Regeln
Wer ein Verarbeitungsverzeichnis führen muss, welche Felder hineingehören und wie ein Eintrag für einen KI-Assistenten aussieht, mit fiktivem Beispiel.
Ein Verarbeitungsverzeichnis ist die schriftliche Übersicht aller Verarbeitungen personenbezogener Daten, für die Ihre Organisation verantwortlich ist. Je Verarbeitung halten Sie fest, wer verantwortlich ist, wofür Sie Daten nutzen, wen sie betreffen, welche Datenarten es sind, wer sie erhält, ob sie die EU verlassen, wie lange Sie sie aufbewahren und wie Sie sie schützen.
Die DSGVO nennt es „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“. Die Pflicht steht in Artikel 30 DSGVO. Es ist ein internes Dokument, anders als die Datenschutzerklärung für die Öffentlichkeit, mit dem Sie zeigen können, dass Sie Ihren Umgang mit personenbezogenen Daten kennen. Die Autoriteit Persoonsgegevens (AP), die niederländische Datenschutzaufsichtsbehörde, zählt es zu den verpflichtenden Maßnahmen der Rechenschaftspflicht, neben unter anderem DSFA, Datenpannenregister und Datenschutzerklärung.
Nach Artikel 30 Absatz 1 führt jeder Verantwortliche ein Verzeichnis der Verarbeitungen unter seiner Verantwortung. Absatz 2 legt Auftragsverarbeitern eine ähnliche Pflicht auf. Die Ausnahme steht in Absatz 5.
Absatz 5 sagt, dass die Pflichten nicht für Unternehmen oder Organisationen mit weniger als 250 Beschäftigten gelten. Darauf folgt ein „es sei denn“ mit drei Situationen:
Trifft einer dieser Punkte zu, gilt die Verzeichnispflicht auch für eine kleine Organisation.
Die AP schreibt, Verarbeitungen seien in der Praxis selten nur gelegentlich, und nennt als Beispiel die Daten eigener Mitarbeitender, Kunden, Mandanten, Patienten oder Einwohner. Wer Personal oder Stammkunden hat, muss deshalb fast immer ein Verzeichnis führen. Auf die Frage einer kleinen Gesundheitspraxis, ob ein Verzeichnis verpflichtend sei, antwortet die AP: ja, meistens.
Die Europäische Kommission hat eine Änderung von Absatz 5 vorgeschlagen. Laut der Mitteilung von EDPB und EDPS zu ihrer gemeinsamen Stellungnahme vom 9. Juli 2025 würde die Ausnahme für Organisationen mit weniger als 750 Beschäftigten gelten, sofern die Verarbeitung voraussichtlich kein hohes Risiko birgt. Am 13. Oktober 2026 haben wir keinen verabschiedeten Text dieser Änderung gefunden. Bis dahin gilt Artikel 30 wie oben beschrieben. Prüfen Sie den Stand, bevor Sie darauf eine Entscheidung stützen.
Artikel 30 Absatz 1 nennt sieben Bestandteile von a bis g. Die Tabelle stellt sie den einzutragenden Angaben und einem Beispiel für ein KI-Tool gegenüber. Das Beispiel ist fiktiv.
