Technik
Ein kleines Fenster im Arbeitsbereich zeigt, wo Ihr Assistent gesucht und welche Dokumente er gefunden hat. Der Assistent selbst erhält die Namen nicht.
PrivaSearch hat ein Aktivitätsfenster im Arbeitsbereich. Arbeiten Sie mit Claude, ChatGPT Business oder Mistral Vibe und ist Ihr Arbeitsbereich im Browser geöffnet, sehen Sie unten rechts, in welchem Projekt Ihr Assistent gesucht und welche Dokumente er gefunden hat, mit der Seite. Ein Klick auf einen Namen öffnet das Projekt oder Dokument.
Auf der Seite über das Aktivitätsfenster zeigt ein einminütiges Video, wie es aussieht: links das Chatfenster des Assistenten, rechts der Arbeitsbereich, und dazwischen, was passiert, wenn der Assistent sucht.
Ein verbundener Assistent spricht mit PrivaSearch über MCP, das Protokoll, mit dem ein Assistent Werkzeuge eines anderen Dienstes nutzen kann. Was das ist und wie es funktioniert, lesen Sie unter Was ist ein MCP-Server?. Der Assistent fragt zum Beispiel, welche Projekte es gibt, oder sucht in einem Projekt nach einer Passage.
PrivaSearch gibt dabei bewusst keine Namen zurück. Ein Projektname oder ein Dateiname ist in der Praxis oft der Name eines Mandanten, eines Patienten oder eines Mitarbeiters: „Akte De Vries“ oder „Kündigungsschreiben Jansen.pdf“. Dieser Name ist ein personenbezogenes Datum, und der Assistent braucht ihn nicht, um gut zu suchen. Der Assistent erhält daher kurze Verweise wie „Project VTC7AQ“ oder „Document 9KD2LM“, und die Passagen, die er liest, sind bereits pseudonymisiert. Den Unterschied zwischen Pseudonymisieren und Anonymisieren erklären wir in Pseudonymisieren oder anonymisieren.
Das passt zu einer Grundregel der DSGVO: Sie verarbeiten nicht mehr personenbezogene Daten, als für den Zweck nötig ist. Diese Regel heißt Datenminimierung und steht in Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO. Wie PrivaSearch als Ganzes funktioniert, vom Upload bis zur Antwort, steht unter So funktioniert PrivaSearch.
Verweise schützen die Namen, sind aber schwer zu lesen. Fragen Sie den Assistenten nach „dem Mietvertrag dieses Mandanten in Utrecht“, antwortet er mit einer Passage aus „Document 9KD2LM“ in „Project VTC7AQ“. Im Chatfenster wissen Sie dann nicht sofort, ob er die richtige Akte hatte.
Bisher mussten Sie das selbst herausfinden: den Verweis kopieren, das Projekt im Arbeitsbereich suchen und das Dokument öffnen. Das Aktivitätsfenster erledigt das für Sie. Während der Assistent sucht, sehen Sie in Ihrem Arbeitsbereich mit Namen, welches Projekt und welche Dokumente er verwendet hat. Sie prüfen auf einen Blick, ob er in der richtigen Akte war, und haben mit einem Klick das Dokument offen, um die Antwort zu prüfen.
Die Namen gehen dabei nicht an den Assistenten. Sie stehen nur in Ihrem Browser, in Ihrem eigenen Arbeitsbereich, und nur so weit, wie Sie sie jetzt sehen dürfen.
Ein Beispiel mit fiktiven Daten. Sanne arbeitet in einem Buchhaltungsbüro und hat Claude mit dem Arbeitsbereich ihres Büros verbunden. Sie hat zwei Fenster geöffnet: links Claude, rechts den Arbeitsbereich von PrivaSearch.
Claude hat den Namen des Mandanten und der Akte in diesem ganzen Austausch nicht gesehen. Sanne schon, weil sie Mitglied dieses Projekts ist.
Jede Zeile im Fenster ist eine Aktion Ihres Assistenten. Oben steht, welcher Assistent es war und um wie viel Uhr. Darunter steht, was er getan hat:
| Was Ihr Assistent getan hat | Was das Fenster zeigt |
|---|---|
| Er hat gefragt, welche Projekte es gibt | Hat Ihre Projekte angesehen |
| Er hat die Dokumente eines Projekts angesehen | Hat die Dokumente angesehen von, mit dem Projekt als Link |
| Er hat in einem Projekt gesucht | Hat gesucht in, mit dem Projekt und den gefundenen Dokumenten mit Seite |
| Er hat eine Quelle gelesen | Hat eine Quelle gelesen aus, mit dem Projekt und dem Dokument mit Seite |
Bei einer Suche stehen höchstens fünf Dokumente in der Zeile, jedes einmal, mit der Seite, auf der die Passage stand. Ein Klick auf ein Projekt oder Dokument öffnet es im Arbeitsbereich. Das Fenster selbst öffnet nie etwas: Nur ein Klick von Ihnen bringt Sie irgendwohin.
Das Fenster zeigt die letzten fünf Aktionen. Eine Zeile verschwindet nach fünf Minuten von selbst. Mit dem Kreuz schließen Sie das Fenster; es erscheint wieder, sobald Ihr Assistent erneut etwas tut.
