Steuerberatung und Buchhaltung
PrivaSearch ist Software, mit der Ihr Team mit Claude, ChatGPT oder Mistral Vibe in den eigenen Akten sucht, nachdem Namen, BSN (niederländische Bürgerservicenummern) und Adressen durch Pseudonyme ersetzt wurden und ein Kollege dies kontrolliert hat. Für eine Steuerberatungs- oder Buchhaltungskanzlei bedeutet das: Jahresabschlüsse, Lohnabrechnungen und Steuerakten befragen, während die KI keinen Mandanten beim Namen kennt.
Eine Lohnbuchhaltung enthält die BSN (niederländische Bürgerservicenummer), Gehälter und manchmal Fehlzeiten. In einem Chatbot geht das alles mit.
PrivaSearch ersetzt diese Daten durch Pseudonyme und lässt einen Kollegen das Dokument freigeben.
Die steuerliche Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren bleibt bei Ihnen; PrivaSearch verlängert oder verkürzt sie nicht.
Wofür Sie KI einsetzen
In einer Steuerberatungs- oder Buchhaltungskanzlei geht es selten um ein einzelnes Dokument. Es geht um Jahre an Unterlagen pro Mandant, in denen dieselben Namen und Nummern immer wiederkehren.
Wiederfinden, welchen Bewertungsgrundsatz oder welche Schätzung ein Mandant im Vorjahr verwendet hat, mit der Textstelle und der Seite dazu.
In Lohnabrechnungen, Arbeitsverträgen und Änderungsmeldungen suchen, mit BSN, Gehältern und IBANs durch Pseudonyme ersetzt.
Steuererklärungen, Bescheide und Korrespondenz mit der niederländischen Steuerbehörde nach einem Standpunkt oder einer Frist durchsuchen.
Die Unterlagen einer Prüfung nach dem Wwft (niederländisches Geldwäschegesetz) für diejenigen auffindbar halten, die sie sehen dürfen, ohne sie aus der Kanzlei zu bringen.
Führen Sie vor allem Buchhaltung, Umsatzsteuer und Lohnabrechnung für kleine Unternehmen? Zur Seite für Buchhaltungsbüros.
Welche Regeln gelten
Die DSGVO gilt für jede Kanzlei. Hinzu kommen die Pflichten, die zum Beruf gehören. Sie bestimmen, was in Ihren Akten steht und wie lange es dort bleibt.
Die Frage, die wir am häufigsten hören
Das kann kein Tool für ein Büro leisten, auch PrivaSearch nicht. Die DSGVO und der AI Act (KI-Verordnung) legen die Pflichten bei Ihnen als Verantwortlichem. Was Ihr Büro selbst regelt und was PrivaSearch dazu beiträgt:
PrivaSearch ist auf die DSGVO ausgelegt. Die Beurteilung Ihrer Situation bleibt bei Ihnen und Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Juristen.
So funktioniert es
Die KI erhält nur Text, den ein Kollege freigegeben hat, mit Pseudonymen statt Namen. Sehen Sie sich die Funktionsweise an.
Der Unterschied
| Thema | OhneEine Akte in einen Chatbot hochladen | MitPrivaSearch zwischen Ihrer Akte und Ihrem Assistenten |
|---|---|---|
| Was die KI sieht | Die vollständige Akte, mit Namen, BSN und Adressen. | Freigegebene Textstellen mit Pseudonymen. |
| Kontrolle vorab | Keine. | Eine verpflichtende Prüfung durch einen Kollegen. |
| Wer es sehen darf | Wer es hochlädt, an jeder Aktenregelung vorbei. | Nur die Mitglieder des Projekts. |
| Was festgehalten wird | Nichts. | Jede Einsicht, Suchanfrage und Freigabe im Aktivitätsprotokoll. |
| Wo die Originale liegen | Beim Anbieter des Chatbots. | In Rechenzentren in der EU. |
Was Sie selbst in den Assistenten eingeben, geht direkt dorthin, an PrivaSearch vorbei. Fragen Sie deshalb nach der Rolle oder dem Pseudonym, nicht nach der Person.
Häufige Fragen
Das kann kein Tool für Sie leisten. Ihr Büro regelt selbst eine Rechtsgrundlage, einen Auftragsverarbeitungsvertrag, eine DSFA, wo sie Pflicht ist, eine KI-Richtlinie, KI-Kompetenz und das Berufsgeheimnis. PrivaSearch übernimmt die Technik: Pseudonymisieren vor der KI, eine verpflichtende Prüfung, Rechte pro Projekt, das Aktivitätsprotokoll, Speicherung in der EU und eine Vorlage für Ihre KI-Richtlinie und Ihre DSFA.
Nicht ohne Weiteres. Darin stehen BSN, Gehälter und manchmal Daten zu Fehlzeiten, und die vollständige Datei geht an den Anbieter. Bei einem persönlichen Konto gibt es keinen Auftragsverarbeitungsvertrag. Mit PrivaSearch sieht der Assistent nur freigegebene Textstellen mit Pseudonymen und keine einzige BSN.
PrivaSearch erkennt eine BSN mit der Elfer-Probe und ersetzt sie durch ein Pseudonym, ebenso IBANs und KvK-Nummern. Ein Kollege prüft in der Datenschutzprüfung, ob alles gefunden wurde, und ergänzt, was das Modell übersehen hat.
Das hängt davon ab, was Sie verarbeiten und wie viel. Bei Lohnbuchhaltungen für viele Arbeitgeber oder mit Gesundheitsdaten ist die Wahrscheinlichkeit groß. PrivaSearch erstellt eine DSFA-Vorlage auf Grundlage Ihrer eigenen Einrichtung; lassen Sie sie von einem Juristen oder Ihrem Datenschutzbeauftragten prüfen.
Sie liegen in Rechenzentren in der EU, in einer eigenen Datenbank für Ihre Kanzlei. Verbinden Sie Ihr SharePoint, bleiben die Originale dort; PrivaSearch liest sie nur.
So lange, wie Sie es pro Projekt einstellen. Nach dem Enddatum entfernt PrivaSearch Originale, Textstellen und Pseudonyme. Ihre steuerliche Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren regeln Sie in Ihrer eigenen Buchhaltung; sie geht immer vor.
Quellen
Die Gesetzestexte und die Seiten der Aufsichtsbehörde wurden am 3. November 2026 abgerufen. Wenn Sie etwas entdecken, das nicht mehr stimmt, schreiben Sie uns an privacy@privasearch.ai.
Aktualisiert am
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