| Feld (Artikel 30 Absatz 1) | Was Sie eintragen | Beispiel für ein KI-Tool |
|---|---|---|
| a. Name und Kontaktdaten | Verantwortlicher, gegebenenfalls gemeinsam Verantwortliche, Vertreter und Datenschutzbeauftragter, falls vorhanden | Voorbeeldkantoor Noord B.V., Kontakt über die Datenschutzverantwortlichen; kein Datenschutzbeauftragter benannt |
| b. Verarbeitungszwecke | Wofür Sie Daten nutzen, so konkret, dass Außenstehende es verstehen | Akten mit einem KI-Assistenten durchsuchen und zusammenfassen, um Fragen der Sachbearbeiter zu beantworten |
| c. Betroffene und Daten | Personengruppen und Arten personenbezogener Daten | Mandanten, Gegenparteien, Ansprechpartner, Mitarbeitende; Name, Adresse, Kontaktdaten, Akteninhalt, teilweise Gesundheitsdaten |
| d. Empfänger | Kategorien von Empfängern, denen Sie Daten offenlegen, auch außerhalb der EU | Eigene Mitarbeitende mit Aktenzugriff; KI-Assistentenanbieter als Auftragsverarbeiter; dessen Unterauftragsverarbeiter |
| e. Übermittlung | Ob Daten in Länder außerhalb des EWR gehen, in welche Länder und bei der besonderen Übermittlung nach Artikel 49 Absatz 1 Unterabsatz 2 die Unterlagen zu Garantien | Vereinigte Staaten, soweit der Anbieter dort verarbeitet; vertragliche Übermittlungsgrundlage |
| f. Aufbewahrungsfristen | Wenn möglich: Fristen für die Löschung der Datenkategorien | Gespräche und hochgeladene Dateien gemäß Tarifeinstellung; Akten gemäß eigener Aufbewahrungsfrist |
| g. Sicherheit | Wenn möglich: allgemeine Beschreibung technischer und organisatorischer Maßnahmen | Geschäftskonto mit Zwei-Schritt-Verifizierung, Zugriff je Projekt, Pseudonymisierung vor Nutzung, Protokollierung, Mitarbeiterschulung |
Die Wörter „wenn möglich“ stehen nur bei Aufbewahrungsfristen und Sicherheit. Sie sind kein Freibrief, diese Felder leer zu lassen. Kennen Sie die Aufbewahrungsfrist noch nicht, schreiben Sie auf, wie und wann Sie sie bestimmen.
Artikel 30 nennt die Rechtsgrundlage der Verarbeitung nicht. Viele Organisationen nehmen sie dennoch auf, zusammen mit dem Namen des Auftragsverarbeiters, einem Vertragsverweis und der Angabe, ob eine DSFA durchgeführt wurde. Das ist eine Entscheidung. Die AP erklärt, Sie dürfen die Gestaltung selbst wählen, solange die vorgeschriebenen Informationen enthalten sind. Nach Absatz 3 muss das Verzeichnis schriftlich sein; die elektronische Form zählt dazu. Eine Tabelle erfüllt diese Formvorgabe.
Verarbeiten Sie Daten im Auftrag anderer, etwa als Buchhaltungsbüro oder Anbieter eines Onlinedienstes, führen Sie nach Absatz 2 ein eigenes Verzeichnis. Es ist kürzer und hat vier Bestandteile.
Viele Organisationen sind beides: Verantwortliche für die eigene Personalverwaltung und Auftragsverarbeiter für einen Kunden. Dann hat das Verzeichnis zwei Teile. Was Sie mit einem KI-Anbieter vereinbaren, lesen Sie im Artikel zum Auftragsverarbeitungsvertrag mit einem KI-Anbieter.
Die AP erläutert auf ihrer Seite zur Rechenschaftspflicht, wer ein Verzeichnis führen muss und was es enthält. Drei Punkte sind für die Praxis relevant.
Nach Artikel 30 Absatz 4 stellen Sie das Verzeichnis der Aufsichtsbehörde auf Anfrage bereit. Sie müssen es also nicht einreichen oder veröffentlichen. Sie müssen es aber zeigen können, sobald die AP danach fragt. Ein erst nach einer solchen Anfrage erstelltes Verzeichnis kommt zu spät.
Die Verarbeitungsübersicht ist laut AP die Verantwortung der Organisation selbst und keine Aufgabe des Datenschutzbeauftragten. Dieser beaufsichtigt sie. In der Praxis führen Datenschutzbeauftragte häufig eine Liste, besonders riskanter Verarbeitungen. Wer innerhalb einer Organisation wofür verantwortlich ist, steht im Artikel zu KI-Governance.