Das Fenster soll zeigen, wo Ihr Assistent gesucht hat, nicht mitlesen. Darum steht darin nie:
Für das Fenster speichert PrivaSearch auch nur, was das Fenster zeigt: die Art der Aktion, das Projekt, die Dokumente mit ihrer Seite und welcher Assistent es war. Nach zehn Minuten ist das wieder weg.
Die Namen werden außerdem erst nachgeschlagen, wenn das Fenster sie zeigt, mit Ihren Rechten in diesem Moment. Wurden Sie gerade aus einem Projekt entfernt oder ist die Aufbewahrungsfrist eines Projekts abgelaufen, erscheint das Projekt nicht mehr im Fenster. Wurde ein Dokument gelöscht oder dürfen Sie es nicht mehr sehen, fällt es aus der Zeile.
Das Fenster prüft nur auf Neues, solange der Tab des Arbeitsbereichs sichtbar ist. Liegt der Tab im Hintergrund, fragt es nichts. Passiert drei Minuten lang nichts, hört es auf zu prüfen. Sobald Sie zum Tab zurückkehren, prüft es sofort erneut.
Genau dann ist es wichtig: Sie stellen Ihre Frage im Chatfenster Ihres Assistenten und sehen danach im Arbeitsbereich nach, wo er gesucht hat. In Mein Profil, in der KI-Schulung und bei der Annahme der Bedingungen prüft das Fenster nicht.
Das Fenster ist für alle standardmäßig eingeschaltet. Möchten Sie es nicht, öffnen Sie Mein Profil und schalten Sie unter „Was Ihr Assistent tut“ den Schalter „Im Arbeitsbereich anzeigen, was mein Assistent tut“ aus.
Aus bedeutet mehr, als dass das Fenster verschwindet. PrivaSearch hält dann auch nicht mehr fest, was Ihr Assistent tut, und was noch angezeigt wurde, ist sofort weg. Ihr Assistent arbeitet weiter, mit denselben Verweisen wie immer. Schalten Sie den Schalter später wieder ein, erscheint das Fenster bei der nächsten Aktion Ihres Assistenten.
PrivaSearch hatte bereits ein Aktivitätsprotokoll. Darin steht unter anderem, wann ein Assistent PrivaSearch aufgerufen und welche Quellpassage er gelesen hat. Das Aktivitätsfenster ersetzt dieses Protokoll nicht: Die beiden haben einen anderen Zweck und einen anderen Leser.
Das Aktivitätsprotokoll ist der dauerhafte Bericht darüber, was im Arbeitsbereich geschehen ist, und Sie können später darin suchen. Eine Administratorin oder ein Administrator der Organisation nutzt es, um die Nutzung zu prüfen, zum Beispiel mit einem Filter auf einen Benutzer oder auf Aufrufe durch einen Assistenten. Eine Zeile im Protokoll bleibt stehen und wird nachträglich nie geändert.
Das Aktivitätsfenster ist für Sie selbst, und für jetzt. Es zeigt in einfacher Sprache und mit Namen, was Ihr eigener Assistent in den letzten Minuten getan hat, damit Sie die Antwort im Chatfenster sofort einordnen können. Nach fünf Minuten ist eine Zeile aus dem Blick, und nach zehn Minuten ist sie weg. Schalten Sie das Fenster aus, ändert sich am Aktivitätsprotokoll nichts: Das führt PrivaSearch ganz normal weiter.
Kurz gesagt: Das Protokoll ist der Bericht im Nachhinein, das Fenster ist eine praktische Hilfe während der Arbeit.
Alle, die mit einem verbundenen Assistenten arbeiten, haben etwas davon. Einige Beispiele:
Welche Assistenten Sie verbinden können und wie, steht unter KI-Chatbots und DSGVO. Was PrivaSearch für die Sicherheit tut, steht unter Sicherheit.
Nein. Der Assistent erhält dieselben kurzen Verweise wie bisher. Die Namen stehen nur im Fenster in Ihrem eigenen Arbeitsbereich, und nur Sie sehen sie.
Nein. Das Fenster zeigt nur, was der Assistent Ihres eigenen Kontos getan hat. Ein Kollege sieht in seinem Arbeitsbereich nur seinen eigenen Assistenten.
Nein. Für das Fenster speichert PrivaSearch nur die Art der Aktion, das Projekt, die Dokumente mit ihrer Seite und welcher Assistent es war. Ihre Frage und der Text, den der Assistent gelesen hat, stehen nicht darin.
Eine Zeile verschwindet nach fünf Minuten von selbst aus dem Fenster, und nach zehn Minuten ist sie auch bei PrivaSearch weg. Mit dem Kreuz schließen Sie das Fenster; es erscheint wieder, sobald Ihr Assistent erneut etwas tut.
Nein. Das Fenster öffnet nichts von selbst. Nur ein Klick von Ihnen auf ein Projekt oder Dokument bringt Sie dorthin.
Ja. Schalten Sie in Mein Profil den Schalter „Im Arbeitsbereich anzeigen, was mein Assistent tut“ aus. PrivaSearch hält dann auch nicht mehr fest, was Ihr Assistent tut.
GreenPT arbeitet an MCP mit Anmeldung. Was eine Verbindung mit PrivaSearch dann bietet: Suche in Ihren Akten mit pseudonymisierten Passagen.
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