Boekhoudkantoren en zelfstandige boekhouders
PrivaSearch is software waarmee je team met Claude, ChatGPT of Mistral Vibe in eigen dossiers zoekt, nadat namen, BSN's en adressen door pseudoniemen zijn vervangen en een collega dat heeft gecontroleerd. Voor een boekhoud- of administratiekantoor betekent dat: zoeken in bankafschriften, btw-aangiftes en loonstroken, terwijl de AI geen klant bij naam kent.
Een aangifte inkomstenbelasting bevat een BSN, een inkomen en vaak de gegevens van een partner. In een chatbot gaat dat allemaal mee.
PrivaSearch vervangt die gegevens door pseudoniemen. Een collega geeft het document pas vrij na een review.
De bewaarplicht van zeven jaar blijft staan; PrivaSearch verlengt of verkort haar niet.
Waar je AI voor inzet
Een boekhoudkantoor werkt voor tientallen of honderden kleine ondernemers tegelijk. Elke maand of elk kwartaal komen dezelfde soorten stukken binnen: afschriften, bonnen, loongegevens en mail met vragen.
Terugvinden hoe een kostenpost eerder is geboekt en welke btw er in een vorig kwartaal is aangegeven, met de passage erbij.
Zoeken in loonstroken, loonstaten en mutaties, met BSN's, salarissen en IBAN's vervangen door pseudoniemen.
De stukken van een aangifte voor een klant of een zzp'er doorzoeken op een aftrekpost, een voorlopige aanslag of een vraag van de Belastingdienst.
Bankafschriften en bonnen per klant vindbaar maken, met rekeningnummers en de namen van tegenpartijen vervangen door pseudoniemen.
Een klant vraagt of iets aftrekbaar is of wanneer de aangifte binnen moet. Je zoekt in zijn eigen dossier wat er eerder is aangegeven of afgesproken.
Ben je accountant en stel je jaarrekeningen samen? Bekijk de pagina voor accountants.
Welke regels gelden
De AVG geldt voor elk kantoor. Een boekhoudkantoor houdt daarnaast de administratie van anderen bij, met de bewaarplicht en het BSN die daarbij horen.
De vraag die we het vaakst krijgen
Geen tool maakt een kantoor dat, ook PrivaSearch niet. De AVG en de AI Act leggen de plichten bij jou als verwerkingsverantwoordelijke. Wat je kantoor zelf regelt, en wat PrivaSearch daarbij doet:
PrivaSearch is ingericht voor de AVG. De beoordeling van jouw situatie blijft van jou en je functionaris gegevensbescherming of jurist.
Hoe het werkt
De AI krijgt alleen tekst die een collega heeft vrijgegeven, met pseudoniemen in plaats van namen. Bekijk de werking.
Het verschil
| Onderwerp | ZonderEen dossier uploaden in een chatbot | MetPrivaSearch tussen je dossier en je assistent |
|---|---|---|
| Wat de AI ziet | Het volledige dossier, met namen, BSN's en adressen. | Vrijgegeven passages met pseudoniemen. |
| Controle vooraf | Geen. | Een verplichte review door een collega. |
| Wie het mag zien | Wie het uploadt, buiten elke dossierregeling om. | Alleen de leden van het project. |
| Wat er wordt vastgelegd | Niets. | Elke inzage, zoekopdracht en vrijgave in het activiteitenlog. |
| Waar de originelen staan | Bij de aanbieder van de chatbot. | In datacenters in de EU. |
Wat je zelf in de assistent typt, gaat er rechtstreeks heen, buiten PrivaSearch om. Vraag daarom naar de rol of het pseudoniem, niet naar de persoon.
Veelgestelde vragen
Dat maakt geen tool voor je. Je kantoor regelt zelf een grondslag, een verwerkersovereenkomst, een DPIA waar die verplicht is, een AI-beleid, AI-geletterdheid en het beroepsgeheim. PrivaSearch doet de techniek: pseudonimiseren vóór de AI, een verplichte review, rechten per project, het activiteitenlog, opslag in de EU en een startdocument voor je AI-beleid en je DPIA.
Niet zomaar. Er staan een BSN, bedragen en namen in, en het hele bestand gaat naar de aanbieder. Op een persoonlijk account is er geen verwerkersovereenkomst. Met PrivaSearch ziet de assistent alleen vrijgegeven passages met pseudoniemen.
PrivaSearch herkent een BSN met de elfproef en vervangt het door een pseudoniem, net als een IBAN en een KvK-nummer. In de review kijkt een collega of alles is gevonden, en vult hij aan wat het model miste.
Als de stukken van die klant in PrivaSearch staan, vraag je je assistent wat er eerder is aangegeven of afgesproken, en krijg je de passage met de bron. Wat je zelf in de assistent typt, gaat er rechtstreeks heen: vraag naar het pseudoniem, niet naar de naam van de klant.
Niet altijd. Een DPIA is verplicht als een verwerking waarschijnlijk een hoog risico oplevert, bijvoorbeeld bij een loonadministratie voor veel werkgevers of bij verzuimgegevens. PrivaSearch maakt een DPIA-startdocument op basis van je eigen inrichting; laat het toetsen door een jurist of je functionaris gegevensbescherming.
Zo lang als je per project instelt. Na de einddatum ruimt PrivaSearch originelen, passages en pseudoniemen op. De zeven jaar van de fiscale bewaarplicht regel je in je eigen administratie; die gaat altijd voor.
Bronnen
De wetteksten en de pagina's van de toezichthouder zijn geraadpleegd op 4 november 2026. Zie je iets dat niet meer klopt, mail ons op privacy@privasearch.ai.
Bijgewerkt op
We laten het zien met fictieve dossiers uit jouw branche: upload, herkenning, review, zoeken en de koppeling met je AI-assistent. Daarna weet je precies wat je team veilig kan gebruiken.
Plan een demo →