Im Juli 2026 veröffentlichte die AP eine Hilfestellung zum Einsatz generativer KI zusammen mit ihrer Stellungnahme zu Microsoft 365 Copilot bei einer Gemeinde. Der erste Bestandteil dieser Hilfestellung ist das Verarbeitungsverzeichnis. Die AP empfiehlt, es vor dem KI-Einsatz zu prüfen, gegebenenfalls zu aktualisieren und als Grundlage für die Einschätzung betroffener bestehender Verarbeitungen zu nutzen. Laut Stellungnahme muss das Verzeichnis jedenfalls grob zeigen, welche Verarbeitungen ein generatives KI-System beeinflusst. Eine Organisation, die ein solches System nutzt, muss jedenfalls ein Verzeichnis haben, insbesondere wenn das System auf Dateien mit personenbezogenen Daten zugreifen kann.
Ja, sobald personenbezogene Daten hineingelangen: ein Name in einer Frage, eine zum Umschreiben eingegebene E-Mail, eine hochgeladene Akte. Das Verzeichnis beschreibt Verarbeitungen, keine Software. Dennoch ist ein KI-Tool fast immer Anlass für zwei Arten von Anpassungen.
Nutzen Sie einen KI-Assistenten zum Durchsuchen von Akten, ist dies eine eigene Verarbeitung mit eigenem Zweck, eigenen Empfängern und oft eigener Aufbewahrungsfrist. Sie erhält einen eigenen Eintrag. Das ausgearbeitete Beispiel folgt unten.
Die AP weist darauf hin, dass generative KI üblicherweise neue Verarbeitungen mit sich bringt und bestehende Verarbeitungen verändern kann. Erhält ein Assistent Zugang zur Dokumentenumgebung, betrifft dies gleichzeitig Einträge zu Personal, Kundenakten und Beschwerden. Bei jedem ändert sich die Empfängerliste, teilweise auch die Übermittlung.
Ein Verzeichnis kann nur beschreiben, was die Organisation weiß. Nutzen Mitarbeitende ein Privatkonto, steht diese Verarbeitung nirgendwo. Darum geht es im Artikel über Schatten-KI. Welche Tarife einen Auftragsverarbeitungsvertrag haben, steht im Tarifvergleich.
Dieses Beispiel ist fiktiv. Voorbeeldkantoor Noord ist ein erfundenes Beratungsunternehmen mit vierzig Mitarbeitenden, das einen KI-Assistenten zur Suche in abgeschlossenen und laufenden Akten nutzt.
Die Fristen und Daten dieses Beispiels sind erfunden. Tragen Sie nie eine Aufbewahrungsfrist ein, die Sie nicht in Bedingungen oder Einstellungen Ihres eigenen Tarifs gesehen haben.
Der Eintrag ist konkret: Er sagt auch, was nicht eingegeben wird, und veränderbare Angaben tragen ein Datum. Ob Gesundheitsdaten in ein solches Tool gehören, ist eine gesonderte, vorab zu beantwortende Frage. Siehe den Artikel zu besonderen Kategorien personenbezogener Daten.
Die AP schreibt in ihrer Stellungnahme, dass das Verzeichnis seinen Zweck nur erfüllt, wenn es vollständig ist und regelmäßig aktualisiert wird. Ein fester Rhythmus funktioniert besser als gute Vorsätze.
Behörden haben daneben ein eigenes Instrument für Algorithmen. Es ist etwas anderes als das Verarbeitungsverzeichnis und wird im Artikel zum niederländischen Algorithmenregister und IAMA erläutert.
PrivaSearch pseudonymisiert personenbezogene Daten in Dokumenten, bevor ein KI-Assistent darin sucht. Diese Verarbeitung gehört selbst ebenfalls in Ihr Verzeichnis. Deshalb erstellt Ihre PrivaSearch-Umgebung einen Eintrag für diese eine Verarbeitung: Zweck, betroffene Personen, Datenkategorien, Empfänger, Übermittlung, Aufbewahrungsfrist und Maßnahmen. Der Eintrag ist zum Einfügen in Ihr eigenes Verzeichnis gedacht.
Der Eintrag entsteht aus einem Formular zusammen mit drei weiteren Dokumenten: einer KI-Richtlinie, einer DSFA-Vorlage und der ausgearbeiteten Rechtsgrundlage mit Interessenabwägung. Sie werden deterministisch, ohne Sprachmodell erstellt. Der Inhalt folgt der Einrichtung Ihrer Umgebung, damit keine nicht aktivierte Maßnahme darinsteht. Welche Dokumente dies sind und was sie enthalten, lesen Sie auf der Seite zu DSGVO und AI Act (KI-Verordnung).
