PrivaSearch
Plan een demo

Accountants en administratiekantoren

AI op het accountantskantoor, binnen de AVG. Zonder cliëntgegevens weg te geven.

PrivaSearch is software waarmee je team met Claude, ChatGPT of Mistral Vibe in eigen dossiers zoekt, nadat namen, BSN's en adressen door pseudoniemen zijn vervangen en een collega dat heeft gecontroleerd. Voor een accountants- of administratiekantoor betekent dat: jaarrekeningen, loonstroken en fiscale dossiers bevragen, terwijl de AI geen cliënt bij naam kent.

Plan een demo
In het kort

Een loonadministratie bevat BSN's, salarissen en soms verzuim. In een chatbot gaat dat allemaal mee.

PrivaSearch vervangt die gegevens door pseudoniemen en laat een collega het document vrijgeven.

De fiscale bewaarplicht van zeven jaar blijft van jou; PrivaSearch verlengt of verkort haar niet.

Waar je AI voor inzet

De dossiers waar het om draait.

Op een accountants- of administratiekantoor gaat het zelden om één document. Het gaat om jaren aan stukken per cliënt, waarin dezelfde namen en nummers steeds terugkomen.

  1. Jaarrekeningen en toelichtingen

    Terugvinden welke grondslag of schatting een cliënt vorig jaar gebruikte, met de passage en de pagina erbij.

  2. Loon- en personeelsadministratie

    Zoeken in loonstroken, arbeidsovereenkomsten en mutaties, met BSN's, salarissen en IBAN's vervangen door pseudoniemen.

  3. Fiscale dossiers

    Aangiften, aanslagen en correspondentie met de Belastingdienst doorzoeken op een standpunt of een termijn.

  4. Cliëntenonderzoek

    De stukken van een Wwft-onderzoek vindbaar houden voor wie ze mag zien, zonder ze buiten het kantoor te brengen.

Doe je vooral de boekhouding, de btw en de loonadministratie voor kleine ondernemers? Bekijk de pagina voor boekhoudkantoren.

Welke regels gelden

Wat de wet van je dossiers vraagt.

De AVG geldt voor elk kantoor. Daarbovenop komen de plichten die bij het vak horen. Ze bepalen wat er in je dossiers staat en hoe lang het er blijft.

De vraag die we het vaakst krijgen

AVG-proof werken met AI als accountant: wat houdt dat in?

Geen tool maakt een kantoor dat, ook PrivaSearch niet. De AVG en de AI Act leggen de plichten bij jou als verwerkingsverantwoordelijke. Wat je kantoor zelf regelt, en wat PrivaSearch daarbij doet:

Wat je kantoor zelf regelt

  • Een grondslag (art. 6 en 9 AVG)Voor elke verwerking een grondslag, en bij bijzondere persoonsgegevens daarnaast een uitzondering uit art. 9 lid 2.
  • Een verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG)Met elke partij die gegevens voor je verwerkt: met PrivaSearch, en met de aanbieder van de AI-assistent die je koppelt.
  • Een DPIA waar die verplicht is (art. 35 AVG)Vaak bij bijzondere persoonsgegevens of verwerking op grote schaal.
  • Een AI-beleidWelke tools mogen, met welke gegevens, en wie daarover beslist.
  • AI-geletterdheid (art. 4 AI Act)Medewerkers die met AI werken, weten wat ze doen en wat de risico's zijn.
  • Het beroepsgeheimDe vertrouwelijkheid die je met je cliënten afspreekt en die je beroepsregels vragen. Bepaal per project wie de stukken mag zien en reviewen.

Wat PrivaSearch daarbij doet

  • Pseudonimiseren vóór de AINamen, BSN's en adressen worden vervangen voordat er iets naar je AI-assistent gaat.
  • Een verplichte privacyreviewEen collega controleert en keurt elk document goed. Pas dan is het doorzoekbaar.
  • Rechten per projectAlleen de leden van een project zien de stukken van dat project.
  • Het activiteitenlogWie wat inzag, zocht, vrijgaf of terugvertaalde, zonder documentinhoud in het log.
  • Opslag in de EUOriginelen staan in datacenters in de EU, in een eigen database per organisatie.
  • Een AI-beleid en een DPIA om mee te beginnenStartdocumenten op basis van je eigen inrichting, om te laten toetsen.

PrivaSearch is ingericht voor de AVG. De beoordeling van jouw situatie blijft van jou en je functionaris gegevensbescherming of jurist.

Hoe het werkt

Van dossier tot antwoord, in vier stappen.

