Buchhaltungsbüros und selbstständige Buchhalter
PrivaSearch ist Software, mit der Ihr Team mit Claude, ChatGPT oder Mistral Vibe in den eigenen Akten sucht, nachdem Namen, BSN (niederländische Bürgerservicenummern) und Adressen durch Pseudonyme ersetzt wurden und ein Kollege dies kontrolliert hat. Für ein Buchhaltungs- oder Verwaltungsbüro bedeutet das: in Kontoauszügen, Umsatzsteuererklärungen und Lohnabrechnungen suchen, während die KI keinen Kunden beim Namen kennt.
Eine Einkommensteuererklärung enthält die BSN (niederländische Bürgerservicenummer), ein Einkommen und oft die Daten eines Partners. In einem Chatbot geht das alles mit.
PrivaSearch ersetzt diese Daten durch Pseudonyme. Eine Kollegin oder ein Kollege gibt das Dokument erst nach einer Prüfung frei.
Die Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren bleibt bestehen; PrivaSearch verlängert oder verkürzt sie nicht.
Wofür Sie KI einsetzen
Ein Buchhaltungsbüro arbeitet für Dutzende oder Hunderte kleine Unternehmen gleichzeitig. Jeden Monat oder jedes Quartal kommen dieselben Arten von Unterlagen herein: Auszüge, Belege, Lohndaten und E-Mails mit Fragen.
Wiederfinden, wie ein Kostenposten früher gebucht wurde und welche Umsatzsteuer in einem vorigen Quartal erklärt wurde, mit der Passage.
In Lohnabrechnungen, Lohnkonten und Änderungen suchen, mit BSN, Gehältern und IBANs durch Pseudonyme ersetzt.
Die Unterlagen einer Erklärung für einen Kunden oder Selbstständigen nach einem Abzugsposten, einer Vorauszahlung oder einer Frage der niederländischen Steuerbehörde durchsuchen.
Kontoauszüge und Belege pro Kunde auffindbar machen, mit Kontonummern und den Namen von Gegenparteien durch Pseudonyme ersetzt.
Ein Kunde fragt, ob etwas absetzbar ist oder wann die Erklärung fällig ist. Sie suchen in seiner eigenen Akte, was früher erklärt oder vereinbart wurde.
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Welche Regeln gelten
Die DSGVO gilt für jedes Büro. Ein Buchhaltungsbüro führt außerdem die Unterlagen anderer, mit der Aufbewahrungspflicht und der BSN, die dazugehören.
Die Frage, die wir am häufigsten hören
Das kann kein Tool für ein Büro leisten, auch PrivaSearch nicht. Die DSGVO und der AI Act (KI-Verordnung) legen die Pflichten bei Ihnen als Verantwortlichem. Was Ihr Büro selbst regelt und was PrivaSearch dazu beiträgt:
PrivaSearch ist auf die DSGVO ausgelegt. Die Beurteilung Ihrer Situation bleibt bei Ihnen und Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Juristen.
So funktioniert es
Die KI erhält nur Text, den ein Kollege freigegeben hat, mit Pseudonymen statt Namen. Sehen Sie sich die Funktionsweise an.
Der Unterschied
| Thema | OhneEine Akte in einen Chatbot hochladen | MitPrivaSearch zwischen Ihrer Akte und Ihrem Assistenten |
|---|---|---|
| Was die KI sieht | Die vollständige Akte, mit Namen, BSN und Adressen. | Freigegebene Textstellen mit Pseudonymen. |
| Kontrolle vorab | Keine. | Eine verpflichtende Prüfung durch einen Kollegen. |
| Wer es sehen darf | Wer es hochlädt, an jeder Aktenregelung vorbei. | Nur die Mitglieder des Projekts. |
| Was festgehalten wird | Nichts. | Jede Einsicht, Suchanfrage und Freigabe im Aktivitätsprotokoll. |
| Wo die Originale liegen | Beim Anbieter des Chatbots. | In Rechenzentren in der EU. |
Was Sie selbst in den Assistenten eingeben, geht direkt dorthin, an PrivaSearch vorbei. Fragen Sie deshalb nach der Rolle oder dem Pseudonym, nicht nach der Person.
Häufige Fragen
Das kann kein Tool für Sie leisten. Ihr Büro regelt selbst eine Rechtsgrundlage, einen Auftragsverarbeitungsvertrag, eine DSFA, wo sie Pflicht ist, eine KI-Richtlinie, KI-Kompetenz und das Berufsgeheimnis. PrivaSearch übernimmt die Technik: Pseudonymisieren vor der KI, eine verpflichtende Prüfung, Rechte pro Projekt, das Aktivitätsprotokoll, Speicherung in der EU und eine Vorlage für Ihre KI-Richtlinie und Ihre DSFA.
Nicht ohne Weiteres. Darin stehen eine BSN, Beträge und Namen, und die ganze Datei geht an den Anbieter. Bei einem persönlichen Konto gibt es keinen Auftragsverarbeitungsvertrag. Mit PrivaSearch sieht der Assistent nur freigegebene Passagen mit Pseudonymen.
PrivaSearch erkennt eine BSN mit der Elferprobe und ersetzt sie durch ein Pseudonym, ebenso eine IBAN und eine KvK-Nummer (Nummer der niederländischen Handelskammer). In der Prüfung kontrolliert eine Kollegin oder ein Kollege, ob alles gefunden wurde, und ergänzt, was das Modell übersehen hat.
Wenn die Unterlagen dieses Kunden in PrivaSearch liegen, fragen Sie Ihren Assistenten, was früher erklärt oder vereinbart wurde, und erhalten die Passage mit der Quelle. Was Sie selbst in den Assistenten eingeben, geht direkt dorthin: Fragen Sie nach dem Pseudonym, nicht nach dem Namen des Kunden.
Nicht immer. Eine DSFA ist vorgeschrieben, wenn eine Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko mit sich bringt, etwa bei einer Lohnbuchhaltung für viele Arbeitgeber oder bei Daten zu Fehlzeiten. PrivaSearch erstellt eine DSFA-Vorlage auf Grundlage Ihrer eigenen Einrichtung; lassen Sie sie von einem Juristen oder Ihrem Datenschutzbeauftragten prüfen.
So lange, wie Sie es pro Projekt einstellen. Nach dem Enddatum entfernt PrivaSearch Originale, Passagen und Pseudonyme. Die sieben Jahre der steuerlichen Aufbewahrungspflicht regeln Sie in Ihrer eigenen Verwaltung; sie gehen immer vor.
Quellen
Die Gesetzestexte und die Seiten der Aufsichtsbehörde wurden am 4. November 2026 abgerufen. Wenn Sie etwas entdecken, das nicht mehr stimmt, schreiben Sie uns an privacy@privasearch.ai.
Aktualisiert am
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