Es sind Vorlagen, keine Rechtsberatung. Der Rest Ihres Verzeichnisses, die Beratung Ihres Datenschutzbeauftragten und die formelle Feststellung bleiben Ihre Aufgabe. PrivaSearch füllt also einen Eintrag vor, nicht Ihr gesamtes Verzeichnis.
Was im Eintrag bei Empfängern und Übermittlung steht, hängt von Ihren Verbindungen ab. Pseudonymisierung und verpflichtende Prüfung beschreibt die Seite zur Funktionsweise. Was ein verbundener Assistent sehen kann und was nicht, steht auf der Seite zu KI-Chatbots und der DSGVO. Die beteiligten Parteien finden Sie in der Übersicht der Unterauftragsverarbeiter. Pseudonymisierte Daten bleiben für Ihre Organisation personenbezogene Daten; der Eintrag bleibt daher nötig. Möchten Sie ihn sehen, fragen Sie eine Demo an.
Meistens ja. Die Ausnahme für Organisationen mit weniger als 250 Beschäftigten entfällt, wenn die Verarbeitung nicht nur gelegentlich erfolgt, ein Risiko für Betroffene birgt oder besondere Datenkategorien beziehungsweise Daten über Straftaten betrifft. Eine Personalverwaltung oder ein Kundenbestand ist nicht nur gelegentlich. Die Autoriteit Persoonsgegevens schreibt, dass Verarbeitungen in der Praxis selten nur gelegentlich sind. Wer Personal oder Stammkunden hat, führt deshalb fast immer ein Verzeichnis.
Für Verantwortliche sind es sieben Bestandteile: Name und Kontaktdaten, Verarbeitungszwecke, Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten, Empfängerkategorien, Übermittlungen in Länder außerhalb des EWR, Aufbewahrungsfristen und eine allgemeine Sicherheitsbeschreibung. Bei den letzten beiden steht „wenn möglich“. Ein Auftragsverarbeiter führt ein kürzeres Verzeichnis mit vier Bestandteilen.
Dieser Artikel enthält einen fiktiven Eintrag für einen KI-Assistenten, der Akten durchsucht, mit allen sieben gesetzlichen und einigen freiwilligen Feldern. Nutzen Sie den Aufbau und tragen Sie eigene Angaben ein. Aufbewahrungsfrist, Empfänger und Übermittlung unterscheiden sich je Anbieter und Tarif. Übernehmen Sie diese aus Ihrem eigenen Vertrag und Ihren Einstellungen samt Prüfdatum.
Nein. Sie müssen das Verzeichnis weder einreichen noch veröffentlichen. Sie müssen es aber bereitstellen können, wenn die Aufsichtsbehörde danach fragt. Es muss deshalb schriftlich oder elektronisch vorliegen und zum Zeitpunkt der Anfrage aktuell sein.
Die Organisation. Laut der Autoriteit Persoonsgegevens ist die Übersicht der Datenverarbeitungen die Verantwortung der Organisation selbst und keine Aufgabe des Datenschutzbeauftragten. Dieser beaufsichtigt das Verzeichnis und kann beraten. In der Praxis verwaltet häufig ein Datenschutzkoordinator oder ein Mitarbeiter der Betriebsführung das Dokument, mit einem Verantwortlichen je Eintrag aus der ausführenden Abteilung.
Das Gesetz nennt keine Frist. Das Verzeichnis muss zu Ihrem Handeln passen; jede neue Verarbeitung, jedes neue Tool, jeder Anbieter und jede Aufbewahrungsfrist bedeuten deshalb eine Änderung. Praktisch funktioniert eine feste Kontrolle, etwa vierteljährlich für Einträge mit externen Anbietern und jährlich für den Rest. Bei KI-Tools ändern sich Bedingungen und Unterauftragsverarbeiter regelmäßig; ergänzen Sie deshalb ein Prüfdatum.
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