De AI krijgt alleen tekst die een collega heeft vrijgegeven, met pseudoniemen in plaats van namen. Bekijk de werking.

  1. Dossiers toevoegen. Upload stukken of koppel een SharePoint-bibliotheek; SharePoint wordt alleen gelezen.
  2. Herkennen en pseudonimiseren. Een taalmodel binnen PrivaSearch en Nederlandse patronen (BSN met elfproef, IBAN, kenteken, KvK) vinden persoonsgegevens en vervangen ze door pseudoniemen.
  3. Een collega reviewt. Origineel en pseudoniem staan naast elkaar. Wat het model miste, vult de reviewer aan; daarna keurt hij het document goed.
  4. Zoeken met je assistent. Claude, ChatGPT Business of Mistral Vibe zoekt via een beveiligde MCP-koppeling in de vrijgegeven passages, bijvoorbeeld: “Welke afschrijvingstermijn gebruikte [ORGANISATIE_7C21] voor de bedrijfspanden in de jaarrekening van 2025?”

Het verschil

Een dossier in een chatbot, of via PrivaSearch.

Onderwerp ZonderEen dossier uploaden in een chatbot MetPrivaSearch tussen je dossier en je assistent
Wat de AI ziet Het volledige dossier, met namen, BSN's en adressen. Vrijgegeven passages met pseudoniemen.
Controle vooraf Geen. Een verplichte review door een collega.
Wie het mag zien Wie het uploadt, buiten elke dossierregeling om. Alleen de leden van het project.
Wat er wordt vastgelegd Niets. Elke inzage, zoekopdracht en vrijgave in het activiteitenlog.
Waar de originelen staan Bij de aanbieder van de chatbot. In datacenters in de EU.

Wat je zelf in de assistent typt, gaat er rechtstreeks heen, buiten PrivaSearch om. Vraag daarom naar de rol of het pseudoniem, niet naar de persoon.

Veelgestelde vragen

Wat je waarschijnlijk wilt weten.

AVG-proof werken met AI als accountant: wat houdt dat in?

Dat maakt geen tool voor je. Je kantoor regelt zelf een grondslag, een verwerkersovereenkomst, een DPIA waar die verplicht is, een AI-beleid, AI-geletterdheid en het beroepsgeheim. PrivaSearch doet de techniek: pseudonimiseren vóór de AI, een verplichte review, rechten per project, het activiteitenlog, opslag in de EU en een startdocument voor je AI-beleid en je DPIA.

Mag een accountant een loonadministratie in ChatGPT zetten?

Niet zomaar. Er staan BSN's, salarissen en soms verzuimgegevens in, en het volledige bestand gaat naar de aanbieder. Op een persoonlijk account is er geen verwerkersovereenkomst. Met PrivaSearch ziet de assistent alleen vrijgegeven passages met pseudoniemen, en geen enkel BSN.

Wat gebeurt er met BSN's in een jaarrekening of loonstrook?

PrivaSearch herkent een BSN met de elfproef en vervangt het door een pseudoniem, net als IBAN's en KvK-nummers. Een collega controleert in de review of alles is gevonden, en vult aan wat het model miste.

Moet een administratiekantoor een DPIA doen voor AI?

Dat hangt af van wat je verwerkt en hoeveel. Bij loonadministraties voor veel werkgevers of met gezondheidsgegevens is de kans groot. PrivaSearch maakt een DPIA-startdocument op basis van je eigen inrichting; laat het toetsen door een jurist of je functionaris gegevensbescherming.

Blijven de originelen van mijn cliënten in Nederland?

Ze staan in datacenters in de EU, in een eigen database voor je kantoor. Koppel je SharePoint, dan blijven de originelen daar; PrivaSearch leest ze alleen.

Hoe lang bewaart PrivaSearch de stukken?

Zo lang als je per project instelt. Na de einddatum ruimt PrivaSearch originelen, passages en pseudoniemen op. Je fiscale bewaarplicht van zeven jaar regel je in je eigen administratie; die gaat altijd voor.

Bronnen

De wetteksten en de pagina's van de toezichthouder zijn geraadpleegd op 3 november 2026. Zie je iets dat niet meer klopt, mail ons op privacy@privasearch.ai.

Lees ook

Bijgewerkt op

Zie in twintig minuten wat er met jouw documenten gebeurt.

We laten het zien met fictieve dossiers uit jouw branche: upload, herkenning, review, zoeken en de koppeling met je AI-assistent. Daarna weet je precies wat je team veilig kan gebruiken.

Plan een demo →