Nieuw in PrivaSearch: zie in je werkruimte wat je AI-assistent doet

Wat is er nieuw?

PrivaSearch heeft een activiteitsvenster in de werkruimte. Werk je met Claude, ChatGPT Business of Mistral Vibe en staat je werkruimte open in de browser, dan zie je rechtsonder in welk project je assistent zocht en welke documenten hij vond, met de pagina. Een klik op een naam opent het project of document.

Op de pagina over het activiteitsvenster staat een video van een minuut die het laat zien: links het chatvenster van de assistent, rechts de werkruimte, en daartussen wat er gebeurt als de assistent zoekt.

Waarom krijgt je assistent geen namen?

Een gekoppelde assistent praat met PrivaSearch via MCP, het protocol waarmee een assistent gereedschap van een andere dienst kan gebruiken. Wat dat is en hoe het werkt, lees je in Wat is een MCP-server?. De assistent vraagt bijvoorbeeld welke projecten er zijn, of zoekt in een project naar een passage.

PrivaSearch geeft daarbij bewust geen namen terug. Een projectnaam of een bestandsnaam is in de praktijk vaak de naam van een klant, een patiënt of een werknemer: "Dossier De Vries" of "Ontslagbrief Jansen.pdf". Die naam is een persoonsgegeven, en de assistent heeft hem niet nodig om goed te zoeken. De assistent krijgt daarom korte verwijzingen, zoals "Project VTC7AQ" of "Document 9KD2LM", en de passages die hij leest zijn al gepseudonimiseerd. Het verschil tussen pseudonimiseren en anonimiseren leggen we uit in Pseudonimiseren of anonimiseren.

Dat sluit aan bij een basisregel van de AVG: je verwerkt niet meer persoonsgegevens dan nodig is voor het doel. Die regel heet dataminimalisatie en staat in artikel 5, eerste lid, onder c, van de AVG. Hoe PrivaSearch als geheel werkt, van upload tot antwoord, staat op Zo werkt PrivaSearch.

Welk probleem lost het venster op?

Verwijzingen beschermen de namen, maar ze lezen lastig. Vraag je de assistent naar "het huurcontract van die klant in Utrecht", dan antwoordt hij met een passage uit "Document 9KD2LM" in "Project VTC7AQ". In het chatvenster weet je dan niet meteen of hij het juiste dossier te pakken had.

Tot nu toe moest je dat zelf uitzoeken: de verwijzing kopiëren, in de werkruimte het project zoeken en het document openen. Het activiteitsvenster doet dat voor je. Terwijl de assistent zoekt, zie je in je werkruimte bij naam welk project en welke documenten hij gebruikte. Je controleert in een oogopslag of hij in het goede dossier zat, en met één klik heb je het document open om het antwoord na te lopen.

De namen gaan daarbij niet naar de assistent. Ze staan alleen in jouw browser, in je eigen werkruimte, en alleen voor zover jij ze nu mag zien.

Hoe ziet dat eruit in de praktijk?

Een voorbeeld met verzonnen gegevens. Sanne werkt bij een administratiekantoor en heeft Claude gekoppeld aan de werkruimte van haar kantoor. Ze heeft twee vensters open: links Claude, rechts de werkruimte van PrivaSearch.

1. Sanne vraagt Claude wat de opzegtermijn is in het huurcontract van een klant.
2. Claude vraagt PrivaSearch welke projecten er zijn en krijgt alleen verwijzingen terug. In de werkruimte verschijnt de regel "Bekeek je projecten".
3. Claude zoekt in "Project VTC7AQ" naar de opzegtermijn. In de werkruimte verschijnt "Zocht in Dossier Fictief Noord", met daaronder "Huurovereenkomst Fictief.pdf" op pagina 3 en "Brief aan verhuurder.docx" op pagina 1.
4. Claude antwoordt met de passage en de verwijzing. Sanne ziet in de werkruimte dat het om het juiste dossier gaat en klikt op de huurovereenkomst om de passage op pagina 3 zelf te lezen.

Claude heeft de naam van de klant en van het dossier in die hele uitwisseling niet gezien. Sanne wel, omdat ze lid is van dat project.

Wat laat het venster zien?

