PrivaSearch
Plan een demo

HR, advies en zorgadministratie

AI voor HR en zorgadministratie, binnen de AVG. Bijzondere persoonsgegevens blijven waar ze horen.

PrivaSearch is software waarmee je team met Claude, ChatGPT of Mistral Vibe in eigen dossiers zoekt, nadat namen, BSN's en adressen door pseudoniemen zijn vervangen en een collega dat heeft gecontroleerd. Voor een HR-afdeling, adviesbureau of zorgadministratie betekent dat: personeelsdossiers en intakes bevragen, terwijl gezondheidsgegevens nooit herkenbaar bij de AI terechtkomen.

Plan een demo
In het kort

Een personeelsdossier of intake bevat vaak gezondheidsgegevens: bijzondere persoonsgegevens met een eigen verbod.

PrivaSearch vervangt namen, BSN's en adressen door pseudoniemen, en een collega geeft elk stuk vrij.

Alleen wie in een project zit, ziet de stukken. Het activiteitenlog legt vast wie wat inzag.

Waar je AI voor inzet

De dossiers waar het om draait.

In HR en zorgadministratie staat het gevoeligste wat een organisatie over mensen weet. Juist daar is snel terugvinden waardevol, en juist daar mag niets weglekken.

  1. Personeelsdossiers

    Terugvinden wat er in een arbeidsovereenkomst, beoordeling of afspraak staat, met namen en BSN's vervangen door pseudoniemen.

  2. Advies en re-integratie

    Rapportages en adviezen doorzoeken op een eerder advies of een afspraak, zonder dat de AI weet over wie het gaat.

  3. Intakes en zorgplannen

    Intakeverslagen en zorgplannen bevragen op een afspraak of een termijn, met de review vóór iets doorzoekbaar wordt.

  4. Zorgcontracten en klachtdossiers

    Contracten met zorgverzekeraars en klachtdossiers doorzoeken op een bepaling of een eerdere uitkomst.

Welke regels gelden

Wat de wet van je dossiers vraagt.

De AVG verbiedt het verwerken van gezondheidsgegevens, tenzij een uitzondering geldt. Daarbovenop komen de bewaar- en geheimhoudingsplichten van HR en zorg.

De vraag die we het vaakst krijgen

AVG-proof werken met AI in HR of zorgadministratie: wat houdt dat in?

Geen tool maakt een kantoor dat, ook PrivaSearch niet. De AVG en de AI Act leggen de plichten bij jou als verwerkingsverantwoordelijke. Wat je kantoor zelf regelt, en wat PrivaSearch daarbij doet:

Wat je kantoor zelf regelt

  • Een grondslag (art. 6 en 9 AVG)Voor elke verwerking een grondslag, en bij bijzondere persoonsgegevens daarnaast een uitzondering uit art. 9 lid 2.
  • Een verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG)Met elke partij die gegevens voor je verwerkt: met PrivaSearch, en met de aanbieder van de AI-assistent die je koppelt.
  • Een DPIA waar die verplicht is (art. 35 AVG)Vaak bij bijzondere persoonsgegevens of verwerking op grote schaal.
  • Een AI-beleidWelke tools mogen, met welke gegevens, en wie daarover beslist.
  • AI-geletterdheid (art. 4 AI Act)Medewerkers die met AI werken, weten wat ze doen en wat de risico's zijn.
  • Het beroepsgeheimHet beroepsgeheim van de zorg en de vertrouwelijkheid van een personeelsdossier blijven van jou. Wijs per project alleen reviewers aan die de stukken al mogen inzien.

Wat PrivaSearch daarbij doet

  • Pseudonimiseren vóór de AINamen, BSN's en adressen worden vervangen voordat er iets naar je AI-assistent gaat.
  • Een verplichte privacyreviewEen collega controleert en keurt elk document goed. Pas dan is het doorzoekbaar.
  • Rechten per projectAlleen de leden van een project zien de stukken van dat project.
  • Het activiteitenlogWie wat inzag, zocht, vrijgaf of terugvertaalde, zonder documentinhoud in het log.
  • Opslag in de EUOriginelen staan in datacenters in de EU, in een eigen database per organisatie.
  • Een AI-beleid en een DPIA om mee te beginnenStartdocumenten op basis van je eigen inrichting, om te laten toetsen.

PrivaSearch is ingericht voor de AVG. De beoordeling van jouw situatie blijft van jou en je functionaris gegevensbescherming of jurist.

Hoe het werkt

Van dossier tot antwoord, in vier stappen.

