet. Bei OpenAI und Microsoft ist die letzte Konsequenz eines Widerspruchs, dass Sie den betroffenen Teil kündigen dürfen.
OpenAI und Anthropic sind US-Unternehmen mit einem irischen Vertragspartner. Ihre Verträge stützen Übermittlungen auf die Standardvertragsklauseln, die die Europäische Kommission am 4. Juni 2021 verabschiedet hat; OpenAI nennt zusätzlich einen Angemessenheitsbeschluss als mögliche Grundlage. Microsoft schreibt, dass es am EU-US Data Privacy Framework teilnimmt und außerdem die Standardvertragsklauseln anwendet.
Dieses Framework gilt nur für teilnehmende US-Unternehmen. Das Gericht der EU wies am 3. September 2025 eine Klage gegen den Beschluss ab; dagegen ist jedoch ein Rechtsmittel beim Gerichtshof anhängig. Prüfen Sie, ob der Gerichtshof inzwischen entschieden hat, und halten Sie im Verarbeitungsverzeichnis die Grundlage Ihrer Übermittlung fest.
Dokumentieren Sie die Antworten beim Eintrag in Ihrem Verarbeitungsverzeichnis. Wie Sie dies in eine Richtlinie aufnehmen, steht unter Eine KI-Richtlinie erstellen.
Drei Dinge bleiben bestehen.
Den Überblick über Chatbots und die DSGVO mit den Tarifunterschieden finden Sie unter ChatGPT, Claude, Mistral Vibe und die DSGVO.
PrivaSearch steht zwischen Ihren Dokumenten und dem KI-Modell. Personenbezogene Daten werden innerhalb von PrivaSearch erkannt und durch Pseudonyme ersetzt; ein Kollege gibt das Ergebnis frei, bevor ein Dokument durchsuchbar wird. Ein verbundener Assistent erhält nur freigegebene, pseudonymisierte Textstellen mit Quellenangabe, nie die Originaldatei. Die Schritte stehen unter So funktioniert PrivaSearch.
Das macht den Vertrag mit dem Anbieter Ihres Assistenten nicht überflüssig. Was PrivaSearch zurückgibt, wird Teil des Gesprächs und gelangt zu diesem Anbieter. Was Sie selbst in den Assistenten eingeben, geht direkt dorthin, außerhalb von PrivaSearch. Pseudonymisierte Daten bleiben für Ihre Organisation personenbezogene Daten, denn Sie haben den Schlüssel. Wir empfehlen deshalb, nur ein Geschäftskonto mit Auftragsverarbeitungsvertrag zu verbinden und die Übermittlung im Verarbeitungsverzeichnis festzuhalten. Die Verbindung funktioniert mit Claude, ChatGPT Business und Mistral Vibe.
Für PrivaSearch selbst gelten dieselben Fragen wie in der Checkliste. Die Antworten stehen in unserem Auftragsverarbeitungsvertrag und der Übersicht der Unterauftragsverarbeiter. Hosting, Speicherung und Erkennung erfolgen in Rechenzentren in der EU; die Erklärung steht unter Hosting in der EU.
Ihre Umgebung erstellt außerdem einen Eintrag für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und eine DSFA-Vorlage: Vorlagen, keine Rechtsberatung. Möchten Sie die Funktionsweise sehen, fragen Sie eine Demo an.
Ja, sobald Mitarbeitende darin personenbezogene Daten für die Arbeit verarbeiten. Diesen Vertrag gibt es nur für OpenAIs Geschäftsdienste: API, ChatGPT Business und ChatGPT Enterprise. Für ChatGPT Free, Plus und Pro gelten Verbraucherbedingungen ohne Auftragsverarbeitungsvertrag. Mit einem solchen Konto können Sie deshalb die DSGVO-Anforderung einer vertraglich geregelten Verarbeitung nicht erfüllen.
Meist nicht. Bei Anthropic, Microsoft und Mistral gehört der Vertrag zu den beim Abschluss akzeptierten Geschäftsbedingungen. OpenAI bietet zusätzlich ein Formular zur Unterzeichnung des Zusatzes. Die DSGVO verlangt einen schriftlichen Vertrag und zählt die elektronische Form dazu. Bewahren Sie eine Kopie der bei Zustimmung geltenden Fassung samt Datum auf.
Ein Auftragsverarbeiter darf Daten nur nach Ihrer Weisung verarbeiten. OpenAI und Anthropic schließen Training mit Inhalten von Geschäftskunden aus, sofern Sie bei OpenAI nicht ausdrücklich zustimmen. Microsoft nutzt Prompts und Antworten nicht zum Training der Basismodelle. Bei Mistral ist Training für einige Geschäftsprodukte standardmäßig aktiv, bis Sie es ausschalten. Prüfen Sie die Einstellung in Ihrer Verwaltungsumgebung, Stand Oktober 2026.
Ein Unterauftragsverarbeiter ist eine Partei, die der Anbieter zur Verarbeitung Ihrer Daten einsetzt, etwa für Speicherung oder Rechenleistung. Das erfordert Ihre Genehmigung. Die vier großen Anbieter verlangen eine allgemeine Vorabgenehmigung und melden Änderungen einer Liste. Sie behalten das Widerspruchsrecht, aber die Frist reicht von zehn Tagen bis sechs Monaten.
Nein. Der Vertrag regelt nur das Verhältnis zum Anbieter. Sie benötigen außerdem eine Rechtsgrundlage, einen Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis, bei Übermittlungen außerhalb der EU eine Übermittlungsgrundlage und bei hohem Risiko eine DSFA. Sie müssen weiterhin möglichst wenige Daten verarbeiten. Kein Vertrag nimmt einer Organisation die DSGVO-Pflichten ab.
Für Copilot und Copilot Chat in der Nutzung durch Organisationen ja: Microsoft bezeichnet sich unter seinem Zusatz für Produkte und Dienste als Auftragsverarbeiter. Suchanfragen von Copilot an das Web fallen nicht darunter; dafür ist Microsoft selbst Verantwortlicher. Anthropic-Modelle innerhalb von Copilot fallen unter den Zusatz, liegen aber außerhalb der europäischen Datengrenze und sind für EU-Kunden standardmäßig deaktiviert.
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