Elke regel in het venster is één actie van je assistent. Bovenaan staat welke assistent het was en hoe laat. Daaronder staat wat hij deed:

Bij een zoekopdracht staan hoogstens vijf documenten in de regel, elk één keer, met de pagina waarop de passage stond. Een klik op een project of document opent het in de werkruimte. Het venster zelf opent nooit iets: alleen een klik van jou brengt je ergens heen.

Het venster laat de laatste vijf acties zien. Een regel verdwijnt na vijf minuten vanzelf. Met het kruisje sluit je het venster; het komt terug zodra je assistent weer iets doet.

Wat laat het venster nooit zien?

Het venster is bedoeld om te zien waar je assistent zocht, niet om mee te lezen. Daarom staat er nooit in:

• je vraag aan de assistent of de zoekterm;
• de tekst of de passage die de assistent las;
• wat collega's of hun assistenten doen.

PrivaSearch bewaart voor het venster ook alleen wat het venster toont: het soort actie, het project, de documenten met hun pagina en welke assistent het was. Na tien minuten is dat weer weg.

De namen worden bovendien pas opgezocht als het venster ze toont, met je rechten van dat moment. Ben je net uit een project gehaald, of is de bewaartermijn van een project voorbij, dan staat het project niet meer in het venster. Is een document verwijderd of mag je het niet meer zien, dan valt het uit de regel.

Hoe zuinig is het venster?

Het venster kijkt alleen of er iets nieuws is terwijl het tabblad van de werkruimte zichtbaar is. Staat het tabblad op de achtergrond, dan vraagt het niets. Gebeurt er drie minuten niets, dan stopt het met kijken. Zodra je weer naar het tabblad gaat, kijkt het meteen opnieuw.

Dat is precies het moment waarop het ertoe doet: je stelt je vraag in het chatvenster van je assistent, en kijkt daarna in de werkruimte waar hij zocht. Op Mijn profiel, de AI-training en het akkoord op de voorwaarden kijkt het venster niet.

Hoe zet je het aan of uit?

Het venster staat voor iedereen standaard aan. Wil je het niet, open dan Mijn profiel en zet bij "Wat je assistent doet" de schakelaar "Toon wat mijn assistent doet in de werkruimte" uit.

Uit betekent meer dan dat het venster verdwijnt. PrivaSearch houdt dan ook niet meer bij wat je assistent doet, en wat er nog stond is meteen weg. Je assistent werkt gewoon door, met dezelfde verwijzingen als altijd. Zet je de schakelaar later weer aan, dan verschijnt het venster bij de volgende actie van je assistent.

Wat is het verschil met het activiteitenlog?

PrivaSearch had al een activiteitenlog. Daarin staat onder meer wanneer een assistent PrivaSearch aanriep en welke bronpassage hij las. Het activiteitsvenster vervangt dat log niet: de twee hebben een ander doel en een andere lezer.

Het activiteitenlog is het blijvende verslag van wat er in de werkruimte gebeurde, en je kunt er later in terugzoeken. Een beheerder van de organisatie gebruikt het om het gebruik na te lopen, bijvoorbeeld door te filteren op een gebruiker of op het aanroepen van een assistent. Een regel in het log blijft staan en wordt nooit achteraf aangepast.

Het activiteitsvenster is voor jezelf, en voor nu. Het laat in gewone taal en bij naam zien wat je eigen assistent de afgelopen minuten deed, zodat je het antwoord in het chatvenster meteen kunt plaatsen. Na vijf minuten is een regel uit beeld, en na tien minuten is hij weg. Zet je het venster uit, dan verandert er niets aan het activiteitenlog: dat houdt PrivaSearch gewoon bij.

Kort gezegd: het log is het verslag achteraf, het venster is een hulp tijdens het werk.

Voor wie is dit handig?

Iedereen die met een gekoppelde assistent werkt, heeft er iets aan. Een paar voorbeelden:

• Een medewerker van een administratiekantoor vraagt naar een factuur en ziet meteen in welk klantdossier de assistent zocht.
• Een jurist laat de assistent een clausule opzoeken en opent met één klik het contract om het antwoord na te lopen.
• Een HR-adviseur controleert of de assistent in het goede personeelsdossier zat voordat hij een antwoord gebruikt.

Welke assistenten je kunt koppelen en hoe dat gaat, lees je op AI-chatbots en de AVG. Wat PrivaSearch aan beveiliging doet, staat op Beveiliging.