De AI krijgt alleen tekst die een collega heeft vrijgegeven, met pseudoniemen in plaats van namen. Bekijk de werking.

  1. Dossiers toevoegen. Upload stukken of koppel een SharePoint-bibliotheek; SharePoint wordt alleen gelezen.
  2. Herkennen en pseudonimiseren. Een taalmodel binnen PrivaSearch en Nederlandse patronen (BSN met elfproef, IBAN, kenteken, KvK) vinden persoonsgegevens en vervangen ze door pseudoniemen.
  3. Een collega reviewt. Origineel en pseudoniem staan naast elkaar. Wat het model miste, vult de reviewer aan; daarna keurt hij het document goed.
  4. Zoeken met je assistent. Claude, ChatGPT Business of Mistral Vibe zoekt via een beveiligde MCP-koppeling in de vrijgegeven passages, bijvoorbeeld: “Welke afspraken over werkhervatting staan er in het plan van aanpak van [PERSOON_B4A1]?”

Het verschil

Een dossier in een chatbot, of via PrivaSearch.

Onderwerp ZonderEen dossier uploaden in een chatbot MetPrivaSearch tussen je dossier en je assistent
Wat de AI ziet Het volledige dossier, met namen, BSN's en adressen. Vrijgegeven passages met pseudoniemen.
Controle vooraf Geen. Een verplichte review door een collega.
Wie het mag zien Wie het uploadt, buiten elke dossierregeling om. Alleen de leden van het project.
Wat er wordt vastgelegd Niets. Elke inzage, zoekopdracht en vrijgave in het activiteitenlog.
Waar de originelen staan Bij de aanbieder van de chatbot. In datacenters in de EU.

Wat je zelf in de assistent typt, gaat er rechtstreeks heen, buiten PrivaSearch om. Vraag daarom naar de rol of het pseudoniem, niet naar de persoon.

Veelgestelde vragen

Wat je waarschijnlijk wilt weten.

AVG-proof werken met AI in HR of zorgadministratie: wat houdt dat in?

Dat maakt geen tool voor je. Je kantoor regelt zelf een grondslag, een verwerkersovereenkomst, een DPIA waar die verplicht is, een AI-beleid, AI-geletterdheid en het beroepsgeheim. PrivaSearch doet de techniek: pseudonimiseren vóór de AI, een verplichte review, rechten per project, het activiteitenlog, opslag in de EU en een startdocument voor je AI-beleid en je DPIA.

Mag ik personeelsdossiers in ChatGPT of Copilot zetten?

Niet zomaar. Er staan vaak gezondheidsgegevens in, en die zijn bijzondere persoonsgegevens met een eigen verbod. Het volledige dossier gaat bovendien naar de aanbieder. Met PrivaSearch ziet de assistent alleen vrijgegeven passages met pseudoniemen.

Zijn gepseudonimiseerde gezondheidsgegevens nog bijzondere persoonsgegevens?

Voor jou wel: je hebt de sleutel, dus het blijven persoonsgegevens, en art. 9 AVG blijft gelden. Pseudonimiseren is een beveiligingsmaatregel en een argument in je afweging, geen route om buiten art. 9 te komen.

Is een DPIA nodig voor AI in de zorgadministratie?

Vaak wel. Bij gezondheidsgegevens op grote schaal is een DPIA meestal verplicht. PrivaSearch maakt een DPIA-startdocument op basis van je eigen inrichting; laat het toetsen door een jurist of je functionaris gegevensbescherming.

Wie ziet een dossier in PrivaSearch?

Alleen de leden van het project, na wachtwoord, tweestapsverificatie en een bevestigd apparaat. Elke inzage, zoekopdracht en terugvertaling komt in het activiteitenlog.

Wat als de herkenning een diagnose of naam mist?

Daarom is de review verplicht: een collega ziet het origineel naast de gepseudonimiseerde tekst, markeert wat er gemist is en keurt pas daarna goed. Tot die goedkeuring is een document niet doorzoekbaar.

Bronnen

De wetteksten en de pagina's van de toezichthouder zijn geraadpleegd op 3 november 2026. Zie je iets dat niet meer klopt, mail ons op privacy@privasearch.ai.

Lees ook

Bijgewerkt op

Zie in twintig minuten wat er met jouw documenten gebeurt.

We laten het zien met fictieve dossiers uit jouw branche: upload, herkenning, review, zoeken en de koppeling met je AI-assistent. Daarna weet je precies wat je team veilig kan gebruiken.

Plan een demo →